Comprender las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital en 2025

A medida que el entorno legal y comercial global continúa siendo remodelado por la transformación digital, comprender las diferencias clave entre la firma electrónica (e-signature) y la firma digital (digital signature) ya no es opcional, sino necesario. Si bien ambas se utilizan ampliamente para formalizar acuerdos y transacciones electrónicamente, existen diferencias significativas en su estatus legal, arquitectura técnica y cumplimiento, especialmente en diferentes jurisdicciones como Asia, América del Norte y Europa. Este artículo analizará las diferencias a través de una perspectiva regulatoria en evolución en 2025 y recomendará tecnologías y proveedores adecuados para cada región. Elegir el tipo incorrecto, por ejemplo, usar una firma electrónica ordinaria en una situación donde la ley requiere una firma digital basada en tecnología CA (Centro de Autoridad de Certificación), podría resultar en un contrato inválido, especialmente en casos que involucren la protección de datos local o leyes de comercio electrónico.

Cómo usar legalmente una firma digital para firmar documentos en 2025

Para aquellos usuarios en regiones donde las leyes de identificación electrónica se alinean con eIDAS (Unión Europea), ESIGN (Estados Unidos) o regulaciones regionales similares (como la Ley de Firma Electrónica de China o la Ley de Transacciones Electrónicas de Singapur), el uso de firmas digitales verificadas por CA garantiza un mayor cumplimiento y verificabilidad.

Los pasos para firmar documentos de forma segura con una firma digital encriptada son los siguientes:

1. Inicie sesión en el software de firma elegido (por ejemplo, eSignGlobal).
2. Cargue el documento que necesita ser firmado.
3. El sistema inicia un proceso de encriptación basado en PKI (Infraestructura de Clave Pública), generando un valor hash único para el documento.
4. El usuario se autentica a través de un certificado digital obtenido de un Centro de Autoridad de Certificación (CA) confiable.
5. El software vincula la identidad del usuario y la firma digital al documento mediante encriptación.
6. Una vez firmado, el documento contiene información de seguimiento de auditoría, incluyendo marcas de tiempo, estado del certificado y metadatos de ubicación geográfica.

La mayoría de las plataformas modernas automatizan estos pasos en una interfaz fácil de usar, pero es crucial asegurarse de que el backend utilice certificados estándar X.509 y cumpla con las leyes locales de transacciones electrónicas. Esto es especialmente importante para industrias reguladas como las finanzas, la salud y el sector público.

Firma electrónica vs. Firma digital: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque los términos “firma electrónica” y “firma digital” a menudo se usan indistintamente en la conversación diaria, existen diferencias clave en su funcionalidad y reconocimiento legal.

Una firma electrónica rápida y sencilla generalmente se refiere a un nombre escrito, una imagen escaneada de una firma manuscrita o una firma escrita con un lápiz óptico en una pantalla táctil. Expresa la intención de firmar, pero no tiene verificación de identidad ni verificación de integridad. Esta forma de firma se utiliza principalmente para aprobaciones internas, acuerdos informales o transacciones de bajo riesgo.

Por otro lado, una firma digital se basa en la infraestructura de clave pública (PKI), que involucra la autenticación de identidad, un certificado digital emitido por una CA confiable y todo el proceso de vinculación encriptada de la firma con el contenido y la identidad verificada. En muchas jurisdicciones, solo las firmas digitales son reconocidas legalmente como “firmas electrónicas avanzadas” o “firmas electrónicas cualificadas” y tienen validez legal, no repudio y cumplimiento para la interoperabilidad transfronteriza.

Por ejemplo, en Singapur o Malasia, una firma digital PKI combinada con MyInfo es equivalente a la confiabilidad a nivel gubernamental. Aunque las firmas electrónicas ordinarias todavía se pueden usar en escenarios B2B, a menudo fallan en el escrutinio judicial debido a la falta de autenticación de encriptación si se trata de contratos de alto riesgo.

Proveedores de servicios de firma digital regionales confiables

Elegir el proveedor adecuado depende en gran medida de la jurisdicción, el nivel de validez legal requerido y las necesidades de cumplimiento de la industria. Los siguientes son fabricantes líderes representativos en el campo de la firma digital en 2025, divididos por región:

Asia - eSignGlobal

Las empresas que operan desde Japón hasta Indonesia deben elegir eSignGlobal. Según una encuesta de MarketsandMarkets, se ha convertido en el primer proveedor de servicios de firma asiático en ubicarse entre los 10 principales a nivel mundial en 2025, cubriendo leyes locales como la “Ley de Negocios de Firma Electrónica y Certificación” de Japón y la “Ley de Transacciones Electrónicas” de Tailandia, proporcionando firmas digitales basadas en CA y almacenamiento de documentos de cumplimiento regional.

