如何使用 DocuSign 與 PayPal 進行發票簽核？

簡化發票審批：整合 DocuSign 和 PayPal

在當今快節奏的商業環境中，高效的發票處理對於維持現金流和營運敏捷性至關重要。電子簽名已經徹底改變了公司處理審批的方式，將 DocuSign 強大的電子簽名功能與 PayPal 無縫的支付處理相結合，為發票簽批提供了一個強大的解決方案。這種整合允許企業以數字方式獲得審批，同時實現即時支付，從而減少傳統方法（如支票或手動轉帳）帶來的延誤和錯誤。

從商業角度來看，這種設置不僅提升了合規性和審計追蹤，還通過最小化物理文件處理來支持遠端團隊。下面，我們將探討使用 DocuSign 與 PayPal 進行發票簽批的逐步過程，基於中型企業中觀察到的標準實務。

理解 DocuSign 在發票工作流程中的作用

DocuSign 是一個領先的電子簽名平台，便於進行具有法律約束力的數字協議。其核心產品 eSignature 允許用戶安全地發送、簽署和追蹤文件。對於發票簽批，DocuSign 的 Business Pro 計劃特別相關，因為它包括條件邏輯欄位以及在簽署過程中直接收集支付的功能。該計劃按年計費，每用戶每月約 40 美元，支持每用戶每年最多 100 個信封，適合常規財務審批。

除了基本簽署功能外，DocuSign 還提供高級模組，如 Intelligent Agreement Management (IAM) CLM，它將合約生命週期管理與 AI 驅動的洞察相結合。IAM CLM 自動化整個協議過程——從起草到執行和儲存——幫助企業分析發票條款、標記差異並確保監管合規。在商業環境中，據行業基準報告，這可以将審批時間縮短高達 80%，通過嵌入基於預定義規則將發票路由到審批者的工作流程。

要利用 DocuSign 處理發票，請從建立模板開始。將您的發票上傳為 PDF，為審批者（例如經理或財務主管）添加簽名字段，並包括條款接受的複選框。DocuSign 的模板確保多個發票的一致性，為應付帳款團隊節省時間。

逐步指南：整合 DocuSign 與 PayPal 進行發票簽批

將 DocuSign 與 PayPal 整合可以簡化從審批到支付的週期，允許簽署者在單一流程中審批和支付。這對於 B2B 交易特別有價值，因為及時支付會影響供應商關係。請注意，雖然 DocuSign 原生支持通過整合收集支付，但 PayPal 設置需要 Business Pro 或更高計劃，並可能涉及高級自動化的 API 配置。

步驟 1：設置您的 DocuSign 帳戶並啟用支付

• 登入您的 DocuSign 帳戶（或通過其網站註冊免費試用）。
• 導航至「設置」 > 「發送設置」，並在 Business Pro 附加元件下啟用「收集支付」功能。這需要使用支付處理器驗證您的帳戶。
• 在支付部分，將 PayPal 連接為您的閘道。您需要一個 PayPal Business 帳戶——從 PayPal 的開發者儀表板輸入您的 API 憑證（Client ID 和 Secret）。此一次性設置驗證交易並確保 PCI 合規。
• 商業觀察：企業通常將此與 DocuSign 的 SSO 配對，以實現多用戶環境中的安全存取，減少登入摩擦。

步驟 2：準備發票文件

• 在 DocuSign 的編輯器中建立或上傳您的發票。使用拖放介面放置簽名字段、日期戳以及用於發票編號和金額等細節的文字欄位。
• 添加支付欄位：從欄位選單中選擇「支付」，指定金額（動態或固定），並連結到 PayPal。對於條件邏輯，設置規則，使支付欄位僅在審批簽名後出現。
• 包括提醒和截止日期來督促簽署者，這是 DocuSign 計劃的標準功能，從每月 25 美元起。

步驟 3：發送發票進行簽批

• 添加收件人：指定審批者（例如通過電子郵件），並設置簽署順序——先審批後支付。
• 自訂電子郵件通知，提供清晰說明，例如「審閱並批准此發票通過 PayPal 支付」。
• 發送信封。DocuSign 即時追蹤進度，通知您查看、簽名和支付情況。
• 專業提示：對於批量發票，使用 DocuSign 的 Bulk Send 功能（Business Pro 可用），上傳收件人資料的 CSV 檔案以同時處理多個審批。

