API de DocuSign: ¿Cómo obtener una lista de todas las plantillas en una carpeta específica?

Introducción a las plantillas y la API de DocuSign

En el panorama en constante evolución de la gestión de documentos digitales, DocuSign se destaca como una plataforma líder de firma electrónica, que agiliza los flujos de trabajo para empresas de todo el mundo. Las plantillas desempeñan un papel fundamental en DocuSign, ya que permiten a los usuarios estandarizar documentos para su reutilización, ahorrando tiempo y garantizando la coherencia en procesos como la aprobación de contratos o la incorporación de empleados. La API de DocuSign permite a los desarrolladores automatizar estas tareas mediante programación, facilitando la integración de la funcionalidad de firma electrónica en aplicaciones personalizadas. Este artículo explora cómo aprovechar la API de DocuSign para recuperar una lista de todas las plantillas de una carpeta específica, una necesidad común para una gestión eficiente de plantillas en entornos empresariales.

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Comprender las plantillas de DocuSign

Las plantillas de DocuSign son documentos preconfigurados que contienen campos predefinidos, roles de firmantes y flujos de trabajo. Se organizan en carpetas dentro de una cuenta de DocuSign, lo que permite a los usuarios clasificarlas por departamento, proyecto o tipo; por ejemplo, plantillas de RR. HH. en una carpeta y acuerdos de venta en otra. Esta organización es crucial para los equipos que gestionan grandes volúmenes de documentos, ya que evita el desorden y facilita el acceso rápido.

Desde una perspectiva empresarial, las plantillas reducen los errores y aceleran el proceso de firma. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden reutilizar las plantillas de propuestas sin tener que recrear los campos cada vez, lo que garantiza la coherencia de la marca y el cumplimiento. Sin embargo, para cuentas grandes con cientos de plantillas, la navegación manual por las carpetas puede ser ineficiente. Aquí es donde entra en juego la API de DocuSign, que proporciona una forma programática de consultar y enumerar plantillas.

Introducción a la API de DocuSign

Para utilizar la API de DocuSign, los desarrolladores necesitan una cuenta de DocuSign activa y credenciales de API. DocuSign proporciona un entorno de pruebas gratuito que replica la funcionalidad de producción. La autenticación suele implicar OAuth 2.0, y puede generar una clave de integración (ID de cliente) y un secreto desde el centro de desarrolladores de DocuSign.

El punto final clave para las plantillas se encuentra en la API de eSignature, específicamente el recurso /accounts/{accountId}/templates. Necesitará el ID de la cuenta, que se puede obtener a través del punto final /accounts. Las carpetas en DocuSign se identifican mediante ID de carpeta únicos, que se pueden recuperar utilizando el punto final /folders. Esta configuración garantiza un acceso seguro y escalable a los datos de las plantillas.

La documentación de la API de DocuSign es completa y admite SDK para lenguajes como Java, .NET, PHP y Python, lo que simplifica la integración. Para las empresas, esto significa que las firmas electrónicas se pueden integrar en sistemas CRM como Salesforce o en aplicaciones personalizadas, lo que mejora la eficiencia operativa sin necesidad de cambiar de herramienta.

Cómo utilizar la API de DocuSign para recuperar plantillas de una carpeta específica

Recuperar una lista de plantillas de una carpeta específica utilizando la API REST de DocuSign es un proceso sencillo. Esta funcionalidad es particularmente útil para aplicaciones que necesitan completar dinámicamente opciones de plantillas o auditar el contenido de las carpetas. El punto final central es GET /accounts/{accountId}/folders/{folderId}/templates, que devuelve una lista paginada de plantillas en la carpeta especificada.

Requisitos previos

Antes de profundizar en el código, asegúrese de que:

• Tiene un token de acceso OAuth 2.0.
• Se conocen el ID de la cuenta y el ID de la carpeta. Para obtener el ID de la carpeta, primero llame a GET /accounts/{accountId}/folders para enumerar todas las carpetas e identificar la que necesita (por ejemplo, por nombre o estado compartido).
• Permisos: el usuario de la API debe tener acceso de lectura a las plantillas.

Implementación paso a paso

1. Autenticar y obtener un token: Utilice el flujo de OAuth para obtener un token de acceso. Por ejemplo, utilizando el SDK de eSignature de DocuSign en Python:

   import docusign_esign as ds_esign
   
   # Configurar el cliente de la API
   api_client = ds_esign.ApiClient()
   api_client.host = 'https://demo.docusign.net/restapi'  # Utilice demo para pruebas
   api_client.set_default_header('Authorization', 'Bearer ' + access_token)
   

2. Recuperar el ID de la carpeta: Si el ID de la carpeta es desconocido, enumere las carpetas:

   envelopes_api = ds_esign.EnvelopesApi(api_client)
   folders = envelopes_api.list_folders(account_id)
   # Iterar para encontrar la carpeta por nombre, por ejemplo, folder_id = next(f['folderId'] for f in folders if f['folderName'] == 'My Templates Folder')
   

3. Enumerar las plantillas en la carpeta: Utilice la API de plantillas para obtener las plantillas:

   templates_api = ds_esign.TemplatesApi(api_client)
   template_list = templates_api.list_templates(account_id, folder=folder_id, count=100)  # Ajuste el recuento para la paginación
   for template in template_list.envelopes:
       print(f"Nombre de la plantilla: {template.name}, ID: {template.template_id}")
   

   Esto devuelve detalles como el nombre de la plantilla, el ID, el estado compartido y la fecha de la última modificación. La respuesta está en formato JSON, con una matriz envelopes que contiene resúmenes de las plantillas.

