使用 DocuSign 處理 RC145 (請求關閉商業號碼帳戶)

理解 RC145 和電子簽署在業務關閉中的應用

在商業管理領域，關閉業務號碼帳戶是企業家和公司結束營運的關鍵步驟。對於加拿大企業來說，RC145 表格——正式名稱為「Request to Close Business Number (BN) Accounts」（請求關閉業務號碼 (BN) 帳戶）——是通知加拿大稅務局 (CRA) 此意圖的主要文件。此過程確保符合稅務義務，並在關閉後避免不必要的行政負擔。

什麼是 RC145？

RC145 表格是一份簡單卻至關重要的 CRA 文件，用於請求停用業務號碼 (BN) 帳戶。BN 是 CRA 為稅務相關活動分配的唯一識別符，包括 GST/HST、工資和進出口帳戶。企業在停止營運、銷售資產或轉移責任時提交 RC145，以避免不活躍帳戶的罰款。

表格中的關鍵細節包括：

• 業務資訊（名稱、BN、地址）。
• 關閉原因（例如，解散、合併）。
• 有效關閉日期。
• 後續聯繫細節。

透過郵件或傳真手動提交 RC145 可能耗時，尤其對於遠端團隊或國際利益相關者。這就是像 DocuSign 這樣的電子簽署平台發揮作用的地方，它將基於紙張的過程轉變為安全、數碼化的工作流程。

加拿大電子簽署法規

加拿大的電子簽署框架強大且對企業友好，主要受《個人資訊保護和電子文件法 (PIPEDA)》以及省級等效法規（如安大略省的《電子商立法》）管轄。在聯邦層面，根據《統一電子商立法 (UECA)》（大多數省份已採用），電子簽署在法律上等同於濕墨簽名。

對於像 RC145 這樣的官方 CRA 表格，該機構明確接受透過其線上入口或授權電子簽署工具的電子提交，前提是它們符合可靠性標準：

• 意圖和同意：簽署者必須證明明確的意圖（例如，透過輸入姓名或點擊簽名）。
• 記錄完整性：文件在簽名後必須保持不變，並附有審計追蹤。
• 安全性：使用加密和身份驗證方法，如基於知識或生物識別驗證。

CRA 指南強調，電子簽署在上下文中必須「可靠」——這意味著低風險的行政表格如 RC145 很容易符合，而高風險合約則需要公證印章。這與全球標準一致，但優先考慮 PIPEDA 下的資料隱私，要求安全處理個人資訊。使用電子簽署處理 RC145 的企業受益於更快的處理速度，CRA 可以幾天內審查數碼提交，而不是幾週。

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使用 DocuSign 簡化 RC145 提交

DocuSign 作為領先的電子簽署平台，為加拿大企業提供無縫處理 RC145 提交的方式，減少行政開銷。從準備到 CRA 交付，整個過程利用 DocuSign 的核心功能，如模板、審計追蹤和集成，確保合規性和效率。

使用 DocuSign 處理 RC145 的逐步指南

1. 準備文件：從 CRA 網站 (cra-arc.gc.ca) 下載 RC145 表格。手動填寫基本細節，或使用 DocuSign 的可填充欄位從集成 CRM 系統（如 Salesforce）自動填充業務資訊。

2. 上傳並設定簽署工作流程：在 DocuSign eSignature（個人計劃起價 $10/月）中上傳 PDF。指定簽署者——通常是企業所有者或授權代表。添加電子簽署、日期和首字母欄位。對於多方關閉（例如，合夥企業），按順序路由以確保所有各方審查。

3. 增強安全性和合規性：應用與 CRA 一致的功能：

   • 存取代碼：要求簽署者使用 PIN 進行身份驗證。
   • 身份驗證 (IDV) 附加組件：為更高保障，啟用 SMS 或基於知識的檢查（按計量額外收費）。
   • 審計追蹤：DocuSign 自動生成完成證書，帶時間戳以滿足 PIPEDA 的記錄保存要求。

4. 發送和追蹤：透過電子郵件或 SMS 發送。簽署者透過安全連結存取——無需帳戶。實時追蹤狀態；如果出現延誤，提醒會自動跟進。

5. 提交給 CRA：一旦簽署，下載帶有嵌入證書的信封 PDF。透過電子郵件或上傳到 CRA 的「Represent a Client」入口。DocuSign 與 Google Workspace 或 Microsoft 365 的集成簡化了此過程。

業務關閉流程的好處

根據行業基準，使用 DocuSign 處理 RC145 可將關閉速度加快 70-80%，相比傳統方法。標準計劃（每年 $25/用戶/月）包括重複表格的模板，而 Business Pro（$40/用戶/月）添加批量發送功能，用於多個帳戶關閉。對於企業，高級解決方案提供 SSO 和治理，適合合規性要求高的公司。

然而，信封限制適用（例如，年度計劃 100/年/用戶），API 用戶可能需要開發者計劃（$600/年入門）。在加拿大，DocuSign 的 ESIGN/UETA 合規性無縫擴展到 PIPEDA，但跨境團隊應注意 SMS 交付的附加成本。

潛在挑戰包括非技術熟練用戶的初始設定和隨量增加的成本。總體而言，它是處理 RC145 的可靠選擇，最大限度減少業務收尾中的錯誤。

比較領先電子簽署平台用於 RC145 等業務表格

在評估用於行政任務如 RC145 的電子簽署工具時，企業會權衡定價、合規性、易用性和區域支持等因素。以下是基於 2025 年公開資料的 DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign 的一部分）的中立比較。

此表格突出了權衡：DocuSign 在強大工作流程中表現出色，而替代方案提供負擔能力或簡單性。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 提供以 PDF 為中心的途徑，適合表格密集型過程如 RC145。與 Acrobat 集成，它允許應用內簽署和自動化工作流程。定價起步低，但企業功能會累加。它透過 PIPEDA 在加拿大合規，並提供強大的行動支持。

eSignGlobal 亮點

eSignGlobal 以其在 100 多個主流國家的全球合規性脫穎而出，在亞太 (APAC) 地區特別具有優勢。APAC 電子簽署面臨碎片化、高標準和嚴格法規，與北美更注重框架的 ESIGN/eIDAS 模式形成對比。在 APAC，標準強調「生態系統集成」方法，需要與政府到企業 (G2B) 數碼身份的深度硬體/API 級集成——遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明。

eSignGlobal 在全球範圍內與 DocuSign 和 Adobe Sign 直接競爭，包括北美，透過無座位費模式的競爭定價。Essential 計劃每年 $299（約 $24.9/月）允許發送多達 100 個電子簽署文件、無限用戶座位，以及透過存取代碼驗證——同時保持高合規性和成本效益。它無縫集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，使其適合處理 RC145 等表格的同時開展 APAC 營運的跨境企業。

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HelloSign 和其他競爭者

HelloSign（現為 Dropbox 下的品牌）專注於中小企業的簡單性。以 $15/用戶/月的價格，它處理基本的 RC145 簽署，使用易用模板和團隊協作，儘管缺乏 DocuSign 的高級自動化。

電子簽署選擇的最終思考

對於加拿大企業透過 DocuSign 簡化 RC145，該平台的可靠性在合規、高效關閉中閃耀。作為替代方案，Adobe Sign 適合 PDF 工作流程，而 HelloSign 提供 SMB 便利。對於區域合規需求，尤其是多元化市場，eSignGlobal 作為平衡、成本效益高的選擇脫穎而出。根據您的規模和地理位置評估，以實現最佳匹配。