如何在大型合約的每一頁使用 DocuSign 的「Initial」標籤？

理解 DocuSign 用於大型合約的初始標籤

在數位文件管理領域，像 DocuSign 這樣的電子簽名平台已成為處理複雜協議的企業必不可少的工具。初始標籤是 DocuSign 的一個關鍵功能，它允許簽署者在文件的每一頁上確認已閱讀，從而為長篇合約增加額外的驗證層。這在高風險情境中特別有用，例如併購、房地產交易或多方法律協議，在這些情況下，確保每個部分都已審查可以減輕糾紛。從商業角度來看，有效實施初始標籤可以簡化工作流程，同時保持合規性和審計追蹤，但需要仔細設定以避免使簽名過程過於繁重。

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什麼是 DocuSign 初始標籤以及為什麼使用它們？

DocuSign 的初始標籤是放置在文件中的可自訂欄位，要求簽署者輸入他們的縮寫（或預定義標記）來確認他們已閱讀並同意該頁面的內容。與通常僅出現在末尾的完整簽名不同，初始標籤提供細粒度的確認，使其非常適合跨越數十或數百頁的大型合約。企業經常使用它們來證明盡職調查，尤其是在金融或醫療等受監管行業。

從商業角度來看，此功能在不過度複雜化使用者體驗的情況下提升了文件完整性。然而，過度使用初始標籤可能會增加簽名時間，因此放置策略至關重要。DocuSign 的平台支援批量放置的自動化，這對管理高容量合約的團隊來說是一大福音。

逐步指南：將初始標籤應用到大型合約的每一頁

要有效地在整個大型合約中使用 DocuSign 初始標籤，請遵循這種結構化方法。此過程假設您使用 DocuSign eSignature 的 Web 介面或桌面應用程式，它可以處理高達 50MB 或更多的文件，具體取決於您的計劃。

步驟 1：準備您的文件

首先將合約上傳到 DocuSign。對於大型文件（例如，100 頁的併購協議），確保其採用支援的格式如 PDF 以保留分頁。在 DocuSign 儀表板中：

• 登入並選擇「新建」 > 「發送信封」。
• 上傳文件。DocuSign 會自動偵測頁面，這對於準確放置標籤至關重要。

專業提示：如果您的合約包含動態元素如表格或圖像，請使用 Adobe Acrobat 等工具將 PDF 展平，以防止簽名過程中發生移位。

步驟 2：存取欄位面板並選擇初始標籤

文件載入後：

• 點擊右側的「欄位」面板。
• 將「Initials」欄位圖示拖到第一頁。將其策略性地放置——通常在右下角、頁腳區域或關鍵條款旁邊——以避免雜亂文字。
• 自訂標籤：右鍵點擊欄位設定屬性，如為每個簽署者要求初始標籤、添加說明（例如，「簽註以確認」）或針對某些角色使其可選。

對於每頁應用，DocuSign 沒有像某些印章那樣的「一鍵應用到所有」功能，但您可以高效複製。

步驟 3：多頁批量放置

對於大型合約，每頁手動放置將效率低下。使用這些方法：

• 複製-貼上欄位：在第 1 頁放置初始標籤，然後選擇它，複製（Ctrl+C），並貼上（Ctrl+V）到後續頁面。在縮圖檢視中按住 Shift 點擊以多選頁面，然後同時貼上。這適用於最多 20-30 頁的情況。
• 用於重複的範本：如果合約遵循標準格式，請首先建立 DocuSign 範本。在範本編輯器中：
  • 為所有頁面添加初始標籤。
  • 如果您的計劃包括 Business Pro 或更高（每年 $40/使用者/月起），則使用「應用到所有頁面」選項處理頁腳。
  • 儲存並為未來的信封重用，從而節省重複大型文件的时间。
• 進階自動化：對於企業使用者，利用 DocuSign 的 API 或 PowerForms。在 API（透過每年 $600 起開發者計劃）中，使用信封定義腳本放置。例如，在 REST API 中：