4. Gestionar la paginación y los errores: Si la carpeta contiene más plantillas que el recuento especificado (20 por defecto, 100 como máximo), utilice el parámetro de consulta start_position para obtener las páginas siguientes. Los errores comunes incluyen 401 (no autorizado) o 404 (carpeta no encontrada); incluya siempre la gestión de errores:

   try:
       template_list = templates_api.list_templates(account_id, folder=folder_id)
   except ds_esign.ApiException as e:
       print(f"Error: {e.body}")
   

5. Filtrado avanzado: Añada parámetros de consulta como search_text para filtrar por nombre o include para incluir plantillas compartidas. Para los usuarios empresariales, esto se integra bien con los webhooks para actualizaciones en tiempo real sobre los cambios de las plantillas.

Esta llamada a la API suele tardar milisegundos, lo que la hace adecuada para aplicaciones basadas en la interfaz de usuario en las que los usuarios seleccionan plantillas de una lista desplegable de carpetas. Los informes empresariales muestran que la automatización del descubrimiento de plantillas puede ahorrar hasta un 50% en el tiempo de preparación de documentos.

Casos de uso de ejemplo

Imagine un bufete de abogados que integra DocuSign con su sistema de gestión de casos. La API extrae plantillas de la carpeta “Contratos”, completándolas automáticamente en función del tipo de caso, lo que garantiza el cumplimiento y la velocidad.

Mejores prácticas para la gestión de plantillas a través de la API

Al implementar esta funcionalidad de la API, priorice la seguridad, utilizando JWT o la concesión de código de autorización para obtener tokens y rotándolos periódicamente. Utilice el almacenamiento en caché para limitar las llamadas a la API y evitar la limitación de la velocidad (por ejemplo, 1.000 llamadas por hora en un entorno de producción). Para la escalabilidad, utilice los webhooks de Connect de DocuSign para notificar a su aplicación las nuevas plantillas en lugar de sondear.

Supervise el uso a través de los paneles de control de la API para realizar un seguimiento de las cuotas de sobres, ya que las plantillas cuentan para los límites generales en planes como Business Pro. Las pruebas en el entorno de pruebas evitan las interrupciones en la producción.

Comparación de DocuSign con sus competidores

DocuSign es una sólida plataforma de firma electrónica que ofrece una integración perfecta de la API y cumplimiento global. Su gestión de plantillas destaca en entornos estructurados, pero los precios pueden aumentar con los usuarios y las funciones.

Adobe Sign, ahora parte de Adobe Document Cloud, ofrece una sólida integración con el ecosistema de Adobe, como la edición de PDF. Es amigable para los equipos creativos, pero el uso avanzado de la API puede requerir licencias adicionales.

eSignGlobal se destaca como una alternativa competitiva, particularmente en la región de Asia-Pacífico (APAC). Admite el cumplimiento en 100 países importantes a nivel mundial, con un énfasis particular en el panorama regulatorio fragmentado de APAC. A diferencia de los estándares basados en marcos de EE. UU. (ESIGN) o Europa (eIDAS), que se basan en la verificación por correo electrónico o la autodeclaración, las regulaciones de APAC exigen soluciones integradas en el ecosistema: integraciones profundas de hardware y nivel de API con identidades digitales gubernamentales (G2B). Esto incluye altos estándares y una supervisión estricta, lo que eleva las barreras técnicas mucho más allá de los modelos occidentales. eSignGlobal sobresale en esta área, ofreciendo integraciones perfectas con iAM Smart de Hong Kong y Singpass de Singapur, al tiempo que cuenta con usuarios ilimitados y precios rentables. Su plan Essential, a solo $16.6 por mes, permite enviar hasta 100 documentos de firma electrónica, asientos de usuario ilimitados y verificación de código de acceso, brindando un alto valor con una base de cumplimiento. Esto permite a eSignGlobal competir con DocuSign y Adobe Sign a nivel mundial, a menudo a un costo menor.

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HelloSign (ahora Dropbox Sign) se centra en la simplicidad, ofreciendo plantillas intuitivas y acceso a la API adecuado para equipos pequeños. Es rentable para las necesidades básicas, pero carece de algunas funciones de nivel empresarial.

Esta tabla destaca las ventajas y desventajas neutrales: DocuSign para la escala, Adobe para la integración, eSignGlobal para el valor regional y HelloSign para la facilidad de uso.

Conclusión

Navegar por la API de DocuSign para la gestión de plantillas puede mejorar significativamente la productividad, especialmente con las consultas de carpetas específicas. Para las empresas que buscan alternativas, eSignGlobal ofrece una opción sólida y compatible con la región en APAC y más allá.