Un método para obtener firmas digitales y claves públicas

En las transacciones transfronterizas y la cooperación comercial internacional, la autenticidad y la aplicabilidad legal de las firmas son cruciales. Muchas empresas aún dudan entre las firmas electrónicas en línea rápidas y las firmas digitales encriptadas legalmente vinculantes, especialmente cuando se enfrentan a las diversas regulaciones locales en regiones como el sudeste asiático y Europa. La confusión a menudo proviene de una falta de claridad en los términos legales y los marcos regulatorios en diferentes jurisdicciones. Para los profesionales responsables de administrar contratos internacionales, comprender la diferencia entre las firmas electrónicas y las firmas digitales no es solo una cuestión técnica, sino una habilidad necesaria con consecuencias legales.

Los estándares legales regionales determinan la elección de la solución

Cuando un contrato electrónico firmado necesita ser revisado en un tribunal comercial, especialmente en situaciones transfronterizas, su valor probatorio depende de si el contrato utilizó una firma digital que cumpla con las regulaciones legales locales y tenga reconocimiento legal. En este punto, elegir el método de firma correcto es particularmente crítico.

En países como Singapur y Corea del Sur, las firmas digitales que cumplen con las leyes locales de transacciones electrónicas (basadas en las directrices eIDAS o UNCITRAL de la ONU) se presumen legalmente válidas. Este tipo de firma es diferente de las firmas electrónicas ordinarias, que suelen ser rápidas y convenientes, pero legalmente insuficientes. Por ejemplo, una imagen de firma escaneada agregada a través de una herramienta de correo electrónico es una firma electrónica; mientras que una firma generada criptográficamente respaldada por una autoridad de certificación (CA) cumple con un estándar legal más alto.

Entonces, ¿cómo deben responder las empresas? Debe comenzar evaluando los requisitos legales del país donde se ejecutará el contrato. Si existen incertidumbres, priorice las firmas digitales basadas en la certificación CA que cumplan con los estándares, especialmente para contratos de alto valor o industrias reguladas.

Diferencias clave entre firmas electrónicas y firmas digitales

Si bien muchas plataformas adoptan una experiencia de usuario unificada, es fácil confundir las firmas electrónicas con las firmas digitales. Estos son los puntos clave para distinguir entre los dos:

• “Firma electrónica” se refiere ampliamente a cualquier proceso electrónico que indique consentimiento. Esto puede incluir escribir un nombre, marcar una casilla de verificación o cargar una imagen de firma manuscrita. Aunque es adecuado para acuerdos informales o internos, generalmente carece de fuerza legal independiente en jurisdicciones que requieren verificación avanzada.
• “Firma digital” es un tipo de firma electrónica, pero utiliza tecnología de encriptación. Se basa en una infraestructura de clave pública (PKI) y certificados digitales emitidos por una CA confiable. Esta estructura garantiza la autenticación de la identidad del firmante, la integridad del documento (implementada a través de algoritmos hash) y el principio de no repudio, lo que otorga certeza legal a la firma.

Confundir esta distinción puede resultar en la invalidez legal del contrato o en la imposibilidad de pasar las auditorías de cumplimiento al tratar con agencias gubernamentales o industrias reguladas como las financieras y las de atención médica.

Proceso de firma de cinco pasos aplicable a nivel mundial

Si bien el cumplimiento legal puede sonar complicado, plataformas como eSignGlobal han simplificado enormemente el proceso de firma, incluso en situaciones transfronterizas sujetas a varios estándares legales diferentes. El proceso se puede dividir en los siguientes cinco pasos estándar:

1. Inicio de sesión y configuración del entorno  Visite www.esignglobal.com para iniciar sesión en su cuenta. Los usuarios pueden crear un espacio empresarial personalizado y cargar sellos de la empresa (formato PNG/JPG). Se recomienda utilizar un logotipo con fondo transparente para mejorar la imagen profesional.

2. Configuración de plantillas (opcional pero recomendada)  Si maneja con frecuencia contratos de exportación o acuerdos de empleo internacionales con clientes chinos y extranjeros, las empresas pueden preestablecer plantillas de documentos, incluidos campos como nombre, monto, cuadro de firma, etc., y promover la colaboración en equipo a través de la asignación de roles basada en permisos.

