如何使用 DocuSign 的「Approve」標籤來進行內部工作流程檢查點？

使用 DocuSign 的 Approve 標籤簡化內部審批流程

在快節奏的商業營運世界中，內部工作流程通常需要多層審查和審批，以確保合規性、準確性和效率。DocuSign 作為領先的電子簽名平台，提供诸如「Approve」標籤等工具，來簡化這些流程，而無需物理簽名或無休止的電子郵件鏈。從商業角度來看，集成此類功能可以減少瓶頸、最小化錯誤，並提升團隊協作，最終支持處理合同、政策或項目里程碑的組織實現可擴展增長。

什麼是 DocuSign Approve 標籤？

DocuSign 的 Approve 標籤是電子簽名平台中的專用字段，旨在捕獲簡單的審批回應，例如「Approve」（批准）、「Reject」（拒絕）或「See Attached」（查看附件）。與需要手繪或鍵入簽名的完整簽名標籤不同，Approve 標籤允許接收者快速表示對文檔特定部分的同意或反饋。這在工作流程中的內部檢查點特別有用，在這些點上，正式簽名並非總是必要，但記錄協議是必需的。

這些標籤是 DocuSign 更廣泛的信封系統的一部分，其中文檔被捆綁成「信封」，並按順序或並行路由到審批者。從商業角度來看，此功能與向數碼轉型的轉變相一致，使企業能夠在加速決策的同時維護審計軌跡。例如，在採購或人力資源流程中，Approve 標籤可以標記關鍵決策點，確保所有利益相關者在最終執行前保持一致。

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如何為內部工作流程檢查點實施 Approve 標籤

要有效利用 DocuSign Approve 標籤，企業應遵循結構化方法。此方法不僅解決「如何操作」的問題，還突出了在各種行業（如金融和法律服務）中觀察到的實際益處，在這些行業中，審批延遲可能會影響收入週期。

步驟 1：在 DocuSign 中準備您的文檔

首先，通過 DocuSign Web 應用或移動界面，將您的文檔上傳到新信封中——無論是 PDF 政策更新、預算提案還是內部備忘錄。從「添加字段」菜單中，在印章和簽名類別下選擇「Approve」標籤。將它戰略性地放置在需要審批的相關部分旁邊，例如供應商協議中的條款或項目階段摘要。

商業洞察：在上下文中放置標籤可以減少混淆，因為接收者能清楚看到他們正在批准的內容。對於文檔量大的團隊，使用帶有預置 Approve 標籤的模板可以標準化工作流程，根據用戶報告，可將準備時間縮短高達 50%。

步驟 2：配置審批選項和路由

自定義 Approve 標籤，選擇默認選項：「Approve」（批准）、「Reject」（拒絕）或「See Attached」（用於附加評論或文件）。您還可以通過標籤屬性添加說明，例如「審查預算項目 #5」。在信封的工作流程設置中設置路由規則——對於線性審批（如經理然後總監）使用順序路由，對於同時審查使用並行路由。

對於內部檢查點，如果您的計劃支持（如 Business Pro 或更高），請集成 DocuSign 的條件字段。這確保後續標籤僅在先前的審批通過後出現，防止過早簽發。從業務營運角度來看，此邏輯模仿敏捷方法論，允許實時調整而無需重新啟動流程。

步驟 3：添加接收者和發送信封

為內部用戶分配角色：主要審批者、CC 以供查看，或如果需要甚至外部利益相關者。DocuSign 的基於角色的路由確保信封僅在所有 Approve 標籤完成後移動。通過電子郵件、SMS 或共享鏈接發送，並在「管理」儀表板中監控進度。

實用提示：啟用提醒和到期日期以保持工作流程的推進。在商業環境中，此功能據行業基準可將完成率提高 30-40%，通過輕推拖延者而無需手動跟進。

步驟 4：審查和歸檔完成的審批

一旦捕獲回應，DocuSign 將生成帶有時間戳、IP 地址和標籤細節的完成證書，用於審計目的。下載已簽名的 PDF，或與 Salesforce 或 Microsoft Teams 等工具集成以實現無縫歸檔。

挑戰與解決方案：過度使用 Approve 標籤可能會使文檔雜亂，因此僅將其保留用於非約束性檢查點。對於複雜工作流程，與 DocuSign 的 Workflow Automation（在高級計劃中）配對，以在審批後觸發行動，例如通知會計團隊。企業報告稱，此集成促進了問責制，減少了內部審查中的修訂週期。

業務效率的最佳實踐

• 安全考慮：始終為敏感內部文檔啟用訪問代碼或基於知識的身份驗證，以符合 SOC 2 等標準。
• 可擴展性：對於較大團隊，使用帶有 Approve 標籤的 Bulk Send 來處理批量審批，例如跨部門的政策確認。
• 跟踪指標：監控信封完成時間和拒絕率，以優化工作流程，將審批轉化為數據驅動的洞察。

總之，DocuSign Approve 標籤將靜態文檔轉化為動態檢查點，非常適合內部流程中速度和可追溯性至關重要的場景。此方法不僅節省時間，還支持受監管環境中的合規性，使其成為中大型企業的必備工具。

比較領先的電子簽名平台

隨著企業評估內部工作流程工具，比較 DocuSign 與 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分）等替代方案，揭示了功能、定價和區域適配方面的權衡。以下是基於 2025 年公開可用數據的 neutral 概述，重點關注工作流程審批的關鍵方面。

此表格突顯了每個平台如何適合不同需求：DocuSign 適用於功能豐富的企業，Adobe Sign 適用於文檔密集型工作流程，eSignGlobal 適用於注重成本的全球團隊，HelloSign 適用於簡單集成的直觀性。

關鍵競爭對手聚焦

DocuSign 概述

DocuSign 憑藉其電子簽名套件仍是市場領導者，強調安全、可擴展的審批。其 Approve 標籤在內部場景中脫穎而出，但定價層級（例如 Business Pro 每年 $480/用戶）和附加組件如 SMS 交付，對於高容量使用可能會累積成本。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 與創意和生產力工具深度集成，通過印章和自動化路由提供強大的審批工作流程。它適合已在 Adobe 生態系統中的企業，儘管其按席位模式（每年 $240+）可能 dissuade 不需要 Acrobat 的小型團隊。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 將自身定位為多功能替代方案，在 100 個主流國家合規，並具有強大的 APAC 優勢。該地區具有碎片化、高標準且嚴格監管的電子簽名景觀——不同於美國/歐盟的基於框架的 ESIGN/eIDAS 標準，APAC 需要「生態系統集成」解決方案。這涉及與政府級數碼身份（G2B）的深度硬件/API 對接，這是一個遠超西方常見電子郵件驗證或自我聲明方法的技術障礙。eSignGlobal 已全球推出全面競爭計劃，包括在美國和歐盟，對抗 DocuSign 和 Adobe Sign。其定價略低於競爭對手；Essential 計劃每年相當於 $16.6/月，允許最多 100 個文檔簽署、無限用戶席位和訪問代碼驗證——全部基於合規、高價值的基礎。它無縫集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，以增強區域信任。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign 為審批提供乾淨、直觀的界面，利用 Dropbox 進行存儲。基礎版每年 $180/用戶，對於 SMB 而言易於訪問，但缺乏大型平台的先進自動化，使其適合輕量級內部檢查點。

關於替代方案的最終想法

對於尋求注重區域合規性的 DocuSign 替代方案的企業，eSignGlobal 在 APAC 複雜的監管環境中脫穎而出，成為平衡的選擇。