如何使用 DocuSign 與 Xero 處理委託書？

簡化會計工作流程：DocuSign 與 Xero 的整合

在快節奏的會計和金融服務領域，聘任函是概述專業服務範圍、條款和責任的關鍵文件。這些函件對於建立清晰的客戶關係並確保合規性至關重要。隨著企業越來越多地採用數字工具，將電子簽名平台（如 DocuSign）與會計軟件（如 Xero）整合可以顯著提升效率。本文探討如何利用 DocuSign 與 Xero 專門處理聘任函，從業務運營角度提供實用見解。

正在比較電子簽名平台與 DocuSign 或 Adobe Sign？

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什麼是聘任函，為什麼要數位化它們？

聘任函是會計師、審計師和財務顧問用於定義向客戶提供服務的正式協議。它們通常包括費用、時間表、交付物和責任限制等細節。在許多司法管轄區，例如美國根據 ESIGN 法案或歐盟通過 eIDAS 法規，這些文件上的電子簽名與濕墨簽名具有同等法律效力，前提是滿足身份驗證和審計追蹤標準。將此過程數位化可以減少文書工作、加快審批並最小化錯誤，這對於管理多個客戶的公司特別有價值。

從業務角度來看，手動處理聘任函可能會導致新客戶入職延遲，尤其是在高容量實務中。像 Xero 這樣的雲端會計平台在中小型企業中廣受歡迎，它擅長發票開具、費用追蹤和財務報告，但缺乏內建電子簽名功能。將它與 DocuSign 配對可以彌補這一差距，實現文件無縫建立、簽名和儲存。

逐步指南：使用 DocuSign 與 Xero 處理聘任函

將 DocuSign 與 Xero 整合可以通過自動化發送、即時追蹤和安全儲存來簡化聘任函的工作流程。這種設置非常適合希望在不增加行政開銷的情況下擴展運營的會計公司。下面是一個基於 2025 年標準實務的詳細、中性逐步指南。

步驟 1：設置帳戶和先決條件

首先，確保您在兩個平台上都有活躍帳戶。Xero 的基本計劃起價約為 13 美元/月，而 DocuSign 的 Personal 計劃為 10 美元/月（年度計費），擴展到 Business Pro 計劃為 40 美元/用戶/月，提供高級功能如模板和批量發送。如果計劃進一步自動化，請驗證您的 Xero 訂閱是否包含 API 存取。

• 登入 Xero 並導航到「聯絡人」或「文件」部分，以準備客戶詳情。
• 在 DocuSign 中，通過電子簽名儀表板建立或存取您的帳戶。如果使用高級功能，請考慮 DocuSign 的身份和存取管理 (IAM) 或合約生命週期管理 (CLM) 附加組件。IAM 提供強大的身份驗證，如 SSO 和多因素驗證，而 CLM 提供端到端合約自動化，包括條款庫和談判追蹤——這對於使用標準會計條款自訂聘任函非常有用。

基本整合無需編碼；DocuSign 通過 Xero 應用商店提供原生連接器。

步驟 2：在 Xero 中安裝 DocuSign 整合

Xero 的生態系統支持直接整合。在 Xero 應用市場中搜尋「DocuSign」並安裝免費連接器。這將您的 DocuSign 信封（文件包）連結到 Xero 聯絡人和發票。

• 授權連接：授予 DocuSign 存取 Xero 數據，如客戶電子郵件和地址。
• 配置模板：在 DocuSign 中建構可重用聘任函模板。包括客戶姓名、服務範圍（例如稅務準備或審計）、費用和簽名塊等欄位。在 Business Pro 計劃中使用條件邏輯，根據 Xero 數據自動填充，例如拉取發票金額。

此步驟通常需要 10-15 分鐘，並確保符合美國 (ESIGN/UETA) 或澳洲 (電子交易法) 等標準，其中電子記錄必須可檢索且未更改。

步驟 3：從 Xero 建立並發送聘任函

整合啟動後，直接在 Xero 中產生函件。

• 在 Xero 中，轉到「聯絡人」 > 選擇客戶 > 「文件」選項卡。選擇「新文件」並選擇您的 DocuSign 模板。
• 填充欄位：Xero 從其資料庫自動填充客戶資訊（例如姓名、地址）。添加自訂細節，如聘任條款——可能引用 Xero 追蹤的財務數據進行費用計算。
• 啟動簽名：點擊「使用 DocuSign 發送」。文件轉換為 DocuSign 信封，通過電子郵件（或 SMS/WhatsApp 附加組件，每條訊息 0.50-1 美元）路由給客戶。
• 追蹤進度：在 Xero 儀表板或 DocuSign 即時通知中監控狀態。如果在設定期間（例如 3 天）未簽名，將自動發送提醒。

