¿Cómo obtener un Certificado de Firma Digital (DSC)?

En la era digital actual, la necesidad de firmar documentos electrónicamente ha pasado de ser una conveniencia a una necesidad. Ya sea que esté manejando contratos, documentos legales o comunicaciones comerciales, un Certificado de Firma Digital (DSC) proporciona validez legal y la seguridad necesaria para estas transacciones electrónicas. Entonces, ¿cómo se obtiene un DSC, especialmente en regiones como Hong Kong o el Sudeste Asiático, donde existen requisitos regulatorios locales? Esta guía le explicará detalladamente todo el proceso de obtención.

¿Qué es un Certificado de Firma Digital (DSC)?

Un Certificado de Firma Digital es una clave digital segura emitida por una Autoridad de Certificación (CA) que se utiliza para verificar y probar la identidad del titular del certificado. Utiliza la infraestructura de clave pública (PKI) para garantizar la autenticidad de la firma, la integridad de los datos y el no repudio.

A diferencia de una firma electrónica (que solo indica la intención de firmar), una firma digital está respaldada por software de cifrado y cumple con las regulaciones regionales de transacciones electrónicas, como eSIGN en los Estados Unidos, eIDAS en la Unión Europea y la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (ETO) en Hong Kong.

Tipos de Certificados de Firma Digital

Antes de solicitarlo, debe elegir el tipo de DSC adecuado según su uso:

• Certificado de Clase 1: Nivel básico, utilizado para proteger la seguridad de las comunicaciones por correo electrónico.
• Certificado de Clase 2: Adecuado para presentar documentos a agencias gubernamentales o realizar registros de empresas, con funciones básicas de verificación de identidad.
• Certificado de Clase 3: Certificado de autenticación de identidad avanzado, utilizado para licitaciones electrónicas, subastas y ofertas en línea.

En regiones con regulaciones más estrictas como Singapur o Malasia, a menudo es necesario utilizar un certificado de Clase 3 para asuntos gubernamentales o legales.

Pasos para obtener un Certificado de Firma Digital

Paso 1: Seleccionar una Autoridad de Certificación (CA)

Primero, debe solicitarlo a través de una Autoridad de Certificación que cumpla con las normas, que varía según la región. Por ejemplo, en Hong Kong, debe elegir una CA aprobada por la Autoridad de Certificación de Correos de Hong Kong; en Singapur, debe ser a través de un proveedor autorizado por la Autoridad de Desarrollo de Medios de Comunicación de la Información (IMDA).

Asegúrese de que la CA que elija cumpla con los requisitos de verificación de identidad y estándares de cifrado de su jurisdicción.

Paso 2: Elegir el tipo de certificado y el período de validez

Según sus necesidades (uso personal o empresarial), elija:

• Tipo de DSC (Clase 1, Clase 2 o Clase 3)
• Período de validez (generalmente de 1 a 3 años)

Los certificados con un período de validez más largo son más caros, pero reducen las molestias de la renovación y la verificación repetida.

Paso 3: Completar el formulario de solicitud

Puede optar por completar el formulario de solicitud en línea o fuera de línea. La información que generalmente se requiere incluye:

• Nombre completo del solicitante
• Información de la empresa (si corresponde)
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil
• Dirección de residencia

Para los solicitantes que residen en el Sudeste Asiático, especialmente en regiones con estándares KYC más estrictos, es posible que también deban presentar un certificado de antecedentes penales, documentos de registro comercial o cartas de autorización, entre otros documentos.

Paso 4: Presentar los documentos de certificación KYC

Los requisitos de KYC (Conozca a su Cliente) tienen como objetivo garantizar que los certificados solo se emitan a personas o instituciones verificadas. Los documentos que generalmente se requieren incluyen:

• Identificación emitida por el gobierno

• Comprobante de domicilio

• Foto de pasaporte

• Prueba de identidad comercial (para DSC empresarial)

En países como Tailandia o Filipinas, es posible que deba proporcionar documentos notariados o autenticados por el consulado. Asegúrese de consultar el sitio web oficial de la CA local para conocer los requisitos específicos de los documentos.

