使用 DocuSign 進行 I-9 表格驗證：DHS 遠端文件檢查規則

遠程工作時代下Form I-9合規導航

遠程工作的轉變已經改變了企業處理員工入職的方式，特別是針對Form I-9驗證等關鍵流程。在美國，國土安全部（DHS）透過Form I-9監督就業資格驗證，這是一份確認員工身份和工作授權的文件。隨著數字工具的興起，僱主們越來越傾向於使用電子簽名平台來簡化這一流程，同時遵守不斷演變的法規。

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理解Form I-9和DHS遠程審查規則

Form I-9是美國僱主驗證受僱人員身份和就業資格的強制性文件。傳統上，這涉及親自審查護照或駕照等物理文件。然而，DHS於2023年7月21日起引入重大變革，允許在特定條件下遠程審查Form I-9文件。這一更新是Form I-9靈活性規則的一部分，旨在適應遠程和混合工作環境，同時不損害安全性。

根據這些規則，僱主現在可以使用授權的替代程序電子檢查文件。這包括視頻驗證或透過安全平台進行數字提交。關鍵要求包括：保留文件清晰且可讀的副本、在Form I-9上標註遠程審查細節，並確保流程在員工開始工作日期後的三個工作日內完成。不合規可能導致每份表格罰款從272美元到2,701美元不等，這強調了可靠工具的必要性。

數碼簽署解決方案在此發揮關鍵作用。它們支持安全文檔上傳、身份驗證和數碼簽署，同時生成符合DHS標準的審計追蹤。平台必須支持如防竄改封印和身份證明集成的功能，以滿足DHS對遠程檢查的「合理措施」要求。

利用DocuSign進行Form I-9驗證

DocuSign作為領先的數碼簽署提供商，透過其eSignature平台為Form I-9合規提供強大的功能。企業可以直接將Form I-9和支持性身份文件上傳到DocuSign信封中，允許遠程員工透過安全鏈接審查、簽名和提交。流程從僱主創建Form I-9模板開始，融入員工細節和文檔上傳字段。

對於DHS遠程審查，DocuSign的身份驗證（IDV）附加組件特別有用。它支持透過ID檢查、生物識別驗證和SMS交付進行文檔認證，與規則對安全遠程檢查的強調一致。一旦文檔提交，DocuSign會生成帶有時間戳和簽署者日誌的完成證書，僱主可以使用它來按要求標註Form I-9。與Workday或BambooHR等HR系統集成進一步自動化工作流程，減少手動錯誤。

DocuSign針對此類用例的定價通常屬於其Business Pro計劃，每用戶每月40美元（年付），包括批量發送以入職多名新員工。然而，IDV等附加組件會產生計量費用，對於高容量驗證可能會累積。從業務角度來看，這種設置提升了效率，但需要仔細配置以確保DHS合規，例如啟用訪問代碼和審計追蹤。

美國數碼簽署法律及對Form I-9的影響

美國擁有完善的數碼簽署框架，主要由2000年的《全球和國家商業數碼簽署法》（ESIGN Act）和49個州採納的《統一電子交易法》（UETA）管轄。這些法律賦予數碼簽署與濕墨簽名相同的法律效力，前提是證明簽名意圖、對電子記錄的同意以及記錄保留能力。

對於Form I-9具體而言，DHS指導意見自2006年起整合這些法律，允許電子完成和存儲，2023年的遠程規則進一步擴展了選項。ESIGN要求電子記錄準確、可訪問且可再現，平台必須透過不可變日誌支持這一點。UETA增加了州級統一性，確保跨司法管轄區的可執行性。然而，存在細微差別：身份文件必須可驗證，僱主在移民與海關執法局（ICE）審計期間承擔證明合規的責任。

在實踐中，這意味著用於Form I-9的數碼簽署工具必須包括反欺詐措施，如基於知識的認證。在金融或醫療等受監管行業運營的企業可能需要額外遵守SOC 2或FedRAMP等標準。總體而言，美國的方法是基於框架的，重點關注消費者同意和基本安全，而不是規定的技術要求，這使得DocuSign等工具易於適應。

比較用於Form I-9及其他數碼簽署平台的選項

在評估用於Form I-9驗證和一般數碼簽署需求的平台時，需要考慮幾個因素：合規功能、定價、集成便利性和可擴展性。以下是基於2025年公開數據的關鍵提供商的中立比較。

此表格突出了權衡取捨：DocuSign在企業功能上表現出色，但成本較高，而替代方案則優先考慮可負擔性和靈活性。

DocuSign的合規數碼簽署替代方案

Adobe Sign作為Adobe Document Cloud的一部分，提供無縫的Form I-9流程選項，重點關注PDF處理和工作流程自動化。它支持透過共享鏈接進行遠程文檔審查和數碼簽署，符合ESIGN和UETA。定價從基本計劃的每月每用戶22.99美元起，擴展到企業自訂報價。優勢包括與Microsoft 365的集成和強大加密，儘管身份驗證需要第三方附加組件。

eSignGlobal作為競爭者嶄露頭角，提供覆蓋全球100多個主流國家和地區的合規性，在亞太（APAC）地區特別具有優勢。亞太數碼簽署景觀的特點是碎片化、高標準和嚴格法規，與美國和歐洲的ESIGN/eIDAS框架模型形成對比。在亞太，解決方案通常要求「生態系統集成」方法，涉及與政府對企業（G2B）數字身份的深度硬件/API對接——遠超西方市場常見的電子郵件驗證或自我聲明。eSignGlobal透過與香港iAM Smart和新加坡Singpass的無縫集成來應對這一挑戰，確保跨境運營的法律效力。其基礎計劃僅需每月16.6美元（年付199美元），允許發送最多100份數碼簽署文檔、無限用戶座位，以及透過訪問代碼進行文檔/簽名驗證。這種定價在合規基礎上提供強大價值，將eSignGlobal定位為全球團隊的可行替代方案。

HelloSign（現為Dropbox Sign）為Form I-9提供簡單的數碼簽署，使用模板和移動支持，起始價格每月每用戶15美元。它適合小型團隊，但與DocuSign相比缺乏高級IDV。

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選擇合適平台的業務考慮

從商業角度來看，為Form I-9選擇數碼簽署工具涉及平衡成本、合規性和運營效率。DocuSign的成熟性適合大型以美國為中心的公司，但隨著企業全球擴張，像eSignGlobal這樣的替代方案提供區域合規優勢，而無需按座位溢價。最終，選擇取決於容量、集成需求和監管重點——試用選項可確保與DHS規則以及更廣泛目標的契合。

對於尋求DocuSign替代方案的用戶，eSignGlobal作為區域合規選項脫穎而出，特別是針對亞太運營。