如何使用 DocuSign 「Note」標籤向簽署者提供指示？

簡化電子協議中的簽署者指導

在快節奏的數位交易世界中，清晰的溝通是確保順暢電子簽名流程的關鍵。DocuSign 的「Note」標籤提供了一種簡單而有效的方式來指導簽署者瀏覽文件，減少混淆和錯誤。此功能允許發送者直接在文件上添加上下文說明，從而提升使用者體驗，而不會干擾主要內容。

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如何使用 DocuSign 「Note」標籤提供簽署者說明

DocuSign 的「Note」標籤是輕量級的註釋，以不可編輯的文字框形式出現在文件上。它們非常適合為簽署者提供逐步指導、解釋或提醒，例如突顯審閱條款的位置或輸入特定資訊的位置。與簽名或首字母標籤不同，Note 不需要簽署者採取行動——它們僅用於告知和引導。此功能適用於 DocuSign 的 Personal、Standard、Business Pro 及更高計劃，使其適合各種規模的企業。

添加 Note 標籤的逐步指南

1. 準備您的文件：首先在 DocuSign 中上傳您的協議或表單。登入您的 DocuSign 帳戶，選擇「New」> 「Send an Envelope」，然後上傳 PDF 或 Word 文件。確保文件採用支援標籤放置的格式。

2. 存取標籤面板：文件在創作視圖中載入後，在右側邊欄查找「Tabs」選單。在「Other」或「Special」類別下，找到「Note」標籤圖示——它類似於對話氣泡或便條。將它拖放到頁面上的所需位置。

3. 自訂 Note 內容：點擊放置的 Note 標籤進行編輯。輸入您的指導文字，例如「請在簽署前審閱此處的付款條款」或「在下面的欄位中輸入您的全名法定名稱」。保持說明簡潔（最多 500 個字符）以便閱讀。您可以透過屬性面板調整字體大小、顏色和對齊方式，以提高可見性。

4. 定位和分層 Note：Note 可以放置在頁面的任何位置，如果需要，可以覆蓋文字，但避免遮擋關鍵內容。使用拖動柄重新定位。對於多頁文件，在相關部分添加 Note——DocuSign 會自動推進簽署者瀏覽頁面，因此上下文 Note 會在正確的時間出現。

5. 分配給特定收件人：在「Recipients」部分，將 Note 分配給特定簽署者（例如，「Buyer」或「Witness」）。這確保說明僅對他們可見，從而個人化體驗。如果是通用說明，則保持未分配狀態，以便所有查看者看到。

6. 預覽和測試：發送前，使用「Preview」模式模擬簽署者的流程。檢查 Note 在桌面、行動裝置或平板上的顯示效果——DocuSign 針對響應式設計進行了優化。透過扮演簽署者角色進行測試，以確認清晰度。

7. 發送和追蹤：最終確定信封並發送。簽署者在導航時會看到 Note，通常會突顯顯示或彈出。透過 DocuSign 儀表板追蹤完成情況，在更高計劃中，您可以透過審計日誌查看說明是否已被查看。

Note 使用的的最佳實踐

從業務角度來看，Note 可以顯著降低簽署者流失率，在電子簽名流程中，由於混淆導致的流失率約為 20-30%。例如，在房地產交易中，像「在附件部分上傳資金證明」這樣的 Note 可以簡化合規性。每頁限制 3-5 個 Note 以避免過載。在 Business Pro 計劃中，與條件欄位整合以實現動態說明，例如僅在選擇「是」時顯示 Note。

常見陷阱包括模糊的措辭——選擇行動導向的語言——以及忽略行動使用者，在行動裝置上 Note 可能調整大小不當。根據行業基準，企業報告稱，使用良好放置的 Note 可將完成時間縮短高達 40%。對於使用範本的團隊，儲存帶有預置 Note 的文件以標準化流程。

