¿Cómo cumplir con los contratos laborales electrónicos para empresas chinas en Vietnam? Interpretación del Decreto 337 de Vietnam y plan de implementación de esignglobal

El 1 de julio de 2026, la Plataforma Nacional de Contratos Laborales Electrónicos de Vietnam (National Electronic Labor Contract Platform, NELCP) se lanzará oficialmente. De acuerdo con el Decreto No. 337/2025/ND-CP promulgado por el gobierno vietnamita el 24 de diciembre de 2025, a partir de esa fecha, todos los contratos laborales firmados electrónicamente en Vietnam deben ser firmados digitalmente y certificados con sello de tiempo por un proveedor de servicios de eContract con licencia, y sincronizados con la plataforma NELCP dentro de las 24 horas posteriores a la firma de la última parte para obtener un número de contrato único.

Para las empresas chinas que operan en Vietnam, ahora es un período crítico para evaluar los flujos de trabajo de firma digital y conectarse con proveedores de servicios compatibles.

Tres leyes respaldan el marco de cumplimiento

El sistema de cumplimiento de los contratos laborales electrónicos vietnamitas está compuesto por tres documentos legales.

El Decreto No. 337/2025/ND-CP es la base de implementación más directa, con un total de 5 capítulos y 30 artículos, que estipulan los estándares de ciclo de vida completo de los contratos electrónicos desde la creación, la verificación de identidad, la firma digital, la vinculación de la marca de tiempo hasta la sincronización de la plataforma. Entró en vigor el 1 de enero de 2026, y las reglas de firma de contratos electrónicos se aplicarán oficialmente a partir del 1 de julio de 2026.

La Ley de Transacciones Electrónicas de 2023 (Law No. 20/2023/QH15) entró en vigor oficialmente el 1 de julio de 2024, otorgando a las firmas digitales la misma validez legal que las firmas en papel, que es la base principal para el reconocimiento judicial de los contratos laborales electrónicos.

El Decreto No. 13/2023/ND-CP (Decreto de Protección de Datos Personales, PDPD) requiere que todos los procesos de firma de contratos electrónicos que involucren datos personales de los empleados cumplan con las regulaciones de protección de datos personales de Vietnam, incluidos los métodos de almacenamiento de datos, los permisos de acceso y las medidas de seguridad.

¿Qué es NELCP y por qué es necesario unirse?

NELCP es una base de datos central nacional de contratos laborales electrónicos administrada por el Ministerio del Interior de Vietnam (Ministry of Home Affairs, MoHA), establecida de conformidad con el Decreto No. 137/2024/ND-CP promulgado el 23 de octubre de 2024.

La función principal de NELCP es asignar automáticamente un número de identificación único a cada contrato electrónico presentado. Este número servirá como índice unificado para la recuperación, verificación, informes laborales y solicitudes de permisos de trabajo posteriores.

El Decreto 337 exige explícitamente que los empleadores sean responsables de la gestión legal del ciclo de vida completo de los contratos laborales electrónicos, incluido el almacenamiento seguro de los datos del contrato, la declaración precisa de la información laboral, la cooperación con los proveedores de servicios de eContract con licencia y la notificación oportuna en caso de incidentes de seguridad o datos. Cabe destacar que el Decreto 337 no ha derogado los contratos laborales en papel. La legislación vietnamita anima a las empresas a utilizar contratos electrónicos en lugar de contratos en papel, pero no obliga a la cancelación de los contratos en papel. Esto significa que las empresas pueden avanzar en la digitalización por etapas según sus necesidades reales, sin necesidad de una migración total única.

Proceso de firma conforme: cuatro pasos clave

De acuerdo con el Artículo 6 del Decreto 337 y los requisitos de implementación relacionados, un contrato laboral electrónico vietnamita conforme debe completar los siguientes pasos.

Verificación de identidad: El empleador y el empleado deben completar la verificación de identidad a través de eKYC (verificación electrónica de identidad) o una cuenta VNeID de segundo nivel. Los empleados extranjeros utilizan un pasaporte válido y documentos de visa como materiales de verificación de identidad.

Firma digital y marca de tiempo: Ambas partes deben completar la firma digital dentro del sistema eContract, y cada firma debe ir acompañada de una marca de tiempo confiable para registrar con precisión el momento de la firma, asegurando que el comportamiento de la firma no pueda ser negado y que la alteración posterior a la firma pueda ser detectada. La base técnica de la firma digital depende de los certificados digitales CA (emitidos por una autoridad de certificación autorizada por Vietnam). Al seleccionar un proveedor de servicios de eContract, las empresas deben confirmar si los tipos de certificados CA que admite cumplen con los requisitos de cumplimiento de la Ley de Transacciones Electrónicas de Vietnam.

Autenticación de mensajes de datos del proveedor de servicios: El proveedor de servicios de eContract con licencia debe realizar la autenticación de mensajes de datos para esta transacción electrónica, que es un paso clave para que el contrato tenga validez legal.

Sincronización con NELCP en 24 horas: Después de que la última parte complete la firma, el proveedor de servicios de eContract debe cargar los datos del contrato a la plataforma NELCP dentro de las 24 horas, y la plataforma asignará una identificación de contrato única.