對於澳洲或紐西蘭等地區——Xero 在這些地區廣泛使用——請注意當地法律（例如澳洲 1999 年電子交易法）要求可靠的電子簽名，DocuSign 通過審計日誌和時間戳支持這些要求。

步驟 4：處理簽名、付款和儲存

一旦發送，客戶將收到安全連結，在任何裝置上查看和簽名——無需 DocuSign 帳戶。

• 客戶簽名：他們使用 DocuSign 的行動友好介面電子簽名，Business Pro 計劃中支持附件選項（例如客戶 ID）。
• 整合付款：如果聘任包括預付款費用，使用 DocuSign 的付款收集功能（與 Stripe 或 PayPal 整合）直接在信封中開具發票。完成的付款將同步回 Xero 作為發票。
• 安全歸檔：已簽名的函件自動歸檔到兩個平台。DocuSign 提供防竄改證書，而 Xero 將它們連結到客戶文件，便於審計期間檢索。

步驟 5：高級自動化和故障排除

對於大型實務，利用 DocuSign 的 API（Starter 計劃為 600 美元/年，40 個信封/月）通過 Xero 的 API 自動化。這可以在 Xero 中設置新客戶時觸發信封建立。

常見問題：確保電子郵件域匹配以避免交付失敗。如果信封超過配額（例如標準計劃每年 100 個），請升級層級。使用樣本函件測試以確認區域合規性，例如歐盟客戶的 GDPR。

根據行業基準，此整合可以将聘任函處理時間縮短 70%，讓會計師專注於諮詢服務。

會計公司的益處和考慮因素

使用 DocuSign 與 Xero 不僅加速客戶入職，還提升數據安全和合規性。聘任函成為可審計記錄，降低爭議風險。然而，成本會累積——基本整合免費，但附加組件如 ID 驗證（每次使用 1-2 美元）可能適用於高風險財務文件。企業應根據計劃評估信封量以避免超額。

比較領先的電子簽名平台

為了提供平衡觀點，以下是 DocuSign 與主要競爭對手的 neutral 比較：Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign）。此表格突出定價、功能以及與 Xero 等會計整合的適用性，基於 2025 年公開數據。

DocuSign 以其成熟生態系統和高級工具如 CLM 脫穎而出，CLM 自動化合約談判——非常適合涉及多個利益相關者的複雜聘任函。

Adobe Sign 在 PDF 操作方面表現出色，與會計工具無縫整合可編輯表單。其優勢在於與 Adobe Acrobat 的捆綁功能，適合已使用 Adobe 套件的公司，儘管對於基本簽名可能顯得多餘。

eSignGlobal 提供涵蓋 100 個主流國家的合規性，在亞太 (APAC) 地區具有強大優勢。APAC 電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規，與西方的 ESIGN/eIDAS 框架形成對比。在這裡，「生態系統整合」方法佔主導地位，需要與政府數字 ID (G2B) 進行深度硬體/API 對接——這遠超電子郵件驗證的技術障礙。eSignGlobal 的 Essential 計劃，僅相當於 16.6 美元/月，允許發送多達 100 個文件，具有無限用戶座位和存取碼驗證，在合規性上提供高價值。它與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫整合，使其在全球範圍內具有競爭力，包括美洲和歐洲，在那裡它正在以略低定價追求取代 DocuSign 和 Adobe Sign 的策略。

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HelloSign，更名為 Dropbox Sign，優先考慮使用者友好性和快速設置，吸引獨立會計師或與雲儲存整合的小型公司。

關於電子簽名選擇的最終思考

對於使用 Xero 的會計專業人士，DocuSign 為聘任函提供可靠、功能豐富的選項，並得到強大的全球支持。隨著需求演變——尤其在受監管地區——考慮像 eSignGlobal 這樣的替代方案，以獲得區域合規優勢和成本效率。根據您的公司規模、地理位置和量評估，以優化工作流程。