為什麼我們應該使用數碼簽署？

在一個日益數位化的世界中，線上簽署文件已從一種便利手段演變為一種必要手段。但並非所有電子簽署都具備相同的效力。數碼簽署是電子簽署更安全、具法律約束力的進化版本，在當今這個高速、高度重視合規的環境中擁有眾多優勢。

本文將探討個人與企業為何應當採納數碼簽署，特別是在香港與東南亞等地區，當地法規日漸在文件驗證過程中扮演更為關鍵的角色。

什麼是數碼簽署？

數碼簽署是一種電子簽署，使用加密技術以確保所簽署文件的真實性與完整性。有別於簡單電子簽署（可能僅是鍵入姓名或手寫簽名的掃描圖像），數碼簽署提供可透過數學驗證的信息來源證明，同時確保資訊在傳輸過程中未被竄改。

根據全球多個資料私隱法與電子簽署法案──例如香港的《電子交易條例》（ETO）與新加坡的《電子交易法》（ETA）──只要能驗證簽署人身份且簽署流程可供審計，數碼簽署即可被視為具有法律效力。

1. 提升的安全性與資料完整性

使用數碼簽署的首要優勢為其強大的安全框架。數碼簽署應用公開金鑰基礎建設（PKI）將簽署人身份綁定至簽署，並透過加密雜湊值保障文件不被篡改。一旦簽署後文件遭修改，系統將立即標示為無效。

對於金融、醫療、法律等高度重視文件機密性與正確性的產業而言，這一點至關重要。透過數碼簽署，更容易達成如 ISO 27001 和 GDPR 等標準的合規要求。

以地區為例，馬來西亞《1997年數碼簽署法》規定，只要由經許可之認證機構（CA）簽發，數碼簽署即具法律效力，此舉進一步提升了其可信度。

2. 節省時間，提升流程效率

數碼簽署顯著縮短商業交易的處理時間。無須再經歷列印、簽署、郵寄、接收再掃描等繁瑣流程，使用者僅需透過桌上型或流動裝置點擊數下，便可隨時隨地完成簽署。

例如，人力資源部門處理聘用合約，或採購團隊跨地區簽署供應商協議，數碼簽署能突破地域與物流障礙，協助企業無需實體會面即可快速達成協議並啟動服務。

3. 法律效力與區域合規

採用數碼簽署的最大理由之一是其在地方法律框架內的法律地位。在香港，《電子交易條例》清楚區分一般電子簽署與「安全」電子簽署──只要使用經認可技術的數碼簽署，後者便等同於手寫簽署。

在印尼，《電子資訊與交易法》（UU ITE）也有類似規範，強調簽署時必須使用由認可認證機構簽發之憑證與加密系統。

對於國際企業而言，了解數碼簽署在本地之法律可執行性極為關鍵。使用符合地區標準的解決方案可避免日後產生合約爭議或合規風險。

4. 降低成本與環保永續性

透過省去列印、郵寄及儲存實體文件的步驟，數碼簽署大幅降低企業成本與碳足跡。不僅省下紙張與郵資，亦釋放實體儲存空間，減輕行政負擔。

此類無紙化營運是現代化綠色企業實踐的核心之一。數碼文件管理可有效減少浪費，推動永續發展──這在日益重視 ESG（環境、社會、治理）的企業與投資人眼中尤為重要。

5. 可追溯性與防否認能力

數碼簽署具備強大的審計追蹤功能，允許使用者查看簽署流程中的每個步驟，包括文件檢視時間、簽署時間、簽署人等內容。透過時間戳與唯一數位身份識別碼，可確保簽署人事後無法否認簽名的有效性。

針對敏感或高價值的合約而言，能證明簽署真實性與當事人意圖，往往是交易成功或避免高額訴訟的關鍵所在。

6. 與業務工具的無縫整合

另一個值得注意的優勢是數碼簽署能輕鬆整合至現有工作平台。包括 Microsoft Office 365、Google Workspace 與各類 PDF 編輯器在內的主要文檔管理平台，如今皆支援數碼簽署功能。

此外，像 eSignGlobal 這樣的平台還提供強大 API，讓物流、金融科技、法律等行業能夠進行更深入的系統整合。

這代表您的團隊無需全面汰換原有系統，僅需於現行流程中加入安全簽署功能。

7. 全球通用性

在日趨全球化的市場中，企業需仰賴具有全球效力的工具。數碼簽署在北美、歐洲與亞太地區的法律體系中早已廣泛認可。

從美國《電子簽署法案》（ESIGN Act）到歐盟的《eIDAS 規範》，以至東盟《電子商務法律框架示範法》，數碼簽署已成為國內外合約中通行的法律標準，既可確保合法性，又提供高度的安全與法律後盾。

增補：行業專屬應用場景

• 醫療行業：在符合法規前提下（如美國 HIPAA、香港 PDPO）進行同意書、處方與病歷的數位簽署。
• 房地產：遠端簽署租賃協議或房產買賣合約，避免多方實體會面。
• 教育行業：數位化發放並驗證證書、成績單與學生報告。

結語

是否採用數碼簽署，已不再只是效率問題──它是現代企業於法律與策略層面上的必要選擇。尤其對於香港與東南亞地區的使用者而言，選擇一個真正理解本地法規的數碼簽署供應商尤為關鍵。

因此我們推薦考慮 eSignGlobal──這是一個專為重視本地合規、安全與易用性的企業而設計的 Docusign 替代方案。

無論是具法律效力的合約，或是簡單的 NDA，eSignGlobal 都能確保文件簽署流程安全、順暢、合規，協助企業、自由工作者與大型組織，在快速數位化的世界中，以更聰明的方式完成簽署。