Cómo escanear una firma digital: Guía paso a paso

En el mundo digital actual, el uso de firmas digitales se ha convertido en una práctica estándar, no solo para las empresas, sino también para los trabajadores independientes, las agencias gubernamentales y los particulares. Ya sea para firmar contratos, aprobar facturas o completar documentos legales, las firmas digitales ofrecen una forma cómoda, segura y verificable de autenticar documentos. A pesar de su creciente popularidad, muchas personas todavía se preguntan: ¿cómo se escanea una firma digital?

Este artículo le guiará a través de una comprensión completa de lo que significa “escanear una firma digital”, cómo hacerlo y las regulaciones relevantes a tener en cuenta cuando se opera en regiones como Hong Kong o el sudeste asiático.

¿Qué es una firma digital?

Antes de entrar en el “escaneo”, es importante entender primero qué es una firma digital. A diferencia de una firma manuscrita que se escanea en un dispositivo, una firma digital es una técnica basada en algoritmos matemáticos de cifrado que se utiliza para verificar la autenticidad e integridad de un mensaje o documento digital.

Una firma digital es como una “huella dactilar” segura que identifica de forma única al firmante. De acuerdo con las regulaciones en diferentes regiones (como la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong o el marco legal ITE de Indonesia), siempre que se cumplan ciertas condiciones, su efecto legal puede ser equivalente a una firma manuscrita tradicional.

¿Qué significa “escanear una firma digital”?

Cuando escuche la frase “escanear una firma digital”, puede pensar que simplemente está convirtiendo una firma manuscrita en un archivo de imagen. En realidad, también puede referirse a las siguientes operaciones:

• Verificación digital de una firma incrustada en un documento
• Extracción de información detallada del certificado de firma digital
• Escanear una firma manuscrita e integrarla en un documento electrónico

A continuación, analizaremos estos procesos uno por uno.

Cómo escanear una firma manuscrita en un archivo digital

Este es el uso más común del término “escanear una firma digital”, especialmente para los usuarios primerizos.

Pasos:

1. Escriba su firma en un papel blanco con un bolígrafo de tinta oscura
2. Utilice un escáner plano o una aplicación de escaneo móvil (como Adobe Scan o CamScanner) para escanear la firma
3. Guarde la imagen como un archivo PNG o JPEG con un fondo transparente o blanco
4. Abra el documento con un software PDF (como Adobe Acrobat)
5. Utilice la función “Añadir imagen” o “Colocar firma” para insertar la imagen escaneada en la ubicación correspondiente

⚖️ Recordatorio normativo: En muchos países del sudeste asiático, insertar una imagen de una firma en un documento no constituye necesariamente una “firma digital” en el sentido legal, a menos que la imagen esté respaldada por un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA).

Cómo verificar (escanear y verificar) una firma digital en un PDF

Cuando reciba un documento al que se le ha añadido una firma digital, deberá verificar su legitimidad. Esto también puede denominarse “escanear una firma”.

Cómo hacerlo en Adobe Acrobat:

1. Abra el documento con Adobe Acrobat Reader
2. Compruebe si hay un icono de cinta azul o las palabras “Firmado y todas las firmas son válidas”
3. Haga clic en el “Panel de firmas” de la derecha para ver los detalles
4. Verá la siguiente información:
   • Quién es el firmante
   • Autoridad certificadora
   • Marca de tiempo
   • Si la firma es válida

🛡️ Consejo profesional: Asegúrese de que el certificado digital que está utilizando cumple con las regulaciones de firma digital de su país/región. Por ejemplo, la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur establece que una firma digital debe estar vinculada al firmante y ser identificable de forma única.