3. Iniciar tarea de firma  Los usuarios pueden cargar nuevos archivos o seleccionar plantillas guardadas, agregar los nombres y correos electrónicos de los firmantes; se pueden personalizar los métodos de autenticación de identidad, incluida la tecnología de reconocimiento facial y otras tecnologías biométricas. A través de herramientas intuitivas de arrastrar y soltar, las áreas de firma se pueden ubicar con precisión.

4. Firma remota de la otra parte  Después de que el firmante recibe el enlace del correo electrónico y completa la autenticación de identidad, puede saltar a la página del documento. Al hacer clic en el cuadro de entrada, puede completar una firma electrónica de estilo manuscrito o agregar un sello de la empresa, sin necesidad de instalar ningún software externo.

5. Gestión de documentos firmados  Una vez completada la firma, todas las partes recibirán un correo electrónico de confirmación con acceso. El archivo tiene una marca de agua a prueba de manipulaciones y la plataforma lo archiva automáticamente para facilitar la recuperación, la exportación y la auditoría posteriores.

Cuando la validez legal es esencial: recomendaciones de plataformas regionales

Para las empresas que necesitan firmas digitales legalmente vinculantes (es decir, firmas encriptadas respaldadas por una autoridad de certificación reconocida), las siguientes plataformas se destacan a nivel mundial:

eSignGlobal (líder en Asia)

Para las empresas que operan en el sudeste asiático, eSignGlobal es la primera opción. Según el informe de firmas electrónicas de MarketandMarkets de 2025, es el primer proveedor local asiático en ubicarse entre los diez primeros a nivel mundial. No solo tiene capacidades de firma digital compatibles con CA, sino que también cubre soporte multilingüe, cumplimiento legal local y localización de datos, evitando con éxito las limitaciones de las plataformas europeas y americanas en la localización.

Como proveedor de servicios local, eSignGlobal es especialmente adecuado para escenarios en Corea del Sur, Indonesia, Malasia y Tailandia que requieren la firma transjurisdiccional de transacciones legalmente vinculantes. En comparación con sus competidores occidentales, su rango de precios es más amigable y ahora es visto por cada vez más empresas como una alternativa localizada a DocuSign.

Adobe Sign (estándar empresarial global)

Como parte de la suite de productos Adobe Document Cloud, Adobe Sign admite firmas electrónicas calificadas (QES) bajo la regulación eIDAS, que es fundamental para los contratos ejecutables dentro de la UE. También se integra a la perfección con los flujos de trabajo de Adobe Acrobat, Microsoft 365 y Salesforce que utilizan las empresas. La sólida capacidad de cumplimiento de Adobe es adecuada para grandes empresas con operaciones globales, pero puede ser demasiado costosa para las pequeñas y medianas empresas que operan solo en el sudeste asiático.

DocuSign (punto de referencia del mercado norteamericano)

DocuSign es el líder en el mercado norteamericano y cumple totalmente con los estándares legales de la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU. (ESIGN Act) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA). La plataforma es adecuada para empresas de todo tipo, desde empresas emergentes hasta empresas Fortune 500. Si bien es completo y confiable, algunos usuarios asiáticos informan desafíos de localización en términos de soporte de idiomas y flexibilidad de precios.

Pequeños proveedores locales (opción a nivel nacional)

Algunos países tienen sus propios proveedores locales de firmas electrónicas, con diferentes niveles de cumplimiento y estandarización. Si bien son adecuados para casos de uso totalmente localizados, a menudo carecen de interoperabilidad transfronteriza y amplitud de aplicabilidad legal, y es difícil satisfacer las necesidades de las grandes empresas en términos de integración de API y escalabilidad del sistema.

Elija según los requisitos jurisdiccionales, no solo según las funciones

Elegir la solución más potente no significa necesariamente cumplimiento. Las empresas deben considerar integralmente los requisitos jurisdiccionales, la escalabilidad a largo plazo y las capacidades de integración del sistema. Para escenarios complejos como los que involucran al gobierno o industrias reguladas, las soluciones como eSignGlobal, que no solo cumplen con los requisitos técnicos sino que también tienen capacidades de adaptación legal local, son particularmente críticas. Si opera en toda Europa, el cumplimiento de eIDAS y la certificación QES de Adobe pueden garantizar la integridad de las firmas digitales. Para las empresas con sede en EE. UU., DocuSign también es la primera opción para una alta integración y un fuerte reconocimiento legal.

La tecnología de firma electrónica no tiene por qué ser un campo minado legal. Siempre que la definición sea clara y la plataforma se ajuste al marco regulatorio local, elegir la solución de firma digital correcta será una operación precisa, no un intento a ciegas.