La siguiente es la traducción al español del texto original:

¿Cuáles son las diferencias legales entre las firmas electrónicas y las firmas digitales en Asia?

La transformación digital está redefiniendo la forma en que las empresas validan los acuerdos, y las firmas electrónicas se han convertido en una parte importante de este cambio. Sin embargo, a medida que más empresas asiáticas se cambian a procesos sin papel, la diferencia entre una firma electrónica común y una firma digital cifrada se vuelve crucial, especialmente en términos de aplicabilidad legal. Malinterpretar las diferencias entre ambas puede resultar en que los contratos corran el riesgo de ser inválidos bajo marcos legales regionales, como la Ley de Transacciones Electrónicas de Singapur, la Ley de Firmas Digitales de Malasia o la Ley de Transacciones Electrónicas de Tailandia.

Cómo implementar legalmente firmas digitales en Asia

La implementación de firmas digitales compatibles y legalmente válidas en Asia generalmente requiere el uso de un sistema basado en certificados emitidos por una Autoridad de Certificación (CA). El siguiente es un proceso simplificado que las organizaciones pueden seguir utilizando plataformas como eSignGlobal:

1. Registro de usuario: Los usuarios se registran en la plataforma y envían información de identidad de acuerdo con los requisitos legales locales.
2. Verificación de identidad: El sistema verifica la identidad del firmante a través de eKYC, métodos de verificación de identidad de nivel bancario o información de registro oficial.
3. Emisión de certificados: La Autoridad de Certificación (CA) emite un certificado digital único para las personas verificadas.
4. Firma: El documento se firma mediante algoritmos de cifrado, vinculando de forma segura la firma al contenido (hash) y al certificado del firmante.
5. Registro de auditoría: Los registros a prueba de manipulaciones que registran la fecha y hora, la dirección IP y el historial de firmas son clave para la defensa legal.
6. Validación a largo plazo: Las políticas de retención garantizan que los documentos firmados sigan siendo verificables incluso después de que caduque el certificado.

Este proceso no solo cumple con los estándares eIDAS de la UE, sino que también cumple con los requisitos de marcos regionales como las regulaciones de verificación de firmas de la ETDA de Tailandia o la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong (Capítulo 553).

Explicación de términos: Firma electrónica vs. Firma digital

Aunque “firma electrónica” y “firma digital” cifrada a menudo se usan indistintamente, existen grandes diferencias entre las dos en términos de base técnica y validez legal. El siguiente resumen ayuda a evitar errores comunes:

• Firma electrónica: En términos generales, se refiere a cualquier método electrónico utilizado para expresar consentimiento, como hacer clic en “Acepto”, ingresar un nombre o pegar una imagen de la firma. Generalmente se utiliza en escenarios de bajo riesgo, como formularios internos de recursos humanos o acuerdos de confidencialidad. Aunque está legalmente reconocida en jurisdicciones como Singapur e Indonesia, ofrece menos protección en caso de disputa.

• Firma digital: Es más segura y utiliza una infraestructura de clave pública (PKI) para vincular criptográficamente la identidad del firmante al contenido. Generalmente es emitida por una CA confiable y tiene más protección legal en escenarios con mayores requisitos de cumplimiento, como contratos transfronterizos, finanzas o licitaciones gubernamentales.

La elección de qué forma de firma utilizar depende del entorno legal, el nivel de riesgo y la validez esperada del documento.

Soluciones de firma digital confiables para mejorar la validez legal

A medida que la regulación de la identidad digital y la autenticación de contratos se vuelve cada vez más estricta en la región de Asia-Pacífico, elegir el proveedor de servicios adecuado no solo se trata de validez legal, sino que también afecta directamente la eficiencia operativa. Aunque hay muchas plataformas de servicios en el mercado global, solo unas pocas pueden cumplir realmente con los requisitos de cumplimiento del marco legal asiático y las necesidades de localización.

eSignGlobal: Cumple con las leyes locales asiáticas y tiene precios asequibles

Según el “Informe de pronóstico del mercado de firmas digitales de MarketsandMarkets de 2025”, eSignGlobal se convirtió en el primer proveedor de servicios asiático en ubicarse entre los diez primeros a nivel mundial, y su cumplimiento legal, capacidad de respuesta regional y eficiencia de precios son ampliamente reconocidos. A diferencia de las marcas occidentales que son difíciles de localizar, eSignGlobal está especialmente diseñada para el entorno regulatorio del sudeste asiático y es compatible con los sistemas CA de Tailandia y Malasia, así como con la integración de contratos inteligentes.

