¿Son lo mismo la firma digital y la firma electrónica?

A medida que las empresas de todo el mundo impulsan la transformación digital a una velocidad sin precedentes, también evoluciona la forma en que se verifican los acuerdos y los documentos. Firmar contratos ya no tiene que depender de lápiz y papel. En el contexto del auge del trabajo a distancia y el comercio globalizado, las firmas electrónicas y las firmas digitales se han convertido gradualmente en la forma principal. Pero muchas personas todavía se preguntan: ¿son lo mismo las firmas digitales y las firmas electrónicas?

Aunque los dos términos se utilizan a menudo indistintamente, no son exactamente lo mismo. Es muy importante comprender las diferencias entre ambos, especialmente en términos de validez legal y cumplimiento de las normativas locales, ya sea que opere en Hong Kong, Singapur, Malasia u otras regiones del sudeste asiático.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica (a menudo abreviada como firma electrónica) se refiere a cualquier forma electrónica que pueda expresar la aceptación de un documento o acuerdo. Esto podría incluir:

• Introducir su nombre en el campo de la firma
• Hacer clic en el botón “Acepto”
• Firmar a mano en una pantalla táctil con un lápiz óptico o un dedo
• Cargar una imagen de una firma manuscrita

Una firma electrónica es un concepto amplio, mientras que una firma digital es un tipo de firma electrónica. De acuerdo con la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional), según la cual muchas jurisdicciones asiáticas han formulado normativas locales, una firma electrónica es legalmente equivalente a una firma manuscrita si se cumplen determinadas condiciones.

En lugares como Hong Kong y Malasia, siempre que la intención de firmar y la expresión de consentimiento sean claras, las firmas electrónicas se pueden utilizar para la mayoría de los tipos de documentos. Sin embargo, algunos documentos específicos (como testamentos o transacciones inmobiliarias) aún pueden requerir una firma manuscrita tradicional.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza tecnología de cifrado para proteger la firma y verificar la identidad del firmante. Cada firma digital se genera de forma única para un documento y un firmante específicos, y normalmente adopta el siguiente proceso:

• Un certificado digital exclusivo emitido por una autoridad de certificación (CA)
• Cifrado mediante una infraestructura de clave pública (PKI)
• Generar un valor hash seguro para el documento firmado

Las firmas digitales generalmente se consideran más seguras que las firmas electrónicas ordinarias. No solo puede verificar la identidad del firmante, sino que también garantiza que el documento no se haya manipulado después de la firma, lo que hace que sea casi imposible de falsificar.

Por ejemplo, la Ordenanza sobre Transacciones Electrónicas (Capítulo 553) de Hong Kong distingue claramente entre “firma electrónica” y “firma digital”. La ordenanza estipula que una firma digital tiene validez legal siempre que esté respaldada por una autoridad de certificación reconocida y cumpla con todos los estándares de verificación.

Diferencias clave entre firmas digitales y firmas electrónicas

Estas son las principales diferencias entre los dos tipos de firmas:

La importancia del cumplimiento de las normativas locales

Al elegir una solución de firma electrónica o firma digital, es fundamental comprender las leyes y normativas locales. Por ejemplo:

• Hong Kong: De acuerdo con la Ordenanza sobre Transacciones Electrónicas, las firmas electrónicas son aceptables en la mayoría de los casos, excepto para ciertos documentos (como declaraciones juradas, escrituras de propiedad). Para los documentos más formales, se prefiere una firma digital respaldada por una autoridad de certificación para garantizar la validez legal.

• Singapur: De acuerdo con la Ley de Transacciones Electrónicas, tanto las firmas electrónicas como las firmas digitales son compatibles, pero deben cumplir con los principios de “registro electrónico seguro” y “fiabilidad”.

• Malasia: La Ley de Firmas Digitales de 1997 legisla específicamente las firmas digitales y estipula que una firma solo es legalmente válida si la emite una autoridad de certificación autorizada.

Por lo tanto, elegir el tipo correcto de firma no solo se trata de si el documento es válido, sino también de garantizar que sea ejecutable en un litigio.

Escenarios de aplicación de varios tipos de firmas

También es importante saber cuándo usar qué firma.

Escenarios recomendados para usar firmas electrónicas:

• Firma de documentos internos
• Aprobación de facturas o acuerdos de confidencialidad
• Formularios de recursos humanos y documentos de incorporación de empleados

Escenarios recomendados para usar firmas digitales:

• Firma de contratos comerciales de alto valor
• Presentación de documentos gubernamentales o legales
• Tramitación de acuerdos financieros o auditorías

Impacto de la aplicación práctica

Imagine una empresa con sede en Malasia que intenta llegar a un acuerdo transfronterizo con un socio en Hong Kong. Si ambas partes solo utilizan firmas electrónicas básicas (como escribir sus nombres), el contrato podría cuestionarse si una de las partes afirma posteriormente que el contrato se modificó después de la firma. El uso de firmas digitales puede proporcionar marcas de tiempo verificables, autenticación de identidad e integridad de datos, lo que hace que sea casi imposible negar la autenticidad del documento.

Del mismo modo, en áreas con altos requisitos de cumplimiento, como los servicios médicos, bancarios o gubernamentales, solo las firmas digitales pueden proporcionar las garantías necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos organizacionales y normativos.

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Resumen

Entonces, ¿son lo mismo las firmas digitales y las firmas electrónicas? La respuesta es no: todas las firmas digitales son firmas electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son firmas digitales. Las firmas digitales utilizan tecnología de cifrado avanzada para proporcionar mayor seguridad y credibilidad legal en escenarios regulados.

Ya sea que sea una empresa nueva, una empresa multinacional o un profesional responsable del cumplimiento en el sudeste asiático, comprender las diferencias entre los dos y elegir el método de firma electrónica adecuado es clave para garantizar que sus documentos tengan validez legal. Considere siempre los requisitos normativos locales al elegir una solución de firma electrónica: eSignGlobal le brinda una opción más sencilla y compatible.