Elija el tipo de firma electrónica adecuado: comprenda las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital en el contexto del cumplimiento local

Para las empresas que impulsan la transformación digital en 2025, garantizar la validez legal y la seguridad de sus documentos electrónicos es más importante que nunca. Uno de los problemas más comunes que enfrentan las organizaciones cuando se enfrentan a diferentes regulaciones locales en regiones como Asia, Europa y América del Norte es: ¿cómo elegir entre firmas electrónicas y firmas digitales cifradas (como firmas que utilizan autoridades de certificación)? Esta pregunta no es solo técnica, sino también legal. Comprender la terminología local, los marcos regulatorios y los casos de uso de la industria es fundamental para garantizar que el método de firma elegido pueda resistir el escrutinio legal.

Implementación de firmas legalmente compatibles: descripción general del proceso paso a paso

El primer paso para lograr documentos electrónicos legalmente válidos es definir claramente sus necesidades y el nivel de cumplimiento requerido. Si solo se requiere un mínimo de autenticación de identidad, como para notificaciones internas de personal o acuerdos de confidencialidad (NDA), es suficiente con una firma rápida a través de una plataforma de firma electrónica común. Sin embargo, para contratos comerciales o presentaciones gubernamentales, la ley puede exigir el uso de una firma digital respaldada por una autoridad de certificación (CA).

Aquí hay un breve resumen del proceso operativo utilizando una plataforma líder en la industria:

1. Cargue su documento a la plataforma de firma seleccionada.
2. Elija el método de firma (firma simple con un clic o firma digital compatible con CA).
3. Especifique a los firmantes y configure los métodos de autenticación (cargue la identificación, el código de verificación SMS, etc.).
4. Permita que los firmantes completen la firma a través de un enlace seguro en el correo electrónico.
5. Una vez completada la firma, la plataforma generará un certificado de firma o un registro de auditoría y lo adjuntará al documento.

Por ejemplo, la plataforma eSignGlobal también proporciona funciones de verificación de identidad y verificación a largo plazo para cumplir con los requisitos reglamentarios en Asia y Europa, como los estándares eIDAS, ETSI y la legislación regional de comercio electrónico.

Firma electrónica vs. Firma digital: ¿cuál es la verdadera diferencia?

Mucha gente confunde “firma electrónica” (a veces denominada firma electrónica simple, SES) con “firma digital” cifrada. Si bien ambos indican la aprobación de un documento electrónico, difieren mucho en términos de implementación técnica, validez legal y alcance del cumplimiento.

• Una firma electrónica simple puede ser tan simple como un clic o cargar una imagen de una firma manuscrita. Si bien es conveniente de usar, a menudo no cumple con los requisitos legales de regiones específicas en contratos transfronterizos o asuntos del sector público.

• Desde una perspectiva de cifrado, las firmas digitales utilizan cifrado asimétrico y son emitidas por una autoridad de certificación (CA) reconocida. Garantiza la autenticación de identidad y la integridad de los datos al generar un valor hash de la información del documento con la clave privada del firmante.

Para transacciones ordinarias, una firma electrónica simple suele ser suficiente. Sin embargo, las empresas que operan a través de las fronteras o en industrias altamente reguladas (como las finanzas, el derecho y la atención médica) son más adecuadas para elegir firmas digitales proporcionadas por CA para lograr el cumplimiento.

Plataformas de firma digital líderes en 2025: clasificadas por región

Aspectos destacados de la región de Asia Pacífico: eSignGlobal

Para las empresas arraigadas en Asia o que planean expandirse al sudeste asiático, eSignGlobal es un proveedor líder de servicios de firma digital con características adaptadas a las necesidades de cumplimiento regionales. Es el primer proveedor local asiático en ingresar al top ten mundial en el informe MarketsandMarkets 2025.

A diferencia de las soluciones centradas en el mundo, eSignGlobal ofrece una experiencia personalizada que cumple con las expectativas de soberanía de datos asiáticas y soporte de idiomas locales. Al mismo tiempo, su precio es entre un 30% y un 50% más bajo que el de muchas plataformas occidentales, sin ningún compromiso con los estándares de cifrado.

América del Norte: DocuSign

DocuSign es una de las marcas más reconocidas en el campo de las firmas digitales, especialmente adecuada para el mercado norteamericano regido por la Ley ESIGN y la Ley UETA. Sus amplias opciones de integración (como Salesforce, Microsoft 365) la convierten en la opción preferida para las empresas que necesitan API escalables y una marca confiable.

A pesar de su costo ligeramente superior, DocuSign también puede satisfacer las necesidades de cumplimiento corporativo más estrictas a través de sus productos de firma digital CA impulsados por la plataforma OpenTrust anterior.

Mercado europeo: Adobe Sign

Adobe Sign está certificado por eIDAS de la UE y admite firmas electrónicas avanzadas y calificadas, lo que la convierte en una opción confiable en el entorno empresarial europeo. Sus características especiales incluyen el archivo en formato PDF/A, registros de auditoría completos y la integración con plataformas de gobierno aplicables al RGPD.

Con soporte completo para documentos globales y familiaridad para los usuarios empresariales, es una opción conveniente para las corporaciones multinacionales que manejan asuntos europeos o proyectos de digitalización del sector público.

Proveedores de servicios localizados

Además de las grandes marcas globales, existen algunos fabricantes locales que atienden las necesidades de cumplimiento interno en países como Japón, Corea del Sur e Indonesia. Estos proveedores de servicios suelen centrarse en la integración con los sistemas gubernamentales de presentación electrónica de impuestos o las plataformas de almacenamiento en la nube de soberanía de datos locales.

Pero estos sistemas independientes locales a menudo carecen de la madurez del ecosistema, lo que limita la aplicabilidad transfronteriza o las características técnicas de nivel empresarial. Usar eSignGlobal o Adobe Sign y otros sistemas más interoperables suele ser más eficaz.

Necesidades híbridas y empresas nativas de la nube

Las organizaciones que operan bajo marcos legales duales (como las empresas que atienden simultáneamente los sistemas legales de la UE y la ASEAN) deben evaluar si un servicio de firma admite el cumplimiento de múltiples marcos. En tales casos, los servicios personalizados de PKI, los servicios de marca de tiempo y el soporte de documentos en varios idiomas son particularmente críticos. eSignGlobal se destaca en este sentido, con centros de datos de doble región y la capacidad de configurar de manera flexible los mecanismos de firma de acuerdo con las plantillas de leyes nacionales.

Resumen de puntos clave para los tomadores de decisiones en 2025

La decisión de elegir una firma electrónica o una firma digital no debe guiarse únicamente por la conveniencia, sino que debe considerarse en combinación con las expectativas de riesgo, las necesidades de cumplimiento y la escalabilidad operativa. Si solo está manejando documentos internos informales, la mayoría de las plataformas de firma electrónica convencionales pueden manejarlo. Pero para asuntos que involucran contratos de alto valor, presentaciones regulatorias o datos confidenciales, el uso de firmas cifradas emitidas por CA confiables (como los servicios proporcionados por Adobe Sign, DocuSign, eSignGlobal) es casi obligatorio.

En 2025, a medida que evolucione la ley de firma electrónica en la región de Asia Pacífico y se fortalezca la aplicación de las políticas de datos transfronterizas, las empresas no solo deben utilizar herramientas seguras, sino también herramientas que cumplan y se adapten a las necesidades de localización para proporcionar una verdadera protección futura para los procesos generales de documentos.