ESG y la revolución sin papel: el valor comercial detrás de la transformación digital verde

En la intersección del desarrollo sostenible y la innovación digital, uno de los impulsores más poderosos de la transformación empresarial moderna es el avance hacia operaciones sin papel. Esta transformación, en el amplio contexto del marco ambiental, social y de gobernanza (ESG), es más que una simple reducción del uso de papel; marca una transformación fundamental en la forma en que las organizaciones reinventan los procesos, miden el impacto y logran un valor a largo plazo. Un estudio global encargado por Adobe a Forrester Consulting en 2023, “El estado de las firmas electrónicas”, reveló tendencias emergentes, destacando la importancia financiera y ambiental de la transformación digital mediante la adopción de firmas electrónicas y procesos de documentos digitales.

Los requisitos de ESG ya no son opcionales. Las partes interesadas, incluidos los inversores, los clientes, los reguladores y los empleados, exigen cada vez más que las empresas implementen y divulguen prácticas sostenibles. Muchas organizaciones ya se han dado cuenta de que la relación entre ESG y la transformación digital es más estrecha que nunca. El informe de Forrester señala que el 66% de las organizaciones considera la sostenibilidad como un “objetivo comercial central”, mientras que el 72% de los encuestados dice que la reducción del impacto ambiental juega un papel “de moderado a alto” en sus decisiones de digitalización. En este marco, reducir la dependencia de los procesos en papel es tanto un resultado rápido como un punto de apoyo estratégico.

El impacto del papel en el medio ambiente es bien conocido. Según la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (EPA), el papel representa aproximadamente el 26% del volumen total de los vertederos y es una de las principales fuentes industriales de contaminación del aire, el agua y la tierra. Además de los evidentes beneficios de la protección de los bosques, la reducción del uso de papel mediante documentos electrónicos también puede reducir significativamente el consumo de energía y las emisiones de carbono durante todo el ciclo de vida del documento, incluidos los procesos de impresión, envío, transporte y almacenamiento físico, que tienen una huella de carbono que no se puede ignorar. El estudio de Forrester muestra que las empresas que utilizan firmas electrónicas y procesos de documentos digitales reducen el uso de papel en un promedio del 80%. Esto no es solo un dato de sostenibilidad, sino también una poderosa ventaja operativa.

Pero el verdadero valor comercial de la transformación sin papel no solo se refleja en el ahorro de costos o la imagen ecológica, sino también en la velocidad, el cumplimiento y la resiliencia. El estudio de Forrester muestra que al integrar soluciones de firma electrónica, las organizaciones lograron una mejora de 2.1 veces en el tiempo de procesamiento de documentos, reduciéndolo de un promedio de 5.1 días a 2.4 días. En industrias como los servicios financieros, la atención médica y los bienes raíces, donde los contratos y los documentos regulatorios son la base de las operaciones, esto significa ciclos de ingresos más rápidos, experiencias de incorporación de clientes más eficientes y un cumplimiento regulatorio más preciso.

Estos resultados no son hipótesis teóricas. El análisis de Forrester encontró que las empresas que pueden implementar procesos sin papel a gran escala superan a las demás en todas las métricas de retorno de la inversión. El 25% superior de los usuarios de firmas electrónicas informó un aumento del 62% en la productividad de los empleados y una reducción del 45% en los tiempos de aprobación. Estas no son mejoras menores, sino resultados transformadores. Como dijo un ejecutivo de TI citado: “Los procesos de documentos digitales nos permiten mejorar la eficiencia operativa al tiempo que logramos los objetivos de ESG. Ya no es una compensación entre cumplimiento y velocidad, sino una fusión de ambos”.

Sin embargo, a pesar de que la propuesta de valor es tan clara, no muchas empresas han logrado una adopción integral. Solo el 48% de las organizaciones encuestadas han implementado alguna forma de tecnología de firma digital en toda la empresa. Uno no puede evitar preguntarse: ¿qué está frenando al resto de las empresas?

El desafío actual proviene de una combinación de inercia tecnológica, ambigüedad regulatoria y resistencia cultural al cambio. Muchas empresas se encuentran en industrias altamente reguladas y ven el cumplimiento como una barrera para la digitalización. Todavía hay quienes creen que las firmas manuscritas y los registros en papel son intrínsecamente más seguros y auditables. Pero los datos y los sistemas regulatorios muestran lo contrario. Según los marcos eIDAS de la UE y ESIGN de EE. UU., las firmas electrónicas avanzadas (AES) y las firmas electrónicas cualificadas (QES) ahora tienen la misma o incluso mayor validez legal que los métodos tradicionales en papel.

Las organizaciones que superan con éxito estas barreras a menudo lo hacen reenfocando las estrategias digitales en los resultados de ESG. Ya no ven la introducción de tecnología como un proyecto de TI aislado, sino que integran las aplicaciones de firma electrónica en un plan más amplio de sostenibilidad y cumplimiento. Esta alineación estratégica no solo ayuda a obtener fondos de inversión (dado que los inversores valoran cada vez más las métricas de ESG), sino que también arraiga el pensamiento ecológico en la estrategia comercial.

Un banco comercial mencionado en el informe obtuvo una serie de beneficios en cadena después de completar la digitalización de los procesos de incorporación de clientes y aprobación interna. Su uso de papel se redujo en un 76%, el tiempo de incorporación de clientes se redujo de 12 días a 4 días, y la gestión de registros digitales también mejoró la preparación para las auditorías regulatorias. Este “efecto dominó” muestra que un proyecto de transformación puede impulsar simultáneamente la mejora del desempeño de ESG, la optimización de la eficiencia operativa y la mejora de la satisfacción del cliente.

Además, los procesos digitales también pueden generar valiosos conocimientos operativos que los procesos en papel no pueden proporcionar. Cada interacción digital puede generar metadatos que se pueden monitorear, optimizar y auditar. Esta trazabilidad es cada vez más importante para los informes de ESG y las auditorías de cumplimiento. Ya no es necesario buscar en archivos físicos y registros manuales, la automatización aporta transparencia a escala.

Detrás de esta transformación se refleja un profundo cambio en los valores corporativos. Elegir no usar papel no es solo una medida estratégica, sino que también tiene un significado simbólico. Representa un compromiso con la innovación, la responsabilidad y la protección del medio ambiente. En un entorno empresarial donde la transparencia es credibilidad, este símbolo es particularmente importante. A medida que las cadenas de suministro, los inversores y los clientes se vuelven cada vez más prudentes, esta transformación digital se convertirá en una fuente importante de confianza en la marca y ventaja competitiva.

De cara al futuro, las perspectivas son aún más amplias. La regulación global de ESG se está volviendo cada vez más estricta, incluida la Directiva de informes de sostenibilidad corporativa (CSRD) de la UE y los próximos requisitos de divulgación de información climática de la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU., que impulsarán la infraestructura de documentos digitales de una ventaja estratégica a una necesidad. Las empresas que retrasen la acción se enfrentarán a riesgos de cumplimiento o se verán atrapadas por una productividad rezagada.

En resumen, ESG y la transformación digital no son dos caminos paralelos, sino fuerzas interdependientes y de gran alcance. El desarrollo sin papel impulsado por tecnologías como las firmas electrónicas es una iniciativa escalable, cuantificable e impactante que puede cumplir las promesas de sostenibilidad y crear un valor comercial real. Los líderes que comprenden esto no solo satisfarán las expectativas de las partes interesadas, sino que también liderarán la construcción de la empresa sostenible del futuro.