如何使用 DocuSign「公式標籤」自動計算稅款？

使用自動化稅務計算簡化業務流程

在快節奏的商業營運世界中，像 DocuSign 這樣的電子簽名平台已成為高效處理合約、發票和協議的必備工具。其中一個突出的功能是「Formula Tabs」（公式標籤），它允許用戶直接在文件中嵌入動態計算。這種功能特別適用於自動化稅務計算，減少手動錯誤，並確保財務工作流程的合規性。從銷售團隊生成報價到會計師處理發票，Formula Tabs 可以將靜態文件轉變為互動式智能表單。隨著企業應對日益增加的監管要求，了解如何利用此類工具將為營運效率提供競爭優勢。

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什麼是 DocuSign Formula Tabs？

DocuSign 的 Formula Tabs 是高級表單字段，主要適用於 Business Pro 及更高計劃的用戶，它使用戶能夠在電子文件中進行即時計算。這些標籤的功能類似於電子表格公式，從其他字段拉取數據來計算诸如小計、折扣或稅款等值。對於稅務自動化，Formula Tabs 與數字輸入字段無縫整合，應用預定義稅率（例如增值稅、銷售稅）來生成準確的總計，而無需外部軟件。

從業務角度來看，此功能最小化了手動輸入經常導致的差異，這些差異可能引發昂貴的合規問題。它在零售、房地產和諮詢等行業特別有用，這些行業中稅費包含定價是標準。Formula Tabs 支持基本算術運算（+、-、*、/），並可以動態引用其他標籤，使其適用於基於位置或產品類型的分級稅率等複雜場景。

使用 Formula Tabs 進行稅務自動化的益處

通過 Formula Tabs 自動化稅務計算提供了多項優勢。首先，它加速了文件準備——用戶只需輸入一次基本金額，稅款即可即時更新，從而加快審批週期。其次，它提升了準確性；稅務計算錯誤可能導致審計或罰款，但自動化公式確保一致性。第三，它支持成長型企業的可擴展性，在不同司法管轄區處理可變稅率，而無需重新培訓員工。

在成本節省方面，使用 DocuSign Business Pro 計劃的企業（每年每用戶 40 美元/月）可以訪問這些工具，同時獲得條件邏輯等功能，該功能可以根據用戶選擇（例如應稅 vs. 非應稅項目）觸發稅費字段。總體而言，這種整合促進了更可靠的財務工作流程，與數字轉型的更廣泛趨勢相一致。

逐步指南：實施 Formula Tabs 以實現自動稅務計算

要利用 DocuSign Formula Tabs 進行稅務自動化，請遵循此實用指南。請注意，您需要一個具有 Business Pro 或 Enhanced 計劃訪問權限的 DocuSign 帳戶，因為這些計劃包含必要的創作工具。該過程通常需要 10-15 分鐘設置，並可以通過模板重複使用。

步驟 1：準備您的文件

從在 DocuSign eSignature 中上傳或創建文件開始。這可以是 PDF 格式的發票模板。在 DocuSign 儀表板中導航到「Prepare」標籤，並選擇「Sign a document」或從庫中使用預建構模板。確保文件具有小計、稅率和總計等關鍵值的佔位符。

步驟 2：添加基本金額的輸入字段

點擊右側的「Fields」面板。將「Number」標籤（在 Basic Fields 下）拖到小計區域——這捕獲稅前金額。清楚地標記它，例如「小計」。同樣，為稅率添加另一個 Number 標籤（例如「稅率 %」）。為靈活性，如果稅率變化，使用 Text 標籤，但要在公式中轉換它以進行計算。

如果處理多個行項目，插入「Table」字段來組織產品、數量和價格。每行可以有自己的小計字段，Formula Tabs 可以聚合這些字段。

步驟 3：插入用於稅務計算的 Formula Tab

從 Fields 面板中，在 Advanced Fields（Business Pro 中可用）下找到「Formula」。將其拖到稅款金額部分。在 Formula Tab 屬性中：

• 設置公式語法。對於簡單的銷售稅，輸入：[Subtotal] * [Tax Rate %] / 100。此處，方括號引用其他字段 ID——DocuSign 自動分配這些（例如 {Field1}）。
• 示例：如果小計為 1,000 美元，稅率為 8%，公式將自動計算 80 美元。
• 對於更複雜的情況，使用條件邏輯：IF([Item Type] = "Taxable", [Subtotal] * 0.08, 0)。這僅對合格項目應用稅款，引用「Item Type」的下拉字段。