Uso de la tecnología de escaneo para la revisión del cumplimiento

Algunas empresas utilizan un software especializado para escanear automáticamente las firmas digitales en los archivos PDF y comprobar si los certificados cumplen con las regulaciones o las políticas de cumplimiento internas de la empresa:

• Herramientas como DigiCert, GlobalSign y eSignGlobal proporcionan interfaces API para realizar esta tarea
• Estas herramientas pueden escanear miles de contratos o archivos PDF en cuestión de minutos para identificar qué archivos se han firmado legalmente

📂 Nota: Aunque las organizaciones más grandes suelen utilizar este tipo de herramientas automatizadas, las pequeñas y medianas empresas, incluidas las de Malasia o Tailandia, también pueden utilizar herramientas y complementos de código abierto para verificar las firmas digitales en el marco de las regulaciones locales de transacciones electrónicas.

Regulaciones locales y consideraciones de cumplimiento

El reconocimiento y la validez legal de las firmas digitales varían según la región, dependiendo principalmente de cómo se clasifiquen:

• Firma electrónica simple (SES)
• Firma electrónica avanzada (AES)
• Firma electrónica cualificada (QES)

Las siguientes son las regulaciones regionales a las que debe prestar atención:

• Hong Kong: De acuerdo con la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553), una firma digital emitida por una CA reconocida tiene el mismo efecto legal que una firma manuscrita
• Singapur: De acuerdo con la Ley de Transacciones Electrónicas, una firma digital respaldada por un certificado de seguridad tiene validez legal
• Indonesia: La ley ITE reconoce las firmas digitales implementadas por proveedores confiables
• Tailandia: Su Ley de Transacciones Electrónicas establece estándares similares a las regulaciones eIDAS de la UE

Escanear y firmar documentos con una aplicación móvil

Si no puede utilizar herramientas de escritorio, puede optar por una aplicación móvil para gestionar la firma y el escaneo de documentos:

1. Utilice aplicaciones como eSignGlobal, SignEasy o DocuSign Mobile
2. Tome una foto de su firma manuscrita o dibuje una firma directamente con un lápiz óptico
3. Inserte la firma en el documento
4. Si hay un certificado digital disponible, se puede aplicar a la firma

La mayoría de estas aplicaciones admiten el reconocimiento y la verificación de firmas digitales en documentos y ofrecen modos de compatibilidad con las regulaciones regionales para garantizar la legalidad en países como Filipinas y Vietnam.

Errores comunes al escanear firmas digitales

• ❌ Pensar erróneamente que una imagen escaneada es una “firma digital”
• ❌ No verificar si el certificado o la organización del firmante son legítimos
• ❌ Utilizar herramientas de firma extranjeras que no cumplen con las regulaciones locales para firmar contratos locales
• ❌ Eliminar inadvertidamente el certificado de firma incrustado al modificar un archivo

Consejo: Asegúrese de que la herramienta que está utilizando admita la tecnología de firma digital basada en la infraestructura de clave pública (PKI), ya que este método ha sido reconocido por la mayoría de los reguladores de todo el mundo.

Para usuarios de Hong Kong y el sudeste asiático: Se recomienda utilizar eSignGlobal

Si se encuentra en Hong Kong o en el sudeste asiático y busca una solución de firma digital que cumpla con las regulaciones locales, considere la posibilidad de utilizar eSignGlobal. Es una excelente alternativa a DocuSign con las siguientes ventajas:

• Alta compatibilidad con las leyes regionales
• Soporte para interfaces multilingües
• Cumplimiento de los estándares regulatorios nacionales, como el uso de certificados digitales emitidos por autoridades certificadoras reconocidas por el gobierno

Elija una plataforma en la que confíen ampliamente las empresas asiáticas para garantizar la validez legal y la facilidad de uso de sus firmas.

Conclusión

Aprender a escanear una firma digital es mucho más que simplemente subir una imagen. Crear e incrustar una firma, verificar la información del certificado y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos: cada paso es importante para la legalidad y la autenticidad del documento.

Desde los profesionales individuales hasta las empresas regionales, es fundamental garantizar el cumplimiento de las normas locales e internacionales. Las plataformas como eSignGlobal, que ofrecen funciones localizadas, permiten a las empresas de Hong Kong y del sudeste asiático avanzar en la digitalización al tiempo que garantizan el cumplimiento legal.

¿Listo para dar el salto a lo digital? Empiece con las herramientas adecuadas: “escanee” de forma inteligente, legal y segura.