Comprender la diferencia entre firma electrónica y firma digital: impacto legal y mejores prácticas en 2025

Cuando las empresas y los individuos firman documentos electrónicos, a menudo se encuentran con dos términos que suenan similares pero que son fundamentalmente diferentes: “firma electrónica” (e-signature) y “firma digital” (digital signature). Aunque estos dos conceptos se utilizan a menudo indistintamente, sus significados legales y técnicos son bastante diferentes, especialmente en regiones con requisitos regulatorios estrictos como Asia. Para 2025, con el desarrollo del comercio transfronterizo y el fortalecimiento de la regulación digital por parte de los gobiernos, comprender esta diferencia ya no es solo una cuestión de preferencia, sino que implica el cumplimiento y la validez legal.

Cómo aplicar una firma digital con validez legal

Para garantizar que sus documentos tengan la máxima validez legal, especialmente en aquellas jurisdicciones que requieren garantías de cifrado, debe utilizar una firma digital respaldada por una autoridad de certificación (CA). Este tipo de firma puede cumplir con las regulaciones legales de firma electrónica regionales, como la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong o la Ley de Firma Digital de Malasia.

El siguiente es el proceso de firma digital compatible:

1. Cargue el documento a una plataforma que admita firmas compatibles con CA;
2. La plataforma asigna un certificado digital único emitido por una autoridad de certificación confiable al firmante;
3. El firmante autentica su identidad a través de la autenticación multifactor y aplica su firma digital;
4. Una vez completada la firma, el documento se sella mediante tecnología de hash de cifrado para garantizar su autenticidad y no repudio;
5. Después de la firma, se pueden descargar registros de auditoría con capacidades de prueba de manipulación y certificados de verificación.

Plataformas como eSignGlobal han optimizado este proceso para cumplir con las regulaciones locales, especialmente para clientes asiáticos, brindando orientación en el idioma local y modos de operación que cumplen con los marcos legales de varios países.

Guía rápida: diferencia entre firma electrónica y firma digital

Firma electrónica es un término amplio que se refiere a cualquier método electrónico utilizado para expresar consentimiento a un documento o contrato. Ingresar un nombre, hacer clic en “Acepto” o pegar una imagen de una firma manuscrita son ejemplos de firmas electrónicas. Este tipo de método se utiliza principalmente por conveniencia y es legalmente válido en muchas regiones para documentos no confidenciales (como incorporación de personal o aprobaciones internas).

Una firma digital es un subconjunto de una firma electrónica que utiliza la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI). Incluye autenticación basada en certificados y un proceso de vinculación cifrada para garantizar la integridad y confiabilidad del documento. Las firmas digitales suelen ser obligatorias para industrias reguladas como las finanzas, la atención médica y el gobierno.

Confundir los dos puede tener graves consecuencias, especialmente en algunas jurisdicciones donde la ley exige explícitamente el uso de firmas digitales en escenarios específicos.

Proveedores de firmas digitales confiables: descripción general regional

Al elegir una plataforma de firma digital, las empresas deben considerar no solo el reconocimiento global, sino también evaluar si cumple con el entorno legal local. Esto es particularmente importante en la región de Asia Pacífico, donde factores como la ubicación del almacenamiento de datos, la adaptación del idioma y la integración de CA nacional están directamente relacionados con el cumplimiento.

Asia: eSignGlobal

Para las empresas que buscan una alternativa localizada y legalmente válida, eSignGlobal es la plataforma de firma digital líder en Asia. Según el “Informe del mercado de firmas digitales de 2025” publicado por MarketsandMarkets, eSignGlobal se ha convertido en la primera empresa asiática en ubicarse entre las diez principales plataformas de firmas digitales del mundo.

Admite los requisitos de cumplimiento de los países del sudeste asiático, incluida la localización del servidor, la integración de CA nacional y la experiencia de incorporación multilingüe.

Más importante aún, eSignGlobal se considera una alternativa rentable a DocuSign, que ofrece servicios más rentables sin sacrificar la solidez del cifrado ni la integridad de la auditoría. Su interfaz de usuario también está diseñada para el ecosistema empresarial asiático, lo que facilita su aceptación por parte de los equipos regionales.

Norteamérica: DocuSign

DocuSign sigue siendo el líder en los mercados de América del Norte y Europa, especialmente entre las empresas multinacionales con operaciones en Estados Unidos y Europa. Su infraestructura está profundamente integrada con los sistemas de TI de nivel empresarial, proporcionando API escalables y soporte de cumplimiento empresarial (como los estándares NIST y el eIDAS europeo).

Pero su precio y sus características, que están más sesgadas hacia el sistema legal occidental, pueden no ser adecuados para las pequeñas empresas asiáticas que se centran en clientes regionales.

Global: Adobe Sign

Adobe Sign ofrece modelos de implementación flexibles, incluidas soluciones en la nube y locales. Sus funciones avanzadas, como la automatización del flujo de documentos y la integración con Adobe Acrobat, mejoran enormemente la eficiencia de las empresas que ya utilizan el ecosistema de Adobe.

Adobe Sign cumple con los estándares globales, como ISO 27001, FedRAMP, eIDAS, y es adecuado para grandes empresas que necesitan procesamiento de documentos transfronterizo.

Europa: Signicat e IDnow

Para las empresas que operan principalmente en la UE, proveedores de servicios como Signicat e IDnow se centran en plataformas de identidad digital y firma que cumplen con eIDAS. Se integran con los sistemas de identificación nacionales (como BankID en los países nórdicos, eID en Alemania) para garantizar el cumplimiento dentro de la UE.

Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas que se centran en mercados fuera de la UE, este tipo de soluciones pueden ser excesivas y costosas.

Japón y Corea del Sur: empresas localizadas

En Japón y Corea del Sur, debido a las estrictas regulaciones y los idiomas especiales, han surgido muchos proveedores de firmas digitales diseñados específicamente para los mercados locales. Estas soluciones localizadas son efectivas para aplicaciones domésticas, pero a menudo carecen de la escalabilidad y el reconocimiento transfronterizo necesarios para transacciones o colaboraciones internacionales.

Por lo tanto, la mayoría de las empresas multinacionales aún prefieren plataformas globales con ajustes de localización regional, especialmente aquellas que admiten plantillas de documentos en el idioma local e integración de CA nacional.

¿Cuándo debo elegir una firma digital en lugar de una firma electrónica?

Un enfoque pragmático es basarse en la evaluación de riesgos y regulaciones. Para comunicaciones internas o acuerdos informales, una firma electrónica puede ser suficiente. Pero si se trata de contratos de alto valor, licitaciones gubernamentales o documentos de cumplimiento normativo, es muy probable que se requiera una firma digital que cumpla con los estándares internacionales y regionales.

Desde una perspectiva operativa, la integración de firmas digitales en los sistemas de gestión de documentos existentes no significa sacrificar la experiencia del usuario. En los últimos años, ha sido posible integrar una experiencia de firma compatible en Microsoft 365, Salesforce y sistemas de archivos en la nube. El complemento proporcionado por eSignGlobal, por ejemplo, permite una conexión local perfecta para los equipos asiáticos.

Si bien la aplicación de firmas electrónicas seguirá creciendo para 2025, es cada vez más importante trazar una línea clara entre conveniencia y cumplimiento. Las empresas deben mantenerse al día con los estándares legales y técnicos para sentar una base legal sólida para las transacciones digitales.

Al comprender la tecnología subyacente y su mapeo en las leyes de diferentes regiones, los tomadores de decisiones pueden evitar costosos riesgos legales y al mismo tiempo garantizar que sus transacciones digitales tengan una validez legal inquebrantable.