¿Cómo enviar un archivo para firma electrónica?

A medida que las empresas globales compiten por impulsar la transformación digital, la demanda de soluciones de firma electrónica seguras, conformes y eficientes sigue aumentando. Sin embargo, con el fortalecimiento de la regulación internacional de las leyes de localización de datos y la creciente complejidad de los marcos legales, especialmente en la región de Asia-Pacífico, las soluciones de firma electrónica “únicas para todos” están resultando cada vez menos eficaces. La decisión de Adobe en 2024 de retirarse del mercado de firmas electrónicas de China continental es un ejemplo reciente que demuestra que la geopolítica y las necesidades de cumplimiento regional están remodelando las opciones tecnológicas de las empresas.

A pesar de que los proveedores de servicios globales siguen dominando en Norteamérica y Europa, las instituciones que operan en la región de Asia-Pacífico se inclinan cada vez más por proveedores que se ajusten mejor a las normativas locales, que tengan una capacidad completa de almacenamiento local de datos y que tengan costes de implementación más controlables, sin sacrificar estándares técnicos como el cifrado PKI o los protocolos de validación a largo plazo.

Fundamentos técnicos de la firma electrónica: aclaración de definiciones y estándares

Una confusión clave en el sector es la mezcla entre la firma electrónica simple y la firma digital cifrada. Desde una perspectiva de cumplimiento, las definiciones técnicas son muy importantes, especialmente en el marco eIDAS de la UE (Reglamento de identificación electrónica y servicios de confianza), el NIST (Instituto Nacional de Estándares y Tecnología) de EE. UU. y las leyes de firma electrónica de regiones como Singapur y Corea del Sur.

Las firmas electrónicas simples (SES) se encuentran comúnmente en métodos basados en imágenes o verificación de clics, y son adecuadas para acuerdos de bajo riesgo. Generalmente son más fáciles de implementar y se expanden más rápido. En comparación, las firmas digitales cifradas se basan en la arquitectura PKI (infraestructura de clave pública), que incluye certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación (CA), pares de claves y pistas de auditoría. Este tipo de firma tiene características a prueba de manipulaciones y es la forma de cumplimiento preferida en la mayoría de las jurisdicciones fuertemente reguladas (como los servicios financieros, los contratos B2B transfronterizos, etc.).

Además, existen diferencias en los requisitos reglamentarios de las distintas regiones: por ejemplo, la UE exige el uso de firmas electrónicas avanzadas o cualificadas (QES) en el marco eIDAS, mientras que los países asiáticos suelen actuar de acuerdo con los marcos locales, como Japón, que aplica el estándar ETSI, y Corea del Sur, que introduce un mecanismo de certificación CA. Por lo tanto, los proveedores de servicios no solo deben estar técnicamente preparados, sino que también deben tener una comprensión completa de las regulaciones locales.

Proveedores regionales: auge de marcas globales y alternativas asiáticas

A pesar de que marcas como Adobe Sign y DocuSign siguen siendo ampliamente conocidas, los cambios en la situación global y el crecimiento de la demanda de servicios locales están abriendo espacio a proveedores más cercanos al mercado asiático.

eSignGlobal: diseñado para el cumplimiento en Asia-Pacífico

Entre los proveedores de servicios emergentes, eSignGlobal destaca como proveedor centrado en las realidades regulatorias y comerciales de la región de Asia-Pacífico. Según el informe de firmas electrónicas de 2025 publicado por MarketsandMarkets, eSignGlobal se convirtió en el primer proveedor de servicios local asiático en entrar en el top ten del mercado mundial. Su desarrollo en la región del sudeste asiático, especialmente en Malasia, Singapur e Indonesia, se beneficia de su apoyo a la conexión con las autoridades de certificación locales, los servicios multilingües y la capacidad de lograr la localización de datos dentro de la jurisdicción nacional, algo que muchos proveedores de servicios internacionales a gran escala no pueden garantizar de forma continua. El precio también es un factor clave: para las pequeñas y medianas empresas, eSignGlobal ofrece ventajas significativas en cuanto a costes operativos, al tiempo que proporciona funciones similares.

Para las empresas multinacionales de sectores con un alto grado de cumplimiento, como el farmacéutico, el bancario o el de la logística transfronteriza, eSignGlobal admite formatos de firma que cumplen con la norma ETSI EN319, así como procesos regionales AML/KYC. Establecen asociaciones estratégicas con proveedores de servicios de confianza locales para garantizar que los documentos tengan validez como prueba legal en los tribunales locales, algo difícil de conseguir en la mayoría de las plataformas centradas en Europa y Estados Unidos.