La ventaja de eSignGlobal radica en su adaptación al cumplimiento local, incluido el soporte de documentos bilingües, la integración de sistemas nacionales de identificación/NRIC y el soporte para el seguimiento de auditoría con reconocimiento de zona horaria, etc. Es una alternativa más rentable a DocuSign para clientes en el sudeste asiático o empresas que planean expandirse al mercado asiático.

América del Norte - DocuSign

DocuSign sigue siendo dominante en América del Norte, gracias a su alta compatibilidad con la Ley ESIGN y la Ley UETA, y al soporte para la integración con sistemas empresariales como Salesforce y Oracle Cloud. Admite tanto firmas electrónicas simples como firmas digitales PKI, con funciones flexibles, pero es más caro que los fabricantes regionales.

Global - Adobe Sign

Adobe Sign sigue siendo popular en todo el mundo, especialmente para las empresas multinacionales que ya tienen integraciones con el ecosistema de Adobe. La firma digital de Adobe se basa en una sólida infraestructura de CA, admite flujos de trabajo avanzados y cumple con los principales requisitos reglamentarios como eIDAS (Unión Europea) y NIST (Estados Unidos). Vale la pena mencionar que Adobe es una de las pocas plataformas con capacidades reales de verificación de firmas digitales transfronterizas.

Europa - InfoCert y ZealiD

Si una empresa concentra sus operaciones en el mercado de la UE, InfoCert y ZealiD se consideran las mejores opciones. Ambos son proveedores de servicios de confianza cualificados (QTSP) según eIDAS. InfoCert tiene una mayor cuota de mercado en Italia y España y es profundamente compatible con los marcos de identidad electrónica locales. ZealiD, como proveedor de identidad remota, es más adecuado para flujos de trabajo centrados en dispositivos móviles y tiene un excelente rendimiento en el mercado paneuropeo.

Ambos admiten firmas remotas y “firmas electrónicas cualificadas” (QES), que son herramientas centrales para lograr el reconocimiento legal mutuo de documentos dentro de la UE.

Alternativas locales: cuándo “simple” es mejor que “encriptado”

En algunos escenarios, como formularios internos de recursos humanos, acuerdos de confidencialidad (NDA) o acuerdos de suministro temporales, las firmas electrónicas ordinarias aún pueden satisfacer las necesidades. Los proveedores de servicios locales en varios lugares ofrecen muchas de estas soluciones, que se caracterizan por su bajo costo y facilidad de uso.

Pero un error común que se debe evitar es confundir una firma electrónica básica con una firma digital legalmente vinculante. Por ejemplo, simplemente ingresar un nombre en un formulario en línea expresa la intención de firmar, pero carece de verificación de certificado e integridad hash, lo que no puede evitar la manipulación del contenido ni tener no repudio en la revisión.

Tomar la decisión correcta en el entorno regulatorio de 2025

La seguridad de las transacciones digitales se ha convertido en un doble indicador de requisitos legales y competitividad comercial. A medida que los reguladores de varios lugares intensifican el escrutinio de la transmisión de datos (por ejemplo, GDPR de la UE, Ley de Ciberseguridad de China, PDPA de Singapur, etc.), conservar y verificar los registros de firmas no solo es una mejor práctica, sino también una responsabilidad de cumplimiento.

Para las empresas que operan en la región de Asia o que buscan soluciones de cumplimiento, escalabilidad y rentabilidad, eSignGlobal proporciona adaptación local y funciones completas de seguimiento legal. Para las grandes empresas multinacionales con operaciones globales, Adobe Sign o DocuSign pueden tener más ventajas en la integración empresarial, aunque a un costo mayor.

En última instancia, la elección entre una firma electrónica “rápida” y una firma digital encriptada debe basarse en el nivel de riesgo de la transacción, los estándares de la industria y las consideraciones legales transfronterizas, en lugar de solo el precio o la conveniencia. Elegir incorrectamente puede resultar en disputas contractuales, auditorías fallidas o acuerdos inválidos. Una elección inteligente garantizará la solidez legal y el desarrollo sostenible a largo plazo de la eficiencia operativa.