Cómo enviar un archivo con firma digital por correo electrónico (Tutorial completo de envío de sobres de eSignGlobal)

Cuando recibes un contrato/formulario (comúnmente en PDF) por correo electrónico y deseas completarlo rápidamente con una firma electrónica, este artículo proporciona una ruta estándar desde adjunto de correo electrónico → sobre de eSignGlobal → firma completada y retención, que cubre necesidades como un solo documento/múltiples documentos, envío entre zonas horarias y aprobación secuencial.

Índice

• 1) Escenarios de aplicación del tutorial
• 2) Flujo básico: del correo electrónico a “Enviar sobre”
• 3) Parámetros clave y limitaciones (consulta rápida)
• 4) Funciones avanzadas: envío masivo / envío programado / mover el orden de firma
• 5) Legalidad y modelo de cumplimiento de SES (EU/US/HK/SG)
• 6) Preguntas frecuentes (FAQ)
• 7) Acerca de eSignGlobal: posicionamiento y ventajas

1) Escenarios de aplicación del tutorial

• Recibiste un PDF que necesita ser firmado por correo electrónico (o un documento que primero se exporta a PDF).
• Necesitas enviar el contrato principal y los anexos/apéndices adjuntos de una sola vez para mejorar la tasa de finalización y la trazabilidad.
• Existen necesidades de contacto entre zonas horarias y a un ritmo fijo, o se debe seguir un orden de firma/cadena de aprobación explícito.

2) Flujo básico: del correo electrónico a “Enviar sobre”

Paso A: Cargar y organizar archivos

1. Descarga el archivo adjunto PDF que necesita ser firmado del correo electrónico.
2. Inicia sesión en eSignGlobal → Ingresa a la página Enviar sobre.
3. Agregar documento: Carga el PDF (archivo individual ≤30MB; cada sobre ≤10 archivos).

Paso B: Agregar firmantes e información básica

4. Agregar firmantes: Completa el nombre + correo electrónico para cada firmante (≤10 por sobre).
5. Información básica: Completa el Asunto y Observaciones.

Paso C: Configuración avanzada y colocación de campos

6. Configuración avanzada: Establece el plazo de firma (≤90 días), CC (≤10), adjuntos (≤10) → Siguiente.
7. Agregar campos: Arrastra Firma/Fecha/Texto/Casilla de verificación/Opción única → Enviar.
8. El sistema notifica automáticamente; rastrea el estado y descarga el producto terminado y el certificado en la página de la lista.

3) Parámetros clave y limitaciones (consulta rápida)

• Archivo: PDF; archivo individual ≤30MB; máximo 10 archivos por sobre.
• Firmantes: Máximo 10 por sobre; admite firma secuencial (serie/paralelo/mixto).
• Configuración avanzada: Plazo ≤90 días; CC ≤10; adjuntos ≤10.

4) Funciones avanzadas: Envío masivo / Envío programado / Orden de firma

4.1 Envío masivo (adecuado para “una plantilla × múltiples destinatarios”)

Escenario: Materiales de incorporación, notificaciones de políticas, acuerdos de canal, confirmaciones de cumplimiento anual, etc. Operación: Instalar Sobre de envío masivo → Seleccionar Sobre de envío masivo en el menú desplegable a la derecha de la página de envío → Cargar plantilla/archivo y configurar firmantes y verificación → Descargar CSV de ejemplo, completar Firmante/CC, Asunto, Notas → Cargar CSV → Establecer área de firma → Enviar ahora → Ver el progreso en Archivo masivo y exportar el Estado de envío.

4.2 Envío programado (entre zonas horarias y entrega unificada)

Escenario: Equipos en diferentes zonas horarias, alcance en horario laboral, coordinación con el ritmo del negocio. Operación: Instalar Envío programado → Seleccionar “Enviar más tarde” en el menú desplegable junto a “Enviar directamente” en la Página de inicio (establecer fecha/hora) → O seleccionar “Enviar más tarde” en el menú desplegable junto a “Enviar ahora” en la Página de ubicación de firma especificada (establecer fecha/hora).

4.3 Establecer orden de firma (serie/paralelo/mixto)

Establecer Orden de firma: Mismo número de serie = Paralelo, Diferente número de serie = Serie; admite Firma secuencial/no secuencial, Múltiples pasos para el mismo firmante, Reorganización de arrastrar y soltar de múltiples archivos.

5) Legalidad y modelo de cumplimiento de SES (EU/US/HK/SG)

Definición de SES: Métodos ligeros como escribir un nombre, marcar una casilla de aceptación, trazo manuscrito o cargar una imagen de firma, que no cumplen con los requisitos de certificado/dispositivo controlado de AdES/QES. Elementos clave: Consentimiento, Intención de firma, Integridad del documento, Trazabilidad (marca de tiempo, IP/UA, registro de operaciones), Retención.

Principales jurisdicciones:

• Unión Europea (eIDAS): No se denegará la validez por “forma electrónica/no QES”; QES tiene la presunción más fuerte de equivalencia a la escritura a mano.
• Estados Unidos (E-SIGN/UETA): No se denegará la validez a la forma electrónica; se requiere entrega/consentimiento electrónico en escenarios de consumo.
• Hong Kong (ETO): Reconoce la firma confiable en transacciones civiles; los asuntos gubernamentales a menudo requieren Firma digital reconocida.
• Singapur (ETA): Reconoce la firma electrónica; Firma digital/de seguridad específica tiene un estatus más fuerte.

Cuándo actualizar: Alto monto/alto riesgo/alta regulación; necesita presunción de equivalencia a la escritura a mano; la contraparte/regulación requiere certificado calificado y dispositivo controlado. Práctica: SES para negocios comerciales regulares; superponer Contraseña de acceso/OTP/Documento/Rostro, Certificado/Sello, Marca de tiempo/Hash y Paquete de evidencia para alto riesgo.

6) Preguntas frecuentes (FAQ)

P1: ¿Se puede firmar un archivo que no sea PDF? Primero exporte a PDF y luego cárguelo. P2: ¿Se puede empaquetar el contrato principal + los anexos? Sí, hasta 10 archivos/sobre, generando una cadena de auditoría única y completa. P3: ¿Cómo coordinar la programación y los recordatorios? Use “Enviar más tarde” + Fecha límite/Recordatorio automático; use “Reenviar” para recordar a quienes no hayan completado. P4: ¿Cómo equilibrar la aprobación y la eficiencia? Use Orden de firma (paralelo/serie/mixto), múltiples pasos para el mismo firmante cuando sea necesario.

7) Acerca de eSignGlobal: Posicionamiento y ventajas

eSignGlobal = Proveedor de servicios de localización asiático · La mejor alternativa a DocuSign · Precio más económico

• Cumplimiento normativo local (HK ETO, SG ETA, etc.); multilingüe y con pruebas completas.
• Mejor TCO (la suscripción y el valor añadido son más rentables).
• Capacidad de ampliación: por lotes, programada, secuencial, plantillas, permisos, API/Webhook.
• Identidad y pruebas: contraseña/SMS/documento de identidad/reconocimiento facial, marca de tiempo/hash, auditoría completa y paquete de pruebas.