通過預覽文件驗證公式——輸入樣本值以查看即時更新。

步驟 4：創建總計字段

添加另一個 Formula Tab 用於總計：[Subtotal] + [Tax Amount]。引用前一個 Formula Tab 的 ID。這確保最終數字包含一切，準備好簽名。

步驟 5：整合條件路由和簽名者附件

使用 Business Pro 功能增強：使用「Conditional Fields」根據司法管轄區顯示/隱藏稅費部分。例如，如果稅款超過閾值，則路由到審閱者。如果涉及付款，整合「Payment」標籤在計算後收集費用。

步驟 6：保存為模板並測試

點擊「Other Actions」 > 「Create Template」以重複用於未來文件。向自己發送測試信封，輸入值，並驗證計算。審計日誌將追蹤更改以確保合規。

步驟 7：部署到工作流程

通過 Intermediate 或 Advanced Developer 計劃（每年從 300 美元/月開始）與 DocuSign 的 API 整合以實現批量自動化。對於高容量用戶，監控信封配額——Business Pro 允許每用戶/年約 100 個信封，自動化發送上限為每月約 10 個。

此設置不僅自動化稅款，還簡化了整個簽名過程，從準備到完成。企業報告發票處理時間節省高達 50%，使其成為注重效率團隊的有價值投資。

稅務相關文件中電子簽名的法律框架

在使用 Formula Tabs 處理稅務文件時，合規性至關重要。在美國，ESIGN Act（2000 年）和 UETA 為電子簽名和記錄提供法律效力，將其視為與濕墨簽名等同，用於州際商務，包括稅務表格。此框架確保 DocuSign 中的自動化計算具有可執行性，前提是記錄防篡改且可審計——這些是 DocuSign 平台通過數碼簽署和日誌內置的功能。

在國際上，歐盟的 eIDAS 法規為合格電子簽名設定了標準，支持跨境稅務協議。然而，對於亞太地區如中國或新加坡，法規更碎片化，通常需要超出基本電子郵件認證的本地整合（例如政府 ID 驗證）。全球營運的企業應驗證特定司法管轄區的規則，以避免可執行性失效。

評估 DocuSign 及其主要競爭對手

DocuSign 仍是電子簽名解決方案的市場領導者，提供如 Formula Tabs 等強大功能，實現無縫自動化。其定價從 Personal 計劃的每月 10 美元開始，但擴展到 Business Pro 的每用戶每月 40 美元，強調基於座位的許可和信封配額。

Adobe Sign，作為 Adobe Document Cloud 的一部分，通過其「Calculate」字段提供類似的計算功能，與 Acrobat 整合用於 PDF 編輯。它在企業環境中強大，具有條件邏輯和 API 訪問等功能，定價從個人每月 10 美元/用戶到自訂企業計劃。Adobe 在創意工作流程中表現出色，但附加功能如 SMS 交付可能導致更高成本。

eSignGlobal 將自身定位為全球合規替代方案，支持 100 個主流國家的電子簽名，重點關注亞太優勢。該地區具有碎片化、高標準的法規，強調生態系統整合——不同于西方的框架式 ESIGN/eIDAS——需要與政府數字 ID（G2B）的深度硬件/API 對接。eSignGlobal 的 Essential 計劃僅需每月 16.6 美元（相當於每年 199 美元），允許最多 100 個文件簽名、無限用戶座位和訪問代碼驗證，同時無縫整合香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，以提升合規性和成本效益。

HelloSign（現為 Dropbox Sign）提供簡單的簽名，具有基本計算字段，適合中小企業。其免費層包括有限信封，付費計劃從每月 15 美元開始，重點關注簡單性和 Dropbox 整合，而不具備高級公式的深度。

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此比較突出了權衡：DocuSign 和 Adobe 為複雜需求提供深度，而 eSignGlobal 和 HelloSign 優先考慮可負擔性和易用性。

結論

DocuSign 的 Formula Tabs 提供了一種強大的方式來自動化稅務計算，提升業務文件的效率。對於尋求替代方案的團隊，eSignGlobal 作為中立、區域合規選項脫穎而出，具有強大的亞太支持和競爭性定價。根據您的規模和需求進行評估，以獲得最佳結果。