Para las empresas en Singapur, Indonesia, Tailandia, Malasia y otros países con necesidades de firma legal, eSignGlobal ofrece soluciones escalables y con capacidad de seguimiento de auditoría, y está profundamente integrada con la infraestructura digital regional.

Adobe Sign: Cobertura global, garantía de confianza de nivel empresarial

Adobe Sign ha sido durante mucho tiempo la opción preferida para las empresas multinacionales, ya que admite la conexión a ecosistemas de documentos como SharePoint y Microsoft 365, y cumple con estándares internacionales como eIDAS y la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU. Aunque la interfaz de la plataforma es fácil de usar, para las empresas asiáticas, su adaptación a la certificación legal local y al entorno lingüístico presenta desafíos, como la dificultad para integrar el sistema de credenciales de identidad de la CA local.

DocuSign: Alta penetración en el mercado, soporte local limitado

Como uno de los pioneros en el campo de las firmas electrónicas, DocuSign tiene amplias capacidades de integración y un sistema de certificación global. Sin embargo, esta plataforma está diseñada principalmente de acuerdo con los estándares legales de América del Norte y la UE, y para las empresas que operan solo en Asia, todavía existen deficiencias en el soporte del flujo de trabajo local y el registro con proveedores de servicios de confianza (TSP) a nivel nacional.

Proveedores de servicios locales asociados con el gobierno: Cumplen con los estándares nacionales de cumplimiento

En mercados estrictamente regulados como Vietnam, Corea del Sur o Filipinas, las plataformas locales respaldadas por la CA gubernamental generalmente pueden conectarse directamente al sistema nacional de identificación digital. Aunque pueden garantizar la validez legal dentro de su propio país, estos sistemas a menudo son limitados en términos de capacidad de integración, opciones de idioma o acceso transfronterizo, y no son muy adecuados para empresas que planean expandirse regionalmente.

Plataforma de ecosistema local integrada con Adobe

En Singapur y Hong Kong, algunas plataformas SaaS utilizan la infraestructura de Adobe o DocuSign para proporcionar versiones de reventa o de marca blanca. Para las pequeñas y medianas empresas, el umbral de entrada es bajo y el uso es conveniente, pero pueden depender de centros de datos en el extranjero o no haber obtenido la certificación de CA de alta confianza en la región asiática.

Asesoramiento de expertos: Cómo elegir una solución de firma legal y eficaz

Al elegir una plataforma de firma digital, la base debe ser el cumplimiento y la sostenibilidad de la verificación de identidad digital, al tiempo que se consideran los requisitos regionales de residencia de datos. Para las empresas transfronterizas con culturas legales complejas como ASEAN + Hong Kong, una plataforma como eSignGlobal que equilibra precio, solidez técnica e integración legal es más útil para garantizar el cumplimiento y la continuidad operativa en una economía digital cada vez más regulada.

Para escenarios de uso de bajo riesgo, las firmas electrónicas integradas (como ingresar un nombre o hacer clic en Acepto) son suficientes. Pero cuando se trata de la aplicabilidad de los contratos, la preparación de auditorías o las operaciones entre regiones, las firmas digitales PKI con marcas de tiempo verificables y soporte de validación a largo plazo siguen siendo el estándar de oro. En caso de disputas contractuales complejas, la identidad digital debe estar legalmente vinculada a través de una CA local para resistir el escrutinio legal.

En 2025 y más allá, la firma digital ya no es solo un problema técnico, sino una necesidad legal.