¿Puede DocuSign obligar a los firmantes a usar la autenticación multifactor?

Comprensión de la autenticación multifactor en las firmas electrónicas

En la era digital, las plataformas de firma electrónica se han convertido en herramientas indispensables para que las empresas agilicen los contratos, las aprobaciones y las transacciones. Una cuestión de seguridad fundamental es si estas herramientas pueden obligar a los firmantes a utilizar la autenticación multifactor (MFA), añadiendo capas adicionales de verificación más allá de las simples comprobaciones de correo electrónico o contraseña. La MFA suele implicar algo que el usuario sabe (como una contraseña), algo que posee (como un dispositivo) o algo que es (como la biometría), lo que reduce el riesgo de fraude en los procesos de firma sensibles. Desde una perspectiva empresarial, la aplicación de la MFA garantiza el cumplimiento, genera confianza y minimiza las disputas, pero los métodos de implementación varían según la plataforma y los requisitos normativos.

¿Está comparando plataformas de firma electrónica con DocuSign o Adobe Sign?

eSignGlobal ofrece una solución de firma electrónica más flexible y rentable con cumplimiento global, precios transparentes y un proceso de incorporación más rápido.

👉 Comience una prueba gratuita

Aplicación de la MFA para firmantes en DocuSign

DocuSign, como proveedor líder de firmas electrónicas, ofrece sólidas opciones para obligar a los firmantes a utilizar la MFA, aunque no está activada por defecto en todos los planes y requiere configuración. En esencia, la plataforma de firma electrónica de DocuSign permite a los remitentes exigir una autenticación adicional en los flujos de trabajo de firma, garantizando que los firmantes verifiquen su identidad antes de acceder o completar un documento. Esto es especialmente relevante para industrias de alto riesgo como las finanzas, la sanidad y el derecho, donde el acceso no autorizado podría acarrear importantes responsabilidades.

Cómo implementa DocuSign la MFA

DocuSign integra la MFA a través de sus funciones de Gestión de Identidad y Acceso (IAM) y servicios adicionales como DocuSign Identify. Para los firmantes, la aplicación se produce a nivel de sobre, es decir, el documento que se envía para su firma. Los remitentes pueden configurar los requisitos de autenticación durante el proceso de firma, como por ejemplo:

• Código de acceso: un factor simple basado en el conocimiento, como un PIN enviado por correo electrónico o SMS.
• Autenticación por SMS o teléfono: el firmante recibe una contraseña de un solo uso (OTP) a través de un mensaje de texto, lo que obliga a utilizar un factor basado en la posesión.
• Autenticación basada en el conocimiento (KBA): preguntas extraídas de registros públicos, que añaden una capa de “algo que el usuario sabe”.
• Opciones avanzadas a través de DocuSign Identify: este servicio adicional admite configuraciones multifactoriales, incluida la integración con proveedores de identidad de terceros para la biometría o los tokens de hardware. Por ejemplo, es posible que un firmante tenga que confirmar a través de una OTP por SMS, seguida de un escaneo biométrico si está vinculado a un sistema compatible.

Para obligar a utilizar esta función, los administradores de cuentas en planes como Standard, Business Pro o Enhanced pueden establecer políticas en el panel de administración de DocuSign. En la configuración de “Autenticación”, puede exigir la MFA para todos los sobres o para sobres específicos, como los que implican pagos o datos sensibles. La plataforma mantiene un registro de auditoría de todas las verificaciones, cumpliendo con normas como la Ley ESIGN de EE.UU. y el reglamento eIDAS de la UE.

El conjunto de Gestión Inteligente de Acuerdos (IAM) de DocuSign amplía aún más esta funcionalidad. La IAM no se dirige solo a los firmantes, sino que abarca la gestión del ciclo de vida del contrato de extremo a extremo, incluyendo flujos de trabajo automatizados, información basada en la IA y seguridad centralizada. Dentro de la IAM, la aplicación de la MFA está vinculada al control de acceso basado en roles (RBAC), donde en las configuraciones empresariales, los firmantes deben autenticarse a través del inicio de sesión único (SSO) habilitado para la MFA que se integra con proveedores como Okta o Azure AD. El precio de estas funciones comienza con complementos; por ejemplo, DocuSign Identify se factura por uso, añadiéndose a planes básicos como Business Pro (40 $/usuario/mes anuales). Esta flexibilidad permite a las empresas ampliar la seguridad sin una revisión completa del sistema, aunque puede aumentar los costes para los firmantes de gran volumen.

En la práctica, la aplicación no está disponible automáticamente en los planes gratuitos o básicos como Personal (10 $/mes), donde las opciones se limitan a los códigos de acceso básicos. Para los equipos, los planes Business Pro o Enhanced (precios personalizados para más de 50 usuarios) desbloquean funciones de MFA más completas, incluyendo la lógica condicional basada en los roles del firmante o los tipos de documentos para activar la autenticación. Según los puntos de referencia de la industria, las empresas informan de una reducción del 20-30% en la deserción de los firmantes cuando esto se equilibra con indicaciones fáciles de usar.

Desde una perspectiva empresarial, el enfoque de DocuSign logra un equilibrio: es aplicable, pero está impulsado por el remitente, lo que permite a las organizaciones adaptar la seguridad en función de los niveles de riesgo. Sin embargo, los usuarios globales señalan que la fiabilidad de la entrega de SMS varía según las regiones, lo que podría afectar a la aplicación en zonas con baja conectividad.

