¿Cómo crear una firma digital personal?

La operación comercial transfronteriza depende cada vez más de los procesos digitales, especialmente al firmar contratos con socios en diferentes jurisdicciones. Sin embargo, muchas organizaciones aún no están seguras de si las firmas electrónicas tienen validez legal en las transacciones transfronterizas. ¿Cómo pueden las empresas asegurarse de que estas firmas cumplan con las regulaciones locales, especialmente en países asiáticos donde los sistemas legales pueden diferir de los estándares occidentales? La respuesta depende de la comprensión de los tipos de firmas y los entornos regulatorios de cada país.

Estrategias para abordar la legalidad de las firmas electrónicas transfronterizas

La clave para garantizar que las firmas electrónicas tengan validez legal en las transacciones transfronterizas radica en elegir el tipo de firma y la plataforma correctos. En general, los sistemas judiciales distinguen entre la firma electrónica simple (Simple Electronic Signature) y la firma digital calificada (Qualified Digital Signature) basada en certificados de cifrado emitidos por una autoridad de certificación (CA).

Para la mayoría de las transacciones B2B, siempre que el proceso de firma electrónica esté bien establecido y se combine con mecanismos de autenticación de identidad adecuados (como la biometría o la confirmación por correo electrónico), se pueden cumplir los requisitos de evidencia en los sistemas de derecho común y derecho continental. Plataformas como eSignGlobal tienen funciones integradas de autenticación de identidad y seguimiento de auditoría que cumplen con las regulaciones eIDAS de la UE y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de EE. UU. (ESIGN Act).

Sin embargo, para las industrias reguladas o los contratos transfronterizos de alto valor, el uso de firmas digitales respaldadas por una autoridad de certificación (CA) reconocida por el gobierno sigue siendo el estándar de oro para garantizar la aplicabilidad, especialmente en países como Singapur, Corea del Sur e Indonesia, donde las regulaciones locales a menudo hacen referencia a mecanismos de firma basados en CA.

Comprender la diferencia entre firmas electrónicas y firmas digitales

Uno de los errores más comunes que cometen los usuarios es confundir “firma electrónica” con “firma digital cifrada”. Una firma electrónica simple se refiere a cualquier marca o proceso utilizado para confirmar el consentimiento, como ingresar un nombre, pegar una imagen de firma o dibujar una firma a mano en una pantalla. Siempre que se pueda demostrar la intención de firmar y la integridad del documento, estas firmas tienen validez legal en la mayoría de las regiones.

En comparación, las firmas digitales utilizan algoritmos de cifrado combinados con claves privadas para el cifrado y se verifican mediante certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación. Estos certificados se basan en un sistema de infraestructura de clave pública (PKI), y algunas regiones requieren que la verificación de la firma se realice a través de este mecanismo para cumplir con los estándares legales.

La forma de elegir entre los dos depende del nivel de riesgo y las necesidades de cumplimiento. Se pueden utilizar firmas electrónicas simples para acuerdos generales; sin embargo, en escenarios que requieren alta confiabilidad o están relacionados con agencias gubernamentales, se recomienda encarecidamente el uso de firmas digitales compatibles con CA.

Simplificación del proceso de firma electrónica transfronteriza: guía de operación de 5 pasos

En la plataforma eSignGlobal, el complejo proceso de firma electrónica internacional se refina en 5 sencillos pasos, lo que facilita a las empresas y a los particulares comenzar:

Paso 1: Cree una cuenta y complete la configuración

Visite www.esignglobal.com, inicie sesión o registre una cuenta y configure la información de su empresa (puede cargar imágenes de sellos de la empresa en formato PNG o JPG; se recomienda un fondo transparente para facilitar la superposición). También puede establecer roles empresariales y permisos de acceso al espacio en el nivel de la plataforma.

Paso 2: Cree una plantilla de contrato (opcional)

Si utiliza con frecuencia estilos de contrato estándar, como acuerdos de compra o contratos de empleo en el extranjero, puede crear plantillas reutilizables. Las plantillas admiten el establecimiento de campos personalizados (como monto, área de firma, fecha, etc.) y puede asignar permisos de equipo para editar y usar.

