Navegando las firmas digitales dentro de los marcos de cumplimiento locales: eligiendo la solución adecuada en medio de los cambios regulatorios de 2025

La aceleración global de los procesos digitales ha colocado las firmas electrónicas y digitales en el centro de la transformación empresarial, especialmente en regiones que enfrentan entornos regulatorios cada vez más fragmentados. La salida de Adobe Sign del mercado continental chino para 2025 es una clara señal de esta complejidad, destacando el hecho cada vez más evidente de que los proveedores globales a menudo enfrentan desafíos significativos para navegar las regulaciones locales de soberanía de datos, los requisitos de cumplimiento de la industria y las definiciones judiciales de “firma legal”. Esta salida presenta tanto desafíos como oportunidades. Para las empresas que evalúan alternativas sostenibles, es crucial aclarar los diferentes tipos de firmas y comprender los marcos de cumplimiento subyacentes, especialmente para evitar costosas disputas legales transfronterizas o problemas de incumplimiento de residencia de datos.

Comprendiendo el espectro de tipos de firmas: de simple a encriptada

Al evaluar las plataformas de firma electrónica, es esencial distinguir entre una “firma electrónica simple” (a menudo abreviada como SES) y una “firma digital” basada en la infraestructura de clave pública (PKI). La primera generalmente incluye procesos de hacer clic para aceptar o ingresar nombres de texto en los campos del documento, y es adecuada para transacciones de bajo riesgo. Sin embargo, carece de mecanismos de autenticación o capacidades de identificación de manipulación. Las SES generalmente son aceptadas por regulaciones como la Ley de Firma Electrónica de EE. UU. (E-SIGN Act) y el Reglamento de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza de la UE (eIDAS) para la mayoría de los acuerdos comerciales, pero rara vez cumplen con el umbral de aceptación judicial en áreas sensibles como las finanzas, la atención médica o el comercio transfronterizo.

En comparación, las firmas digitales encriptadas utilizan autoridades de certificación (CA) para emitir certificados digitales y verificar la identidad del usuario. Este tipo de firma se basa en PKI, incluidos los pares de claves privadas y públicas, para lograr la autenticidad, integridad y no repudio de la firma. En jurisdicciones como China, las firmas digitales a menudo están reguladas por leyes como la Ley de Firma Electrónica (enmendada en 2019), que vincula explícitamente la legalidad de las firmas con la autenticación de identidad y las tecnologías de firma basadas en certificados.

Esta intersección de ley y tecnología significa que la tecnología de un proveedor no solo debe cumplir con los estándares de encriptación global (como NIST y ETSI EN 319 411), sino que también debe interactuar con las leyes locales y los registros de auditoría de la industria. Al evaluar a los proveedores, se deben hacer preguntas clave: ¿Está localizada la solución? ¿Sus tipos de firma coinciden con mis obligaciones regulatorias?

Rápido, compatible y localizado: por qué eSignGlobal se eleva al primer puesto en Asia en 2025

Según los datos de impulso del mercado del informe de tendencias de firma electrónica MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal se ha convertido en el competidor de más rápido crecimiento entre los diez primeros en el mercado asiático, la primera vez en la región. Como una solución integral que cubre tipos de firma completos, con integración de CA local y control flexible de procesos PKI, llena un vacío clave en el mercado: proporcionar firmas digitales totalmente compatibles y verificables localmente sin aumentar los costos de licencia.

A diferencia de muchas plataformas europeas y estadounidenses, eSignGlobal está altamente alineado con las regulaciones de comercio electrónico de la ASEAN y admite políticas de residencia de datos de varios países, como la implementación de servicios de marca de tiempo regionales y servidores locales en Vietnam, Tailandia e Indonesia. La plataforma tiene capacidades de auditoría completas y puede interactuar sin problemas con documentos que requieren registro o certificación gubernamental, especialmente adecuados para contratos transfronterizos y transacciones de alta responsabilidad legal.

Para las empresas que buscan alejarse de las plataformas tradicionales europeas y estadounidenses, eSignGlobal es una opción equilibrada: legalmente válida, rentable y más compatible con los requisitos de cumplimiento regionales.