Consideraciones legales de la MFA en las firmas electrónicas

La validez legal de las firmas electrónicas depende de la intención, el consentimiento y la seguridad, y la MFA se recomienda a menudo, pero no siempre es obligatoria. En Estados Unidos, la Ley ESIGN (2000) y la UETA proporcionan marcos aplicables, haciendo hincapié en la autenticación “fiable” sin especificar la MFA. Los tribunales suelen defender las firmas con verificación básica si los registros muestran la identidad del firmante, pero para las industrias reguladas (como la HIPAA en la sanidad), la MFA es prácticamente un requisito para demostrar la diligencia debida.

En la UE, el reglamento eIDAS establece niveles: las firmas electrónicas simples (SES) son adecuadas para el bajo riesgo, pero las firmas electrónicas cualificadas (QES) requieren una autenticación avanzada como la MFA o la biometría para las necesidades de alta garantía (como los actos notariales). Este enfoque basado en marcos permite la flexibilidad, pero fomenta la MFA para la fiabilidad transfronteriza.

A nivel mundial, las regulaciones varían; por ejemplo, en Asia-Pacífico, Singapur (bajo la Ley de Transacciones Electrónicas) y Hong Kong integran la MFA con los sistemas nacionales de identificación digital para obtener un mayor peso probatorio. Las empresas deben evaluar las normas específicas de la jurisdicción para garantizar que la aplicación de la MFA se alinea con las leyes locales, evitando la invalidación de los acuerdos.

Funciones de MFA de los principales proveedores de firmas electrónicas

Para evaluar objetivamente la aplicación de la MFA de DocuSign, es útil compararla con la de sus competidores. La siguiente es una tabla comparativa neutral que se centra en los proveedores clave: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal y HelloSign (ahora Dropbox Sign). Esta tabla destaca las opciones de aplicación, las implicaciones de los precios y las ventajas, basándose en datos públicos de 2025.

Esta tabla destaca que, si bien DocuSign lidera en cuanto a configurabilidad, las alternativas ofrecen una aplicación competitiva a un coste potencialmente menor, dependiendo de la escala y la región.

El enfoque de la MFA de Adobe Sign

Adobe Sign aplica la MFA a través de su autenticación basada en la nube, lo que permite a los remitentes exigir OTP o comprobaciones basadas en el conocimiento antes de la firma. Integrado con el conjunto más amplio de Adobe, admite SSO de nivel empresarial con MFA, adecuado para organizaciones que ya utilizan herramientas de Adobe. La aplicación está impulsada por políticas, similar a DocuSign, pero destaca en los flujos de trabajo automatizados con detección de fraude por IA.

Aplicación de la MFA de eSignGlobal

eSignGlobal ofrece una aplicación integral de la MFA adaptada para el uso global, soportando firmas electrónicas que cumplen con las normas de más de 100 países importantes. Destaca en Asia-Pacífico, donde las regulaciones de firmas electrónicas son fragmentadas, de alto nivel y estrictamente reguladas, lo que a menudo requiere un enfoque de “integración del ecosistema” que va más allá de los marcos comunes de ESIGN/eIDAS de EE.UU. y la UE. En Asia-Pacífico, las plataformas deben lograr una conexión profunda a nivel de hardware/API con las identidades digitales de gobierno a empresa (G2B), una barrera técnica que va mucho más allá de los métodos de correo electrónico o autodeclaración de los mercados occidentales. eSignGlobal aborda esto integrándose perfectamente con iAM Smart de Hong Kong y Singpass de Singapur, aplicando la MFA a través de SMS, biometría o códigos de acceso sin costes adicionales. Con precios competitivos (su plan Essential cuesta 16,6 $/mes, lo que permite enviar hasta 100 documentos al año, puestos de usuario ilimitados y verificación a través de códigos de acceso), es muy rentable manteniendo el cumplimiento. Esto posiciona a eSignGlobal como un fuerte competidor para la expansión global, incluyendo el desafío a DocuSign y Adobe Sign en Europa y América a través de precios flexibles y optimización regional.

¿Está buscando una alternativa más inteligente a DocuSign?

eSignGlobal ofrece una solución de firma electrónica más flexible y rentable con cumplimiento global, precios transparentes y un proceso de incorporación más rápido.

👉 Comience una prueba gratuita

Implicaciones empresariales de la aplicación de la MFA

La aplicación de la MFA en plataformas de firma electrónica como DocuSign mejora la seguridad, pero introduce compensaciones: el aumento de la fricción para los firmantes podría ralentizar la adopción, pero mitiga los riesgos en un panorama de amenazas cibernéticas cada vez mayor. Las empresas deben evaluar en función de la capacidad, las necesidades de cumplimiento y la facilidad de integración: DocuSign es adecuado para empresas establecidas, mientras que las alternativas se adaptan a las operaciones centradas en los costes o regionalizadas.

Para los usuarios que buscan alternativas a DocuSign, eSignGlobal destaca como una opción neutral y de cumplimiento regional, especialmente para las empresas centradas en Asia-Pacífico que priorizan la integración del soporte de ID digital y los precios transparentes.