步驟 4：處理簽批和支付

• 收件人收到安全連結。他們審閱發票，添加簽名，然後轉到 PayPal 支付選項卡。
• PayPal 即時處理交易，資金存入您的連結帳戶。DocuSign 將支付收據作為審計追蹤的一部分擷取，包括時間戳和 IP 驗證。
• 簽批後，下載帶有嵌入支付證明的完成信封，以供記錄使用。

步驟 5：監控和自動化以提高效率

• 使用 DocuSign 的儀表板監控信封狀態。通過 webhook 與 QuickBooks 或 Salesforce 等工具整合，實現自動會計更新。
• 對於自動化，利用 DocuSign 的 API（Starter 計劃每年 600 美元，每月 40 個信封）。開發者可以編寫腳本，使已批准的發票以程式方式觸發 PayPal 支付。
• 商業洞察：在諮詢或電子商務等行業，這種整合據 DocuSign 生態系統的案例研究顯示，可將處理時間從幾天縮短到幾小時。

潛在挑戰包括交易費用（PayPal 每筆交易收取 2.9% + 0.30 美元）和確保行動裝置相容性——測試設備，因為現在 60% 的審批通過應用程式進行。始終諮詢 DocuSign 的支援以獲取特定區域的設置，因為支付功能因國家而異。

此過程佔據了成長型企業發票工作流程的很大一部分，在不犧牲安全性的前提下促進效率。

與 DocuSign 或 Adobe Sign 比較電子簽名平台？

eSignGlobal 提供更靈活且性價比更高的電子簽名解決方案，具備全球合規性、透明定價和更快的入職流程。

👉 開始免費試用

評估替代方案：電子簽名提供商的中立比較

雖然 DocuSign 在全球覆蓋方面表現出色，但競爭對手在定價、合規性和整合方面提供不同的優勢。從商業觀察角度來看，選擇平台取決於團隊規模、區域需求和自動化深度。下面是一個 Markdown 比較表格，涵蓋關鍵參與者：DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分）。

此表格突出了權衡：DocuSign 在企業功能方面領先，而其他平台則優先考慮性價比或簡單性。

Adobe Sign：以雲為中心的選項

Adobe Sign 與 Adobe 生態系統深度整合，使其適合處理 PDF 和創意工作流程的業務。從每月每用戶 10 美元起價，它在高級計劃中支持無限信封，並提供強大的行動簽署。對於發票簽批，它允許通過表單嵌入 PayPal 連結，儘管設置比 DocuSign 的原生工具更手動。從商業角度來看，它深受行銷公司的青睞，因為其品牌選項，但對於純財務使用可能感覺臃腫。

eSignGlobal：區域合規性與全球覆蓋

eSignGlobal 將自己定位為多功能替代方案，在全球超過 100 個主流國家合規。它在亞太 (APAC) 地區具有強大優勢，那裡電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規。與美國 (ESIGN) 或歐洲 (eIDAS) 的框架式方法不同，後者依賴廣泛指南，亞太標準強調「生態系統整合」模型。這需要與政府到企業 (G2B) 數字身份的深度硬體/API 級對接，這是一個遠超西方常見電子郵件驗證或自我聲明方法的技術障礙。

eSignGlobal 正在全球範圍內積極競爭，包括美洲和歐洲，與 DocuSign 和 Adobe Sign 相比提供更實惠的定價。其 Essential 計劃僅需每月 16.6 美元（年度計費），允許最多 100 個電子簽名文件、無限用戶席位，以及通過存取代碼的驗證——同時保持完全合規。它無縫整合香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，提升跨境發票的安全性。

正在尋找 DocuSign 的更智能替代方案？

eSignGlobal 提供更靈活且性價比更高的電子簽名解決方案，具備全球合規性、透明定價和更快的入職流程。

👉 開始免費試用

HelloSign：適用於小型營運的簡單性

HelloSign，由 Dropbox 收購，專注於用戶友好的介面以實現快速簽批。每用戶每月 15 美元，它對小企業來說性價比高，通過 Zapier 等整合輕鬆連結 PayPal。它缺乏 DocuSign 在自動化方面的深度，但在簡單的發票審批中表現出色，與 Dropbox 原生整合用於儲存。

最終思考：選擇合適的匹配

對於帶有 PayPal 的穩健發票簽批，DocuSign 仍是可靠選擇。然而，關注成本節省或增強區域合規性的企業可能考慮 eSignGlobal 作為中立、區域特定的選項。根據您的規模和地理位置進行評估，以獲得最佳結果。