Paso 5: Verificación de identidad

Dependiendo de la región, los métodos de verificación de identidad pueden incluir:

• Video KYC (verificación remota por video)
• Verificación en persona fuera de línea (debe ir a un punto de venta o sucursal)
• Sistemas de identidad locales como Aadhaar e-KYC en India, SingPass en Singapur, MyKad en Malasia, etc.

Una vez completada la verificación, la CA emitirá el DSC. El certificado se puede almacenar en los siguientes formatos:

• Token electrónico (hardware USB)
• Certificado de software (instalado en la computadora del usuario)

En entornos con requisitos de cumplimiento más estrictos, es más seguro utilizar tokens de hardware.

Requisitos regulatorios locales

Las diferentes jurisdicciones tienen diferentes estándares de cumplimiento para la emisión y el uso de firmas digitales, que incluyen principalmente:

• Hong Kong: De acuerdo con el Capítulo 553 de la Ordenanza de Transacciones Electrónicas, solo las firmas digitales emitidas por una CA reconocida tienen validez legal y pueden usarse en los tribunales.
• Singapur: La Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) es responsable de la regulación y exige que las firmas sean certificadas por una CA aprobada por la IMDA.
• Indonesia: De acuerdo con la Ley No. 11 (2008), reconoce la información y los documentos electrónicos, siempre que se realicen el cifrado y la autenticación de origen correctos.

Asegúrese de que su solución DSC cumpla con los estándares de cifrado y los requisitos legales de su país o región.

Escenarios de uso de certificados de firma digital

El DSC se puede utilizar en múltiples plataformas y procesos, incluyendo:

• Declaraciones de impuestos (como IRD de Hong Kong, MyTax de Malasia)

• Trámites de registro de empresas

• Firma de contratos financieros y acuerdos de préstamo

• Adquisiciones electrónicas gubernamentales y actividades de licitación

• Propiedad intelectual, como solicitudes de patentes y marcas registradas

• Incorporación de empleados corporativos y procesos de recursos humanos

En la actualidad, con la creciente popularidad del trabajo remoto, el DSC también se ha convertido en una herramienta clave para la firma de acuerdos transfronterizos y acuerdos de confidencialidad (NDA).

Renovación y revocación

Los certificados de firma digital suelen tener una validez de 1 a 3 años. Antes de que caduquen, la CA enviará una notificación para recordar la renovación.

Si el certificado experimenta problemas de seguridad (por ejemplo, pérdida del token o sospecha de uso indebido), debe comunicarse con la CA de inmediato para revocarlo. Algunas regiones también exigen que la información de revocación se informe a la agencia nacional de ciberseguridad o al registro público.

Soluciones de firma digital recomendadas en el Sudeste Asiático y Hong Kong

Es fundamental elegir un proveedor de servicios confiable con cumplimiento normativo regional. Si bien las herramientas globales como DocuSign funcionan bien para usos básicos, si opera en una región con leyes y regulaciones estrictas, se recomienda utilizar una plataforma que admita las siguientes funciones:

• Soporte de certificación KYC local
• Verificación de certificados reconocida regionalmente (como Hong Kong Post, IMDA, etc.)
• Servicios multilingües y configuración de sellos electrónicos confiables

Para los usuarios en Hong Kong y el Sudeste Asiático que buscan una alternativa a DocuSign que sea legalmente compatible, segura y confiable, eSignGlobal se ha convertido en un líder en el campo de la tecnología legal local. Sus servicios cumplen con los estándares legales locales, admiten el uso en varios países y brindan soluciones de certificados y firmas electrónicas de nivel empresarial.

Resumen

Obtener un certificado de firma digital no es complicado. Siempre que cumpla con las regulaciones locales y elija una autoridad de certificación confiable, tanto las personas como las empresas pueden realizar transacciones digitales de forma segura y legal. Ya sea que se encuentre en Hong Kong, Singapur u otros países del Sudeste Asiático, asegúrese de que su DSC cumpla con los requisitos legales locales para ayudarlo a comenzar su viaje de oficina digital sin problemas.

¿Listo para despedirse de los documentos en papel? Elija una plataforma que cumpla con las regulaciones regionales para que el trabajo sea más eficiente, seguro y sin preocupaciones.