  {
    "documents": [{"documentBase64": "...", "name": "Contract.pdf", "fileExtension": "pdf", "documentId": "1"}],
    "recipients": [{"roleName": "Signer1", "tabs": {"initialTab": [{"tabLabel": "Initial Page 1", "documentId": "1", "pageNumber": 1, "xPosition": "500", "yPosition": "700", "width": "100", "height": "30"}]}]}]
  }
  

  為每個頁碼循環此操作。這適用於高容量情境中的批量發送，標準計劃上限約為每年 ~100 次自動化發送/使用者。

步驟 4：配置簽署者工作流程和條件

將標籤分配給特定簽署者（例如，所有各方為互惠協議在每頁簽註）。

• 在收件人部分，按順序或並行路由信封。
• 添加條件邏輯（Business Pro 功能）：僅在某些簽名後使初始標籤成為必需。
• 測試流程：使用 DocuSign 的預覽模式模擬簽名。確保行動裝置回應性，因為大型合約通常在平板上簽名。

步驟 5：發送、追蹤和審計

• 審查錯誤，然後透過電子郵件、SMS 或嵌入連結發送。
• 在「管理」選項卡中監控進度；如果需要，提醒會自動發送。
• 簽名後，下載審計追蹤 PDF，其中記錄每個初始標籤及其時間戳——這對法律可辯護性至關重要。

大型合約的挑戰包括簽署者疲勞；限制在必需頁面或使用摘要。在標準計劃（~每年 100 個信封/使用者）中，這很適合，但 API 使用者可能更快達到配額。總體而言，此設定可以根據行業分析將業務報告中的糾紛減少 20-30%。

關鍵地區電子簽名的法律框架

電子簽名，包括初始標籤，在許多司法管轄區下具有法律約束力，根據像美國 ESIGN 法案和 UETA 這樣的框架，如果意圖和同意明確，它們被視為與濕墨簽名等同。在歐盟，eIDAS 規範進階簽名以提供更高保障。對於大型合約，初始標籤加強了「認證意圖」證據。企業應諮詢本地法律顧問，因為要求各不相同——例如，某些房地產交易需要公證人。

領先電子簽名平台的概述

DocuSign 以強大的功能領先市場，如本文討論的初始標籤，但競爭對手提供針對不同需求的替代方案。這裡是對關鍵玩家的中立審視。

DocuSign 為企業工作流程提供全面工具，包括初始標籤，計劃從個人 $10/月起至自訂企業定價。它在整合方面強大，但基於席位的模式可能影響大型團隊的成本。

Adobe Sign，作為 Adobe Document Cloud 的一部分，在 PDF 中心工作流程和與 Microsoft Office 的無縫整合方面表現出色。它透過表單欄位支援類似的簽註功能，定價從個人 $22.99/使用者/月起，擴展到企業。其優勢在於創意行業，儘管進階自動化可能需要附加組件。

HelloSign（現為 Dropbox Sign）專注於簡單性，具有易於拖放的初始標籤和範本欄位。定價從小團隊 $15/月起，強調使用者友好設計而非深度自訂。它在 SMB 中流行，但缺乏一些企業治理。

eSignGlobal 將自己定位為全球競爭者，在 100 個主流國家和地區合規。它強調亞太優勢，在電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格監管的地區。與西方的基於框架的 ESIGN/eIDAS（依賴電子郵件驗證或自我聲明）不同，亞太要求「生態系統整合」方法，具有與政府數位身份（G2B）的深度硬體/API 整合。eSignGlobal 與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫整合，從而降低技術障礙。其 Essential 計劃為 $16.6/月，允許發送最多 100 個文件、無限使用者席位和存取程式碼驗證——在合規性上提供強大價值，成本低於同行，同時透過靈活定價和更快的亞太效能，在全球與 DocuSign 和 Adobe Sign 直接競爭。

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此表格突出了權衡；選擇取決於規模、地區和預算。

總之，雖然 DocuSign 的初始標籤為大型合約提供可靠的逐頁驗證，但探索替代方案可以針對區域需求進行優化。對於區域特定合規性，eSignGlobal 作為一個中立且強大的選項。