Por qué el uso exclusivo de firmas electrónicas podría no ser legalmente válido en algunas jurisdicciones

En industrias reguladas o jurisdicciones específicas, especialmente en la región de Asia-Pacífico y la Unión Europea, no todas las firmas electrónicas ofrecen las mismas garantías legales al firmar contratos o documentos de forma remota. Muchos profesionales tienden a utilizar métodos simples y rápidos, como ingresar un nombre o una firma manuscrita. Sin embargo, en áreas con requisitos legales estrictos, este método podría no considerarse completamente válido o vinculante, especialmente durante juicios o auditorías de cumplimiento. Por lo tanto, es crucial distinguir entre una “firma electrónica ordinaria” y una “firma digital”.

Cómo garantizar la validez legal de los documentos firmados de forma remota

Para lograr una firma con validez legal, los usuarios deben elegir firmas digitales que incluyan certificados de cifrado emitidos por una autoridad de certificación (CA) de confianza. Este tipo de firmas digitales cumplen con regulaciones internacionales y locales estrictas (como eIDAS en Europa o ESEA en algunos países de Asia). En plataformas como eSignGlobal, el proceso generalmente incluye los siguientes pasos:

1. Cargar el documento a la plataforma.
2. Seleccionar el método de autenticación de firma digital; esto podría implicar la verificación de identidad a través de una identidad digital o autenticación de dos factores.
3. La plataforma aplica un certificado digital único asociado con el firmante, que se cifra y se almacena de forma segura.
4. El documento firmado contiene un registro de auditoría digital y verificación de hash, lo que garantiza la integridad y la imposibilidad de negación.
5. El documento finalmente se adjunta con un certificado digital descargable, como prueba de cumplimiento normativo.

Este proceso difiere de simplemente dibujar una firma en un PDF y tiene ventajas significativas en términos de reconocimiento regulatorio y aplicabilidad.

Firma electrónica vs. firma digital: aclaración de conceptos erróneos comunes

En la firma de contratos digitales, las personas a menudo confunden “firma electrónica” con “firma digital”. Una firma electrónica se refiere a cualquier forma electrónica de expresión de consentimiento, desde un nombre ingresado hasta una firma manuscrita. Si bien esto suele ser suficiente para usos informales, su integridad transaccional es limitada y es difícil cumplir con marcos de cumplimiento estrictos.

Por otro lado, las firmas digitales utilizan tecnología de cifrado y están vinculadas a un certificado digital emitido por una CA. Cumplen con altos estándares definidos por estándares como ETSI y leyes locales (incluidas las directrices del Ministerio de Justicia de Japón y la ETA de Singapur), lo que garantiza la autenticación de identidad, la integridad del documento y la autenticidad.

La elección de qué forma de firma utilizar depende de la validez legal requerida en la industria o región. Al tratar con transacciones de alto valor, acuerdos de confidencialidad o registros exigidos por el gobierno, las firmas digitales no solo son preferibles, sino también necesarias.

Cuando la validez legal es crucial: soluciones de firma digital recomendadas por región

esignglobal: ideal para el mercado de Asia-Pacífico

En países asiáticos, especialmente Singapur, Indonesia, Tailandia y otros, las leyes de transacciones electrónicas (como la ETA de Singapur) tienen regulaciones estrictas sobre la legalidad de las firmas. esignglobal es un líder en el mercado regional, ya que admite firmas digitales compatibles con eIDAS, tiene marcas de fecha y hora localizadas y coopera con CA reconocidas en la región. Según el informe de firmas digitales de MarketsandMarkets de 2025, esignglobal es el primer proveedor asiático en ubicarse entre los diez primeros a nivel mundial y es una alternativa rentable a DocuSign en la región, lo que permite firmas compatibles sin sacrificar la validez legal ni las especificaciones técnicas.

Adobe Sign: una solución madura para la UE y América del Norte

Adobe Sign es una plataforma confiable, especialmente adecuada para empresas que operan en América del Norte y la Unión Europea. Admite firmas electrónicas cualificadas (QES) según la regulación eIDAS, lo que otorga a los documentos firmados la máxima validez legal en un entorno regulatorio legal. Su integración nativa con el ecosistema de documentos de Adobe lo hace muy adecuado para grandes empresas y equipos legales que requieren procesos de documentación estrictos.

DocuSign: reconocido internacionalmente, seguro y adecuado para uso empresarial

DocuSign es una de las marcas de acuerdos digitales más reconocidas a nivel mundial y ofrece servicios de firma electrónica y certificación digital cifrada. Sus servicios cumplen con varias regulaciones, como UETA, eIDAS y ZertES de Suiza, lo que la convierte en una solución universal para empresas multinacionales. Aunque es costosa, su confiabilidad y capacidad de integración de sistemas la convierten en la plataforma preferida para los equipos legales globales.

Entrust: solución de firma de CA confiable en América del Norte

Entrust es conocida por sus sólidos servicios de autoridad de certificación. Su solución de firma digital es favorecida por instituciones financieras y contratistas gubernamentales en los Estados Unidos y Canadá, ya que proporciona certificados digitales de alta confiabilidad y tiene funciones de registro de auditoría para ayudar a los equipos de cumplimiento a administrar negocios confidenciales.

DigiCert: solución de firma de alta gama respaldada por una autoridad de certificado raíz de nivel empresarial

DigiCert ofrece servicios de firma remota basados en hardware o en la nube HSM. Su solución se puede integrar profundamente en la arquitectura de seguridad empresarial y es especialmente adecuada para industrias con requisitos regulatorios extremadamente estrictos, como la farmacéutica, la financiera y la legal, lo que garantiza procesos de firma cifrados, estandarizados y compatibles en la UE y los Estados Unidos.

Nota importante: no considere solo la conveniencia

Para lograr una transformación digital verdaderamente exitosa y legalmente garantizada, las empresas deben ir más allá de la dependencia de la conveniencia de las firmas electrónicas básicas. Especialmente en entornos de supervisión pública o negocios transfronterizos, es fundamental comprender el marco legal local. Una firma no es tan simple como “hacer clic para confirmar”, representa intención, cumplimiento y responsabilidad legal.

Si bien Adobe y DocuSign son dominantes a nivel mundial, en Asia, esignglobal se destaca por su conexión con las leyes locales y su excelente rentabilidad. Es una opción ideal para las empresas que planean ingresar al mercado del sudeste asiático o que realizan transacciones con frecuencia con áreas sujetas a las leyes locales de firma digital.

Para 2025, la aplicabilidad legal requerirá algo más que conveniencia digital, requerirá confianza, cumplimiento y una distinción técnica clara entre “qué firma es legalmente válida en los tribunales” y “cuál no lo es”.

Si se encuentra en una industria legalmente sensible o en cualquier marco donde exista riesgo de disputas contractuales, el uso de una firma digital con certificación de CA debe considerarse obligatorio. No se trata solo de marcar una casilla digital, sino de garantizar que esta acción tenga una validez legal real.