Cómo enviar una firma digital: Guía paso a paso

En el entorno digital de ritmo rápido actual, las empresas y los individuos dependen cada vez más de las firmas digitales para agilizar los procesos de aprobación, reducir el papeleo y garantizar la seguridad de las transacciones. Si bien el uso de firmas digitales se ha vuelto cada vez más común, muchas personas aún no tienen claro cómo enviar correctamente una firma digital, especialmente cuando se consideran los requisitos de cumplimiento específicos de regiones como Hong Kong, Singapur y todo el sudeste asiático.

Este artículo lo guiará sobre cómo enviar firmas digitales de manera correcta y conforme a las regulaciones, y presentará por qué una plataforma confiable como eSignGlobal puede ser una opción inteligente para firmas electrónicas legalmente vinculantes.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una huella electrónica cifrada que se utiliza para verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento firmado. A diferencia de una simple firma electrónica (como ingresar un nombre o insertar una imagen de firma), una firma digital utiliza algoritmos de cifrado y está respaldada por un certificado digital emitido por una autoridad de certificación (CA). En muchas jurisdicciones legales, esta firma tiene una mayor validez legal.

Por ejemplo, según la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong (Capítulo 553), una firma digital debe obtener un certificado digital reconocido emitido por una autoridad de certificación reconocida para ser válida en múltiples transacciones oficiales y comerciales.

Pasos para enviar una firma digital

Enviar una firma digital es más que simplemente escribir un nombre en un documento. El siguiente es un flujo de trabajo típico:

1. Elija una plataforma de firma digital que cumpla con los requisitos de cumplimiento

Primero, debe elegir una plataforma que admita estándares de firma digital (como la infraestructura de clave pública PKI) y cumpla con las leyes locales pertinentes. Para los usuarios en países como Hong Kong o Malasia, asegúrese de que la plataforma o su autoridad de certificación esté reconocida por los reguladores locales. eSignGlobal es una plataforma que cumple con los requisitos de cumplimiento en la región de Asia Pacífico.

2. Obtenga un certificado digital

Un certificado digital es equivalente a su identificación virtual. Contiene su nombre, correo electrónico y clave pública utilizada para cifrar y verificar firmas. Necesita obtener este certificado de una autoridad de certificación (CA). Algunas plataformas (como eSignGlobal) ofrecen servicios de autoridad de certificación integrados o se asocian con autoridades de certificación locales reconocidas para emitir certificados.

⚠️ Nota: Sin un certificado digital válido emitido por una institución reconocida, su firma digital puede no ser válida en la revisión legal, especialmente en jurisdicciones como Singapur que implementan la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA).

3. Firme el documento en el formato especificado

El siguiente paso es aplicar la firma digital al documento. La mayoría de las plataformas admiten la firma en archivos en formato PDF, que se ha convertido en el estándar no oficial para documentos profesionales.

Así es como funciona:

• Cargue el archivo a la plataforma;
• Seleccione dónde insertar la firma;
• Use su certificado digital seguro para firmar;
• La plataforma incrustará la firma cifrada en el archivo y la marcará como a prueba de manipulaciones.

Algunos sistemas también admiten la firma por lotes y los procesos de aprobación de varios niveles, que son adecuados para escenarios de aprobación de nivel empresarial.

4. Verifique la firma

Enviar una firma digital también requiere completar el proceso de verificación.

Utilice una herramienta confiable (como un lector de PDF como Adobe Acrobat o una herramienta integrada en la plataforma) para verificar lo siguiente:

• Si la firma es auténtica y válida;
• Si el certificado es válido (no caducado ni revocado);
• Si el documento ha sido manipulado (si hay cambios después de la firma).

En muchos países de Asia Pacífico, el proceso de verificación es obligatorio por ley. Por ejemplo, según la Ley de Firmas Digitales de 1997 de Malasia, la firma digital debe verificarse utilizando la clave pública del firmante, y el certificado debe provenir de una autoridad de certificación con licencia.