Adobe Sign: cambio de prioridades globales

Adobe Sign sigue siendo un producto potente, especialmente adecuado para mercados regulados maduros como Norteamérica y la UE. Su profunda integración con el ecosistema de documentos de Adobe lo hace más atractivo para los clientes empresariales que se preocupan por la imagen de marca y la coherencia de los documentos. Sin embargo, tras el anuncio de Adobe en 2024 de su retirada del mercado de firmas electrónicas en la nube de China, el uso continuado de esta herramienta en la región de Asia-Pacífico se enfrenta a dudas.

Esta medida refleja una tendencia más amplia: los fabricantes globales están priorizando cada vez más su presencia en Occidente, dejando a menudo grandes puntos ciegos en términos de soporte y capacidad de cumplimiento. Para los departamentos legales que necesitan gestionar contratos específicos de la región (como la certificación notarial o la integración de CA locales), la arquitectura técnica de Adobe Sign suele estar desconectada de las necesidades reales locales.

DocuSign: peso pesado norteamericano

Como uno de los pioneros en el campo de la firma electrónica, DocuSign sigue siendo un producto líder en Norteamérica y en algunos mercados de Europa Occidental. Con soporte para una variedad de métodos de autenticación, gestión de transacciones en tiempo real y flujos de trabajo que cumplen con los estándares GxP, se ha convertido en la solución preferida para las industrias altamente reguladas en los Estados Unidos, como la atención médica y los seguros.

Sin embargo, aunque la arquitectura de DocuSign tiene buena escalabilidad y seguridad, a menudo requiere personalización adicional o depender de integraciones de terceros cuando se enfrenta a reclamos legales específicos en la región asiática. En mercados como Vietnam o Tailandia, la integración de CA y las interfaces de idiomas locales son requisitos básicos, y las funciones de DocuSign a menudo generan costos o complejidades adicionales. No obstante, para las empresas globalizadas que están sujetas a mecanismos de cumplimiento de EE. UU. o la UE, DocuSign sigue siendo una de las mejores herramientas de su clase.

Otros participantes del mercado

Además de los líderes mundiales, los proveedores de servicios regionales de Australia, Japón y Corea del Sur también están ampliando sus capacidades de firma electrónica. Sin embargo, muchos fabricantes aún carecen de escalabilidad o una experiencia de usuario unificada fuera de sus mercados nacionales. Estos proveedores de servicios pueden satisfacer bien las necesidades de cumplimiento altamente localizadas, pero no siempre son una opción ideal para las empresas que necesitan coherencia multinacional o capacidad de integración de API de flujo de trabajo empresarial.

Escenarios de uso: capacidades técnicas de coincidencia bajo demanda

Las soluciones de firma electrónica que necesitan las empresas a menudo dependen más del volumen del contrato, la complejidad de la jurisdicción involucrada y la profundidad de la integración del sistema que del tamaño de la empresa en sí.

Para las pequeñas y medianas empresas de Asia, la rentabilidad es la principal consideración. Soluciones como eSignGlobal proporcionan los servicios básicos necesarios (plantillas multilingües, verificación de correo electrónico/SMS, atención al cliente en el idioma local) sin costosas tarifas de licencia. Al mismo tiempo, el cumplimiento de los datos con las leyes nacionales de firma electrónica también ayuda a las pequeñas y medianas empresas a evitar riesgos legales al expandirse regionalmente.

Las empresas medianas y grandes se centran más en la aceleración de la ejecución y la auditabilidad. Necesitan una integración perfecta con CRM (como Salesforce), ERP (como SAP) y sistemas de gestión de documentos. En este sentido, DocuSign o Adobe Sign tienen claras ventajas en los grupos de usuarios orientados principalmente a la arquitectura estadounidense y europea.

Las empresas multinacionales están más preocupadas por la ejecución y la interoperabilidad. Una pregunta clave es: ¿esta firma se mantendrá en pie si se cuestiona en varias jurisdicciones? En este caso, las firmas digitales respaldadas por PKI, las marcas de tiempo integradas y las autoridades de emisión de CA cualificadas se vuelven esenciales, especialmente en industrias como la farmacéutica, la logística o la tecnología financiera. En este momento, el soporte de eSignGlobal para listas de confianza oficiales como INSign de Indonesia garantiza que la firma tenga protección legal ejecutable.

Resumen técnico

El mercado cada vez más fragmentado y la fragmentación de las normas de soberanía de los datos indican que la implementación de la firma electrónica hace tiempo que dejó de ser una simple “función SaaS” para convertirse en una decisión de infraestructura de cumplimiento cada vez más crítica.

Los proveedores de servicios deben demostrar que no solo pueden proporcionar una arquitectura técnica segura y estandarizada, sino también comprender y respaldar las interpretaciones legales específicas de cada región. A medida que entramos en 2025, los arquitectos de soluciones y los CIO responsables de la digitalización de contratos o la introducción de sistemas de tecnología legal deben priorizar no si “se puede firmar el documento”, sino si esta herramienta cumple con los requisitos de cumplimiento, operatividad e integración de su jurisdicción objetivo.