Proveedores de servicios de eContract principales como referencia (hasta marzo de 2026)

Para que los contratos electrónicos cumplan con los requisitos del Decreto 337, las empresas deben completar la firma y la conexión a la plataforma a través de un proveedor de servicios de eContract calificado. Los siguientes son los principales proveedores de servicios de cumplimiento en el mercado vietnamita.

Elementos clave de confirmación al seleccionar un proveedor de servicios: si el proveedor de servicios tiene la capacidad de conexión API estandarizada con la plataforma NELCP y si los tipos de certificados CA admitidos están autorizados por los departamentos competentes de Vietnam, estos son requisitos previos necesarios para que el contrato obtenga una identificación única y tenga plena validez legal.

esignglobal: Una solución transfronteriza para empresas chinas para abrir la conexión de certificados CA de Vietnam

Para las empresas chinas con fábricas, sucursales o equipos expatriados a largo plazo en Vietnam, la implementación del cumplimiento de los contratos laborales electrónicos enfrenta dos obstáculos reales: uno es cómo obtener certificados digitales CA que cumplan con los requisitos del Decreto 337 en Vietnam; el segundo es cómo integrar la firma, el archivo y el sistema de recursos humanos de la sede de los contratos vietnamitas en un flujo de trabajo administrable.

esignglobal (plataforma internacional de eSign) ha establecido una cooperación a nivel de certificado con instituciones CA locales vietnamitas como VNPT-CA. Las empresas chinas que operan en Vietnam pueden completar la adquisición de certificados digitales CA y la conexión de cumplimiento a través de esignglobal, y al mismo tiempo utilizar la interfaz de administración china para rastrear de manera unificada el estado de la firma, los registros de archivo y los recordatorios de vencimiento de los contratos laborales vietnamitas, evitando la desconexión de información entre la sede y el equipo comercial vietnamita debido a las diferencias de idioma y sistema.

En comparación con la conexión directa con instituciones CA locales vietnamitas como VNPT-CA, las principales ventajas de la implementación a través de esignglobal son: un equipo de entrega con experiencia en cumplimiento transfronterizo, la capacidad de API para conectarse con los sistemas existentes de la sede y una interfaz de administración china que cubre todo el ciclo de vida del contrato.

¿Cómo deben prepararse las empresas chinas en Vietnam?

Evaluar el cumplimiento de la firma del sistema de recursos humanos existente. Verifique si el sistema de administración de recursos humanos que se utiliza actualmente admite firmas digitales, marcas de tiempo y conexión API con proveedores de servicios de eContract. Si utiliza un sistema de desarrollo propio, debe completar el desarrollo y las pruebas de la interfaz antes del 1 de julio de 2026.

Completar la digitalización de la identidad tanto de la empresa como de los empleados. El representante legal de la empresa y el responsable de recursos humanos autorizado deben tener un certificado digital de empresa válido. El lado del empleado debe completar la vinculación de la cuenta secundaria VNeID o completar la verificación de identidad a través del proceso eKYC proporcionado por el proveedor de servicios.

Verificar la estructura de metadatos de las plantillas de contrato. El Decreto 337 requiere que los contratos electrónicos contengan campos de metadatos específicos para que la plataforma NELCP los lea y verifique. Las plantillas de contrato existentes deben ajustarse en formato de acuerdo con los requisitos del anexo del decreto.

Completar las pruebas de sandbox con el proveedor de servicios lo antes posible. La plataforma NELCP debe lanzarse oficialmente antes del 1 de julio de 2026, pero los detalles de las especificaciones técnicas de la plataforma aún se están mejorando continuamente. Se recomienda que las empresas inicien las pruebas de integración con el proveedor de servicios seleccionado con anticipación y reserven suficiente tiempo de depuración.

¿Por qué vale la pena priorizar los contratos electrónicos?

Desde una perspectiva operativa práctica, el Decreto 337 mejora significativamente la certeza legal de los contratos laborales electrónicos vietnamitas: la combinación de firmas digitales, marcas de tiempo confiables y la certificación de proveedores de servicios con licencia fortalece la validez del contrato como evidencia, lo que facilita probar la existencia del contrato, el tiempo de firma y la intención del contrato en las disputas laborales; la identificación única del contrato realiza el seguimiento integrado del contrato y los anexos, las notificaciones de cambio, lo que reduce el riesgo de administración de versiones.

Para las empresas chinas que operan en varios lugares, la administración unificada de los registros de empleo locales a través de la plataforma de contratos laborales electrónicos también puede realizar el intercambio de datos con los procesos gubernamentales, como las solicitudes de permisos de trabajo y los informes laborales, lo que reduce la presentación repetida. El lanzamiento de la plataforma NELCP es esencialmente proporcionar a las empresas un estándar de administración de contratos que puede ser adoptado directamente por el sistema administrativo laboral vietnamita.

Si desea saber cómo esignglobal apoya a las empresas en la implementación del cumplimiento de los contratos electrónicos en Vietnam, póngase en contacto con nuestro equipo de soluciones.