在美國使用DocuSign處理I-9表格（就業資格驗證）

美國 I-9 表格和電子簽署的介紹

I-9 表格，全称为就業資格驗證表格，是美國國土安全部（DHS）通過美國公民及移民服務局（USCIS）要求的关键文件。僱主必須為每位新員工在工作開始後三個工作日內完成此表格，以驗證其身份和就業授權。未能遵守可能導致嚴重處罰，包括首次違規每份表格罰款高達 2,789 美元（截至 2025 年）。隨著遠端工作和數字 HR 流程的興起，企業越來越傾向於使用電子簽署平台來簡化 I-9 表格的完成，同時確保法律有效性。

在美國，像 I-9 這樣的官方表格的電子簽署受 2000 年《全球和國家商業電子簽署法》（ESIGN Act）和大多數州採用的《統一電子交易法》（UETA）管轄。這些法律規定，只要電子記錄和簽署滿足意圖、同意和記錄完整性的標準，它們就具有與紙質版本相同的法律效力。對於 I-9 表格具體而言，USCIS 允許電子簽署和存儲，前提是流程包括適當的身份驗證、審計追蹤，並在僱用後至少三年或終止後一年（以較晚者為準）保留記錄。然而，僱主必須確保系統防止篡改並維護簽署者歸屬——這些是像 DocuSign 這樣的平台通過防篡改密封和數碼簽署等功能解決的關鍵因素。

從商業角度來看，為 I-9 採用電子簽署可以減少文書工作、加速入職並最小化錯誤，但選擇合規工具對於避免監管風險至關重要。這對於在全球運營中應對美國勞動法的跨國公司尤為相關。

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使用 DocuSign 實現 I-9 表格合規

DocuSign 作為領先的電子簽署提供商，提供專為 HR 合規量身定制的強大工具，使其成為處理 I-9 表格的熱門選擇。其 eSignature 平台與 HR 系統（如 Workday 或 BambooHR）無縫集成，允許僱主數字創建、發送和追蹤 I-9 表格。流程從將最新的 USCIS 批准的 I-9 模板上傳到 DocuSign 開始，其中條件字段可以根據員工響應自動完成部分——例如提示 List A、B 或 C 文檔。員工通過電子郵件接收安全鏈接，使用電子簽署完成其部分，並上傳掃描的身份證件，所有這些都不需要 DocuSign 帳戶。

I-9 表格的一個突出功能是 DocuSign 的身份和訪問管理（IAM），位於其智能協議管理（IAM CLM）套件中。IAM CLM 超越基本簽署，通過融入高級驗證如基於知識的認證（KBA）或文檔匹配，確保簽署者的身份與提供的憑證一致。這符合 USCIS 針對電子 I-9 的指南，該指南要求採用合理方法遠端確認身份。僱主隨後審查、簽署並將表格存儲在 DocuSign 的雲端，自動化審計日誌捕獲每個操作以供 DHS 檢查。定價從 Business Pro 計劃開始（每年 $40/用戶/月），包括批量發送以支持高容量招聘，以及 SMS 交付等附加功能以加快員工參與。

企業報告效率提升：入職時間從幾天縮短到幾小時，錯誤率低於 5%，得益於引導式工作流程。然而，對於企業來說，自定義企業計劃（聯繫銷售）添加 SSO 和治理以跨團隊擴展。在實踐中，像大型零售商這樣的公司的使用 DocuSign 每年管理數千份 I-9 表格，利用網絡表單進行虛擬面試中的遠端驗證。雖然有效，但信封限制（約 100/用戶/年）和身份驗證等附加功能可能會導致成本累積，促使一些人評估總擁有成本。

評估美國企業 DocuSign 的替代方案

雖然 DocuSign 在以美國為中心的合規性方面表現出色，但競爭對手在定價、集成和全球覆蓋方面提供不同的優勢。從商業角度來看，選擇取決於團隊規模、体量和國際需求等因素。下面，我們比較關鍵玩家，包括 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分），重點關注 I-9 適用性。

Adobe Sign 用於 I-9 表格流程

Adobe Sign 與 Adobe Acrobat 生態系統集成，為 I-9 處理提供可靠選項，通過其安全的簽署工作流程。用戶可以將 I-9 表格嵌入 PDF，應用符合 ESIGN 和 UETA 的電子簽署，並使用 Adobe 的身份服務通過電子郵件 OTP 或第三方檢查進行驗證。它支持自動化提醒和移動簽署，適合分布式勞動力。定價從個人 $22.99/用戶/月開始，擴展到企業自定義報價，包括 HRIS 集成的 API 訪問等功能。Adobe 的優勢在於文檔編輯能力，但信封限制（類似於 DocuSign 的 100/年/用戶）和附加功能的較高成本可能讓小型公司望而卻步。

eSignGlobal 作為全球競爭者

eSignGlobal 將自身定位為多功能替代方案，支持超過 100 個主流國家的電子簽署並實現全面合規，包括在美國受 ESIGN/UETA 管轄。在亞太（APAC）地區，它占有強大優勢，那裡的電子簽署法規碎片化、高標準且嚴格監管——通常需要生態系統集成的解決方案，而不是美國和歐洲常見的基於框架的 ESIGN/eIDAS 模式。APAC 要求與政府對企業（G2B）數字身份的深度硬件/API 級集成，這是一個遠超西方市場電子郵件驗證或自我聲明方法的技術障礙。

對於美國 I-9 使用，eSignGlobal 的平台允許無縫表單創建、多方簽署，以及通過訪問代碼或生物識別的身份檢查，具有無限用戶以適應成長中的團隊。其 Essential 計劃特別具有成本效益，每月 $16.6（年度），允許最多 100 份簽署文檔、無限席位和訪問代碼驗證——同時為 USCIS 維護審計追蹤。它與 Microsoft 等工具集成用於 HR 工作流程，並提供批量發送以實現高效入職。eSignGlobal 正在全球範圍內積極與 DocuSign 和 Adobe Sign 競爭，包括美國和歐洲，通過提供無席位費的更低定價。在 APAC，與香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等系統的無縫連接提升了跨境招聘合規性。

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HelloSign（Dropbox Sign）概述

HelloSign，更名為 Dropbox Sign，專注於中小型企業的簡便性。它支持 I-9 電子簽署，使用基本模板、移動訪問和 Google Workspace 等集成。與美國法律的合規是標準的，但高級驗證需要附加功能。定價從每月 $15（20 份文檔）開始，無限版為 $25/用戶/月——對於低容量用戶更實惠，但對於沒有自定義選項的企業擴展性較差。

競爭對手比較表格

此表格突出了權衡：DocuSign 在企業功能方面領先，而像 eSignGlobal 這樣的替代方案強調實惠性和廣度。

電子簽署選擇的最終思考

總之，DocuSign 仍是美國 I-9 表格流程的可靠選擇，得益於其合規深度和集成，儘管成本和限制值得仔細審查。對於尋求替代方案的企業，eSignGlobal 脫穎而出，作為中立且區域合規的選擇，特別針對 APAC 運營，提供均衡價值，而無需現任者的席位溢價。評估各平台的試用可以使工具與特定需求對齊。