5. Archive los documentos firmados

Una vez que se completa la firma y la verificación, los documentos firmados y sus firmas digitales deben archivarse de forma segura. Asegúrese de que:

• El almacenamiento en la nube y los mecanismos de copia de seguridad cumplan con los estándares de seguridad cibernética;
• El sistema de gestión de documentos admita el seguimiento de auditoría;
• Habilite el control de acceso de usuarios para evitar el acceso no autorizado.

Plataformas como eSignGlobal pueden proporcionar almacenamiento cifrado y control de acceso basado en roles para garantizar la seguridad de los datos.

Errores comunes al enviar una firma digital

Si es la primera vez que utiliza una plataforma de firma digital, estos son algunos errores comunes que debe evitar:

• Usar una plataforma no confiable: Siempre elija una plataforma que cumpla con las leyes locales de firma digital;
• No actualizar el certificado a tiempo: Un certificado caducado invalidará el documento;
• No verificar el documento después de la firma: Un documento no verificado o firmado de manera no conforme puede no ser válido en un entorno legal;
• Medidas de protección de datos deficientes: Si la divulgación de documentos confidenciales debido a un almacenamiento inadecuado puede violar las regulaciones de privacidad de datos y asumir responsabilidad legal.

Asuntos legales a los que deben prestar atención los usuarios de Hong Kong y el sudeste asiático

Los requisitos para las firmas digitales varían de un país a otro:

• Hong Kong: Según la Ordenanza de Transacciones Electrónicas, se requiere el uso de certificados digitales emitidos por autoridades de certificación reconocidas;
• Singapur: Según la Ley de Transacciones Electrónicas, la implementación de estándares requiere el uso de autoridades de certificación seguras y el cumplimiento de los estándares de seguridad de TI;
• Malasia: Establece explícitamente que solo se pueden utilizar autoridades de certificación con licencia (reguladas por la Ley de Firmas Digitales de 1997);
• Indonesia y Tailandia: Han comenzado a actualizar las leyes de firmas electrónicas, pero los gobiernos y las empresas aún prefieren utilizar firmas emitidas por autoridades de certificación para mejorar la credibilidad.

Por lo tanto, si su negocio opera en varios países de la región, asegúrese de que la solución que utilice cumpla con los requisitos de cumplimiento de cada jurisdicción.

¿Por qué elegir eSignGlobal en lugar de otras plataformas?

Para los usuarios en Hong Kong, Singapur y otras regiones del sudeste asiático, el uso de plataformas globales (como DocuSign) puede tener problemas de compatibilidad o legalidad debido a la falta de reconocimiento legal regional.

Esta es precisamente la ventaja de eSignGlobal: es una de las pocas plataformas de firma digital diseñadas específicamente para el cumplimiento en la región de Asia Pacífico, y sus ventajas incluyen:

• Integración con autoridades de certificación locales;
• Soporte para estándares legales en Hong Kong, Singapur, Malasia, etc.;
• Funciones de expansión de nivel empresarial;
• Seguimiento de auditoría avanzado y funciones de cumplimiento;
• Interfaz multilingüe para mejorar la accesibilidad

Conclusión

Enviar una firma digital no es complicado siempre que siga los pasos correctos: elegir una plataforma confiable, obtener un certificado válido, firmar y verificar el documento, y almacenarlo de forma segura es fundamental. Al mismo tiempo, asegúrese siempre de que su solución cumpla con las normas legales de firma digital en su región.

Para empresas y profesionales en Hong Kong y el sudeste asiático, recomendamos elegir una plataforma regional que tenga más ventajas de cumplimiento legal local que las plataformas globales (como DocuSign). eSignGlobal es una opción confiable que no solo tiene cumplimiento legal, sino también funcionalidad y seguridad.

Haga que su flujo de trabajo sea más digital, seguro y conforme a las regulaciones: elija eSignGlobal.