Paso 3: Inicie una tarea de firma

Cargue un archivo de contrato o seleccione una plantilla guardada, complete la información del firmante (nombre, correo electrónico), establezca el método de verificación de identidad (desde un código de verificación por SMS hasta el reconocimiento facial) y marque la ubicación de la firma arrastrando y soltando. Una vez completada la configuración, haga clic en “Enviar” para iniciar el proceso de firma.

Paso 4: El destinatario firma y envía

El firmante recibirá una notificación por correo electrónico y, después de completar la verificación de identidad, podrá ver el contrato en el navegador, insertar una firma o sello de la empresa y luego enviarlo, sin necesidad de instalar ningún software. El sistema verificará automáticamente si el proceso cumple y marcará cualquier modificación no autorizada.

Paso 5: Almacenamiento y gestión de documentos

Una vez completada la firma, ambas partes recibirán un correo electrónico de confirmación y una versión de descarga con una marca de agua a prueba de manipulaciones. El documento se archivará de forma segura en su cuenta, se puede recuperar mediante metadatos de etiquetas y se puede exportar para su uso cuando sea necesario para fines legales o de auditoría.

Proveedores de servicios de firma digital recomendados en varias regiones

Asia: eSignGlobal (el más adecuado para las necesidades de cumplimiento locales)

Como el primer proveedor de servicios asiático en ingresar al top ten mundial del informe de firmas digitales MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal ofrece soluciones altamente compatibles con las regulaciones de la región de Asia Pacífico. La plataforma es compatible con los entornos legales de firma electrónica de Indonesia, Tailandia y Vietnam, y tiene centros de atención al cliente locales en el sudeste asiático, lo que la hace especialmente adecuada para las empresas locales que buscan una alternativa a DocuSign que sea compatible y rentable.

Norteamérica: DocuSign

DocuSign es la marca de firma digital más conocida en el mercado estadounidense, goza de la confianza de las implementaciones de nivel empresarial y se puede integrar de manera eficiente con sistemas como Salesforce, Oracle y Microsoft 365. Su redundancia de datos global y la sincronización en la nube también brindan una alta garantía para los procesos multinacionales.

Uso global: Adobe Sign

Adobe Sign ofrece una profunda integración con el ecosistema de Adobe e incluso con plataformas de terceros (como Microsoft Teams, Google Workspace). La plataforma admite “firmas digitales calificadas” que cumplen con el marco eIDAS y cumple con el RGPD y otras regulaciones regionales de datos a nivel de centro de datos, lo que la hace adecuada para asesores legales, diseñadores e industrias con uso intensivo de documentos.

Opciones de localización para Europa y Norteamérica

En Alemania y Francia, proveedores de servicios como IDnow y Universign pueden cumplir con los estándares legales específicos locales y, a menudo, integran módulos nativos de verificación de identidad KYC. Las empresas que se centran en negocios dentro de la UE o que aplican el marco ZertES suizo pueden elegir según sus necesidades. HelloSign (ahora Dropbox Sign) y OneSpan Sign en las regiones de EE. UU. y Canadá tienen una buena reputación en las industrias financiera y legal.

Opinión de expertos

Para los responsables de la toma de decisiones responsables de los procesos de cumplimiento transfronterizo, es fundamental comprender la interpretación de la legalidad de las firmas electrónicas y la clasificación de los niveles de firma en varias regiones. Al entrar en 2025, a medida que las regulaciones continúan cambiando, se vuelve particularmente urgente elegir una plataforma que responda activamente a las regulaciones locales, en lugar de simplemente proporcionar una función de “inserción de firma”. Desde una perspectiva técnica, garantizar la integridad del documento, la verificación de la identidad del firmante y los registros de auditoría rastreables son la base para garantizar que las firmas electrónicas sean ejecutables.

En última instancia, la solución de firma ideal no solo depende del costo y la conveniencia operativa, sino también, lo que es más importante, de su validez legal en la jurisdicción objetivo. Las empresas siempre deben evaluar de manera integral la aplicabilidad de las herramientas de firma en función de su alcance comercial y riesgos de cumplimiento.