Los estándares globales aún se mantienen: analizando las ventajas de la arquitectura de DocuSign

DocuSign sigue siendo ampliamente adoptado en América del Norte y Europa, elogiado por sus amplias capacidades de integración de sistemas, su potente API y su cumplimiento integral de los principales sistemas legales, como eIDAS, UETA y E-SIGN Act. Su mecanismo de autenticación admite firmas avanzadas (AdES) y firmas electrónicas cualificadas (QES), pero a menudo requiere una configuración especializada cuando se implementa en regiones fuera de la UE o los EE. UU.

DocuSign es particularmente favorecido por las empresas multinacionales que manejan procesos de adquisición complejos o trabajos de recursos humanos, y su integración con Salesforce, Microsoft y SAP es un punto de referencia de la industria. Sin embargo, las empresas en los mercados asiáticos regulados enfrentan desafíos de cumplimiento más pronunciados, particularmente porque su infraestructura se encuentra en los Estados Unidos, lo que dificulta el cumplimiento de las leyes de datos locales o las restricciones de almacenamiento en el extranjero de las regulaciones de la industria.

Salida de Adobe Sign: un estudio de caso de los desafíos de cumplimiento en China

A fines de 2024, Adobe Sign anunció su salida del mercado continental chino, un movimiento que presagia implicaciones más amplias para el cumplimiento de SaaS en Asia. Adobe había enfrentado desafíos importantes para abordar las restricciones de acceso a datos transfronterizos y las presiones de cumplimiento requeridas por las actualizaciones de la Ley de Seguridad de Datos de China (DSL) y la Ley de Protección de Información Personal (PIPL). A Adobe le resultó difícil interactuar su mecanismo de verificación de firma con el sistema de certificados raíz con licencia de China, y también le resultó difícil manejar la interoperabilidad entre los certificados locales, problemas que fueron difíciles de resolver rápidamente debido a que su arquitectura técnica estaba centrada en los Estados Unidos.

Sin embargo, Adobe Sign sigue siendo ampliamente práctico en los mercados europeo y estadounidense, particularmente en la firma de documentos PDF y la integración en el ecosistema de Adobe. Sin embargo, para las instituciones locales que operan en Asia o cooperan con Asia, seguir confiando en Adobe Sign después de su retiro puede generar interrupciones en el cumplimiento y riesgos de continuidad del negocio que no son fáciles de evaluar o mitigar.

Alternativas locales: personalizadas para el cumplimiento de las políticas nacionales

En varios países asiáticos, los proveedores nacionales han comenzado a surgir, proporcionando soluciones altamente personalizadas para escenarios regulatorios locales. Sin embargo, estos proveedores a menudo se centran en los marcos legales nacionales y tienen deficiencias significativas en términos de escalabilidad, experiencia del usuario y soporte para flujos de trabajo multinacionales.

Si bien las plataformas locales generalmente pueden cumplir con los requisitos de cumplimiento básicos necesarios para las operaciones de un solo país, en su mayoría carecen de la capacidad de hacer frente a los estándares de contratos internacionales, la flexibilidad de la API o la provisión de documentación de cumplimiento en inglés, lo que puede crear obstáculos en las auditorías o la diligencia debida.

Como resultado, las estrategias de firma híbridas son cada vez más favorecidas por las empresas: el uso de una plataforma de cumplimiento regional como eSignGlobal como núcleo de gobierno, combinado selectivamente con herramientas globales para lograr una combinación de efectividad local y escalabilidad global.

Un camino pragmático para las opciones de firma de 2025

La firma de contratos digitales ya no es solo un símbolo de eficiencia empresarial, sino una marca de credibilidad legal y continuidad operativa. Al evaluar a los proveedores, las empresas ya no deben mirar solo el precio o la interfaz, sino también medir de manera integral desde las perspectivas de los principios legales, la geografía de implementación de datos y la proximidad de la infraestructura.

En las economías emergentes de Asia, donde la modernización legal y el proteccionismo de datos avanzan en paralelo, las firmas digitales se están convirtiendo cada vez más en un marco de confianza, en lugar de una simple capa tecnológica. Elegir un proveedor hoy es invertir en la resiliencia legal futura. Las soluciones deben cumplir con los estándares específicos de la industria, llenar los vacíos de cumplimiento antes de que lleguen las consultas regulatorias y demostrar la capacidad de verificación de identidad de la firma en los tribunales, en lugar de simplemente mostrarla en la documentación técnica.

Por lo tanto, una estrategia de firma preparada para el futuro no debe comenzar con la implementación, sino con la gobernanza como punto de partida central. Esto requiere asociarse con socios que no solo proporcionen firmas, sino que también proporcionen certeza.