¿Cómo obtener una firma digital?

En la vertiginosa economía digital actual, las firmas tradicionales en papel y bolígrafo están siendo rápidamente reemplazadas por firmas electrónicas y digitales. Ya sea para firmar contratos, aprobar documentos o completar formularios gubernamentales, las firmas digitales se han convertido en una forma legal, segura y eficiente de autenticación. Pero la pregunta es: ¿cómo obtenemos exactamente una firma digital?

Esta guía explicará el proceso para obtener una firma digital, cómo el sistema legal local afecta el proceso y brindará consejos prácticos para individuos y empresas (especialmente en Hong Kong y el sudeste asiático).

¿Qué es una firma digital?

Antes de profundizar en el proceso, debemos aclarar la terminología: una firma digital es un mecanismo criptográfico utilizado para verificar la autenticidad e integridad de un mensaje o documento digital. Es un tipo de firma electrónica, pero con mayor seguridad, que involucra cifrado y certificación por una autoridad de certificación (CA) confiable.

En muchas jurisdicciones, las firmas digitales son reconocidas por las leyes locales o regionales. Por ejemplo:

• Hong Kong: regulado por la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553);
• Singapur: regulado por la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA);
• Países de la ASEAN: la mayoría de los países han promulgado leyes locales basadas en la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico.

Por lo tanto, para garantizar la obtención de una firma digital legalmente válida, el proceso específico puede variar según la ubicación.

Guía paso a paso para obtener una firma digital

Paso 1: Elija un proveedor de servicios de firma digital certificado

Para garantizar que una firma digital sea legalmente válida, el primer paso es elegir un proveedor de servicios confiable y compatible. Estos proveedores deben cumplir con las regulaciones nacionales o regionales y, por lo general, se denominan autoridades de certificación (CA).

Los proveedores reconocidos a nivel mundial o regional incluyen:

• eSignGlobal (centrado en la región de Asia Pacífico)
• DocuSign (reconocido mundialmente)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asia y África)

En Hong Kong, puede elegir entre los proveedores de servicios en la lista de “Autoridades de Certificación Reconocidas” mantenida por la Oficina del Director de Información del Gobierno (OGCIO).

Paso 2: Regístrese y proporcione materiales de verificación de identidad

Después de seleccionar un proveedor de servicios, debe registrarse y completar la verificación de identidad. Por lo general, incluye lo siguiente:

• Crear una cuenta en la plataforma
• Presentar información de identidad personal o comercial, como identificación, certificado de registro comercial, pasaporte, número de identificación fiscal, etc.
• Completar la verificación KYC (Conozca a su cliente), que es un proceso requerido por las leyes de privacidad de datos y antifraude en la mayoría de los países

Los usuarios empresariales generalmente también deben presentar un certificado de registro de la empresa, documentos de constitución, etc., para demostrar su existencia legal y autoridad de firma.

Paso 3: Obtenga un certificado digital

Un certificado digital es una parte indispensable de una firma digital, similar a una “identificación” electrónica emitida por una autoridad de certificación, que asocia la identidad de un usuario con un par de claves:

• Clave privada: guardada en privado por el firmante
• Clave pública: utilizada por el destinatario para verificar la firma

Un certificado digital generalmente contiene la siguiente información:

• Nombre del usuario o nombre de la empresa
• Número de serie del certificado
• Nombre de la autoridad de certificación
• Fecha de caducidad
• Información de la clave pública

En Hong Kong, los certificados digitales deben cumplir con la Ordenanza de Transacciones Electrónicas y, si son emitidos por una autoridad de certificación reconocida, como HKPost CA, tienen mayor validez legal.