在金融或醫療等受監管行業中，Note 透過提供可追溯的指導來幫助滿足文件要求，而不會更改核心協議。始終審閱法律準確性，因為 Note 是審計軌跡的一部分。

此功能在協作環境中大放異彩，在那裡多個簽署者需要順序說明。總體而言，掌握 Note 標籤使發送者能夠建立直觀、無錯誤的簽名體驗，從而提升日常營運效率。

探索 DocuSign 及其生態系統

DocuSign 是電子簽名解決方案的領導者，每年處理超過 10 億筆交易，提供強大的工具以實現安全、合規的簽名。公司成立於 2003 年，提供從 Personal（$10/月）到 Enterprise（自訂）的計劃，強調基於信封的工作流程、API 整合以及附加功能如身份驗證。主要優勢包括與 Salesforce 等 CRM 系統的無縫整合，以及支援 ESIGN 和 eIDAS 的全球合規框架。

雖然 DocuSign 在可擴展性方面表現出色，但其按座位定價和信封限制可能會為更大團隊增加成本，從而促使評估替代方案。

Adobe Sign：電子簽名領域的強大競爭者

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，專注於與 PDF 工作流程和創意工具的無縫整合。它針對企業提供批量發送、行動簽名和進階分析等功能。定價從個人使用者約 $10/使用者/月開始，團隊版擴展至 $40+/使用者/月，強調 ISO 27001 等安全認證。它特別因其創作工具而備受推崇，允許輕鬆添加表單欄位和類似於 DocuSign Note 的說明。

Adobe Sign 的生態系統與 Acrobat 緊密結合，用於文件準備，使其非常適合創意或法律團隊，儘管與 DocuSign 的拖放簡單性相比，可能需要更多設定來實現自訂說明。

eSignGlobal：針對全球和區域合規性量身訂製

eSignGlobal 作為一名多才多藝的參與者，支援全球超過 100 個主流國家的合規性。它在亞太（APAC）地區具有強大優勢，在該地區電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規。與美國（ESIGN）或歐盟（eIDAS）的框架方法不同，後者依賴於電子郵件驗證或自我聲明等廣泛指南，APAC 要求「生態系統整合」解決方案。這涉及與政府對企業（G2B）數位身份的深度硬體和 API 級整合，提高了遠超西方標準的技術壁壘——例如，為法律有效性強制連結國家 ID 系統。

eSignGlobal 透過原生支援香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等工具來應對這一挑戰，確保在多樣化的 APAC 市場中可執行的簽名。全球範圍內，包括美洲和歐洲，它透過競爭性定價和功能與 DocuSign 和 Adobe Sign 直接競爭。Essential 計劃僅需 $16.6/月（相當於 $199/年），允許發送多達 100 個電子簽名文件、無限使用者座位，以及透過存取碼驗證——所有這些都建立在合規基礎上。這種成本效益，加上無按座位費用，使其對擴展團隊具有吸引力，而 AI 驅動工具如合約摘要則在不增加額外成本的情況下增添價值。

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HelloSign：適用於中小型企業的簡易解決方案

HelloSign 現隸屬於 Dropbox，優先考慮使用者友好的介面，並為基本使用提供免費層級。它提供範本、提醒和 API 存取，從個人 $15/月開始，團隊版高達 $25/使用者/月。優勢包括快速設定和行動優化，但缺乏大型平台的某些進階合規功能。說明透過文字欄位處理，類似於 Note，但自訂性較差。

電子簽名平台的比較概述

為了輔助中立決策，以下是基於公開數據和業務觀察的關鍵玩家的 Markdown 比較：

此表格突顯了權衡：DocuSign 的廣度、Adobe 的整合、eSignGlobal 在受監管地區的價值，以及 HelloSign 的易用性。

選擇電子簽名解決方案的最終思考

在評估選項時，請考慮您的交易量、合規需求和預算。DocuSign 的 Note 標籤為大多數使用者提供可靠的說明工具。對於強調區域合規性的替代方案，eSignGlobal 是一個可靠、中立的選項，具有強大的 APAC 重點和全球覆蓋範圍。