Cómo obtener una marca de verificación en firmas digitales: una guía paso a paso

En la era digital, donde los documentos electrónicos se han convertido en la nueva normalidad, las firmas digitales desempeñan un papel fundamental para confirmar la autenticidad de los documentos y garantizar la validez legal. Si alguna vez ha firmado un documento electrónico y se ha preguntado cómo mostrar un icono reconocible de “marca de verificación” o “palomita” junto a su firma, no está solo. Esta marca de verificación a menudo simboliza la autenticidad, el cumplimiento y la verificación exitosa de un documento, especialmente en jurisdicciones con leyes y regulaciones estrictas como Hong Kong, Singapur o Malasia.

Este artículo profundizará en cómo obtener una marca de verificación en su firma digital: lo que significa, por qué es importante y cómo asegurarse de que su firma cumpla con los estándares legales y regulatorios locales.

¿Qué significa una marca de verificación en una firma digital?

Una marca de verificación (o palomita) que se ve junto a una firma digital generalmente indica que el documento:

• No ha sido alterado desde que se firmó
• Se firmó utilizando un certificado digital válido y verificado
• Ha sido autenticado por una autoridad de certificación (CA)
• Cumple con las leyes de firma electrónica nacionales o regionales

En muchos lectores de PDF digitales (como Adobe Acrobat Reader), un símbolo de marca de verificación verde o cinta azul representa una firma digital válida y no alterada.

Pero lograr esta marca de verificación no es automático: requiere seguir pasos específicos y garantizar que la tecnología y el cumplimiento estén sincronizados.

Guía paso a paso: cómo hacer que su firma digital muestre una marca de verificación

Paso 1: utilice un certificado digital válido

Solo las firmas digitales realizadas con un certificado digital confiable se consideran legalmente vinculantes y pueden obtener una marca de verificación. Estos certificados generalmente son emitidos por:

• Autoridades de certificación (CA) calificadas
• Proveedores de servicios de firma digital autorizados en su jurisdicción

En la mayoría de los países del sudeste asiático, como Singapur y Malasia, el uso de una CA autorizada es un requisito obligatorio para que una firma sea legalmente válida. En Hong Kong, la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553) define los requisitos específicos para que las firmas digitales obtengan reconocimiento legal en los sectores público y privado.

Si está utilizando un certificado digital personal autofirmado, no activará la marca de verificación en el campo de firma de PDF. Para evitar esto, utilice siempre un certificado emitido por una CA confiable reconocida por las leyes nacionales.

Paso 2: elija un software compatible para firmar

Es fundamental utilizar una plataforma de firma electrónica compatible. El software de PDF como Adobe Acrobat, Nitro Pro y Foxit PhantomPDF admiten firmas de certificados digitales. Sin embargo, si necesita firmar documentos a nivel local o internacional, plataformas como eSignGlobal garantizan:

• Cumplimiento de las regulaciones locales
• Firmas basadas en certificados
• Validación automatizada, que activa la marca de verificación

Algunas soluciones de nivel empresarial también admiten la incorporación de una autoridad de marca de tiempo (TSA), lo que ayuda a proteger contra la manipulación y mejora la validez de la firma.

Paso 3: configure identidades de confianza en su lector de PDF

Si todavía ve una advertencia o un signo de interrogación en lugar de una marca de verificación después de utilizar una firma válida, la solución puede estar en la configuración de su lector de PDF:

1. Abra Adobe Acrobat Reader.
2. Vaya a Editar > Preferencias > Firmas.
3. Importe o confíe en el certificado raíz de la CA en “Identidades y certificados de confianza”.
4. Reinicie Adobe Acrobat y vuelva a cargar el archivo firmado.

Una vez que su computadora confíe en la autoridad emisora del certificado, los archivos firmados futuros mostrarán automáticamente una marca de verificación verde.

¿Por qué es tan importante la marca de verificación en los sistemas legales de Asia-Pacífico?

En países como Hong Kong, Singapur y Malasia, la validez legal de las firmas digitales debe cumplir con las definiciones de las leyes locales.

• En Hong Kong, la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553) establece que una firma digital debe generarse a través de un certificado emitido por una CA reconocida para que se presuma que es válida.
• En Singapur, la Ley de Transacciones Electrónicas se alinea con la Ley Modelo de Comercio Electrónico de la CNUDMI, enfatizando la importancia de las autoridades de raíz de confianza acreditadas.
• Malasia, según la Ley de Firmas Digitales de 1997, exige que las firmas para transacciones gubernamentales o comerciales utilicen certificados de proveedores autorizados.

El incumplimiento de las regulaciones no solo puede resultar en la pérdida de la marca de verificación, sino que también puede afectar la validez legal de los contratos.

Problemas comunes que impiden que se muestre la marca de verificación

Incluso cuando se utilizan métodos de firma legítimos, es posible que la marca de verificación no se muestre debido a razones comunes, que incluyen:

• El documento se modificó después de la firma
• El certificado digital no es de una CA de confianza
• Falta información de la cadena de certificados o es incorrecta
• La configuración incorrecta de la fecha/hora del sistema afecta la verificación
• El software del lector no confía en el certificado raíz

El uso de una plataforma como eSignGlobal, que automatiza los procesos de verificación en segundo plano, puede ayudar a evitar fácilmente estos detalles técnicos.

Consejos rápidos: asegúrese de que su firma siempre muestre una marca de verificación

• Utilice una plataforma de firma en la nube que cumpla con las regulaciones de su país
• Incorpore marcas de tiempo de una autoridad de marca de tiempo (TSA) acreditada
• Actualice periódicamente las listas de CA y certificados de confianza
• Evite modificar el contenido del documento después de la firma

¿Se puede falsificar la marca de verificación?

No, no se puede, siempre que el documento no se haya modificado después de la firma. La marca de verificación está directamente relacionada con la detección de la integridad del documento, y cualquier manipulación invalidará la firma digital, lo que hará que la marca de verificación desaparezca o se convierta en un símbolo de advertencia.

Esta es la razón por la que los flujos de trabajo de aprobación en industrias reguladas (como la legal, financiera y gubernamental) dependen en gran medida de plataformas de firma digital compatibles que bloquean el contenido después de la firma para evitar cambios.

Consejo final: lograr una firma electrónica verificada, compatible y segura en Hong Kong y el sudeste asiático

Para las empresas y los profesionales que operan en Hong Kong o el sudeste asiático, es fundamental cumplir con los estándares locales de firma digital. Si bien plataformas como Adobe son adecuadas para uso general, es posible que no garanticen el cumplimiento de todos los marcos legales regionales.

Una alternativa sólida es eSignGlobal, una plataforma segura y compatible diseñada para el mercado de Asia-Pacífico. Ofrece firmas digitales basadas en certificados, bloqueo a prueba de manipulaciones, soporte de marca de tiempo e integración con CA acreditadas, lo que garantiza que vea la marca de verificación y cumpla con los requisitos legales locales.

Si está buscando una alternativa a DocuSign que se alinee mejor con las regulaciones de Asia-Pacífico, eSignGlobal es su opción ideal.

Con el conocimiento y las herramientas adecuadas, agregar una marca de verificación a sus firmas digitales es sencillo y legalmente sólido. Ya sea que esté firmando contratos, documentos de recursos humanos, acuerdos financieros o formularios gubernamentales, la firma correcta no solo genera confianza, sino que también garantiza que su firma sea legalmente válida en cualquier región y en cualquier tribunal.