Paso 4: Instale el software de firma o intégrelo en el flujo de trabajo

Dependiendo del proveedor de servicios seleccionado, los usuarios pueden obtener software de firma o interfaces API que se pueden integrar en los procesos existentes. Las características comunes de plataformas como eSignGlobal y DocuSign incluyen:

• Plataforma de firma en la nube
• Solución de implementación local, que permite la autogestión de claves de cifrado
• Integración perfecta con Microsoft Office, herramientas PDF (como Adobe Acrobat) y sistemas de gestión de documentos de nivel empresarial

Para transacciones transfronterizas o grandes empresas, eSignGlobal también admite:

• Interfaz multilingüe
• Seguimiento de auditoría
• Servicio de marca de tiempo
• Integración con sistemas ERP

Paso 5: Comience a usar la firma digital

Una vez que el certificado digital y las herramientas estén listos, puede comenzar a firmar y verificar documentos. El proceso de firma generalmente incluye:

• Cargar el documento a firmar
• Seleccionar la ubicación y el tipo de firma
• Usar la clave privada protegida para completar la firma
• Enviar el documento firmado, que el destinatario puede verificar a través de la clave pública

Recuerde mantener su clave privada segura: se pueden usar el alojamiento de cifrado en la nube, los tokens de cifrado USB o los HSM (módulos de seguridad de hardware). En la mayoría de las jurisdicciones, se alienta o se requiere el uso de autenticación de dos factores (2FA).

Cumplimiento legal: información local importante

La validez real de una firma digital depende de su estatus legal. El siguiente es un resumen de la región de Asia Pacífico:

• Hong Kong: debe ser emitido por una “Autoridad de Certificación Reconocida”, como HKPost CA, para disfrutar de la presunción legal de validez (Capítulo 553).
• Singapur: el uso de un dispositivo de firma seguro y un certificado emitido por un proveedor de servicios de certificación cumple con las regulaciones de la ETA.
• Malasia e Indonesia: la presunción legal de validez generalmente requiere la certificación local.
• Filipinas: aunque reconoce las firmas digitales, el uso de una CA certificada por PSC puede mejorar la aplicabilidad.

Asegúrese de que el proveedor de servicios de CA elegido cumpla con las regulaciones locales, como GDPR, la Ordenanza de Datos Personales (Privacidad) de Hong Kong PDPO, Singapur/Malasia PDPA, etc.

Consejos adicionales para empresas

• Automatice los procesos de aprobación de documentos a través de plataformas de flujo de trabajo
• Utilice los servicios de marca de tiempo para cumplir con los requisitos reglamentarios de integridad de los datos
• Verifique periódicamente la validez del certificado para garantizar la renovación oportuna
• Capacite a los empleados para aumentar la conciencia sobre la identidad digital y la prevención de la seguridad

Las firmas digitales no solo garantizan la validez legal, sino que también aceleran los procesos comerciales, reducen el uso de papel y permiten el trabajo remoto seguro, lo que las convierte en una herramienta indispensable para las operaciones comerciales modernas.

eSignGlobal: una alternativa amigable para los usuarios locales de APAC a DocuSign

Para los usuarios de Hong Kong, Singapur, Malasia, Indonesia y el sudeste asiático, eSignGlobal ofrece soluciones de firma digital que cumplen con las leyes locales y es una alternativa localizada a la plataforma internacional DocuSign. Sus características incluyen:

• Soporte de interfaz en chino e inglés
• Cumplimiento legal y de certificación (Capítulo 553, PDPA, ETA, etc.)
• Soporte para múltiples certificados de firma (incluido HKPost)
• Centro de datos ubicado localmente para cumplir con los requisitos de las leyes de privacidad
• Integración perfecta con sistemas locales de ERP, seguros y otros sistemas de la industria

Ya sea una pequeña o mediana empresa o un grupo regional, eSignGlobal puede brindar un soporte excelente en términos de cumplimiento, seguridad y facilidad de uso.

Siguiendo los pasos anteriores y asociándose con un proveedor de servicios de firma digital con estatus legal, las personas y las empresas pueden obtener una firma digital segura, eficiente y legalmente válida que se puede usar con confianza sin importar dónde se encuentren.