如何使用 DocuSign 與 Laserfiche 進行記錄管理？

DocuSign 與 Laserfiche 集成的介紹

在數字文件管理不斷演變的格局中，企業越來越尋求電子簽名平台與記錄管理系統之間的無縫集成，以簡化工作流程並確保合規性。DocuSign 作為領先的電子簽名解決方案，與 Laserfiche（一個強大的企業內容管理（ECM）平台）有效搭配，可處理從合同簽署到長期歸檔的一切。該集成允許組織將已簽署的文件直接捕獲到安全的儲存庫中，減少手動流程並增強審計追蹤。從商業角度來看，此類組合滿足了受監管行業（如金融、醫療保健和法律服務）對效率日益增長的需求，在這些行業中，準確的記錄保留至關重要。

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了解 DocuSign 及其關鍵功能

DocuSign 是一個基於雲的平台，可在文件上啟用具有法律約束力的電子簽名，廣泛用於協議、審批和合同。其核心產品 eSignature 支持模板、提醒和移動簽名等功能，使其適合高容量操作。對於記錄管理，DocuSign 擴展到高級模塊，如智能協議管理（IAM），其中包括合同生命周期管理（CLM）。IAM CLM 使用 AI 驅動的洞察自動化整個合同流程——從創建和談判到執行和存儲——用於風險評估和條款分析。該模塊與 ECM 系統集成，以自動路由已完成的文檔，確保其符合保留政策，而無需人工干預。

企業觀察到，DocuSign 在企業環境中的可擴展性表現出色，附加組件如身份驗證通過生物識別和文件檢查添加了安全層。定價從個人使用 $10/月 開始，擴展到 Business Pro 的每用戶 $40/月，其中包括批量發送和支付。然而，用於更深入集成的 API 計劃（如與 Laserfiche 的集成）從入門級 $600/年起開始，強調其開發者友好生態系統。

Laserfiche 是什麼及其在記錄管理中的作用

Laserfiche 是一個 ECM 解決方案，專為捕獲、存儲和檢索文件而設計，同時遵守 GDPR、HIPAA 和 ISO 27001 等標準。它在記錄管理方面表現出色，通過自動化分類、保留調度和安全訪問控制。組織使用 Laserfiche 創建數字儲存庫，其中文件被索引、版本化和審計，防止數據孤島並支持電子發現。

從商業角度來看，Laserfiche 的優勢在於其工作流程自動化，該自動化可基於文件元數據觸發操作，例如在執行後歸檔已簽署的合同。與 DocuSign 等電子簽名工具的集成通過將簽名功能直接嵌入表單或流程來增強此功能，確保記錄防篡改並帶有時間戳。

逐步指南：集成並使用 DocuSign 與 Laserfiche

要利用 DocuSign 與 Laserfiche 進行有效的記錄管理，請遵循此實用指南。此過程假設您擁有兩個平台的活躍帳戶和管理訪問權限。該集成主要使用 DocuSign 的 API 或 Connect 功能將已簽署的信封（文件包）推送到 Laserfiche 儲存庫。

步驟 1：為 Webhooks 設置 DocuSign Connect

DocuSign Connect 是一個 webhook 服務，當事件發生時（如信封完成）通知外部系統。登錄您的 DocuSign 管理控制台：

• 導航到「設置」 > 「Connect」。
• 創建新的 Connect 配置。
• 選擇「信封完成」作為觸發事件。
• 配置接收者 URL 指向 Laserfiche 的 API 端點（您將在下一步設置）。使用 XML 或 JSON 格式進行數據交付，包括信封 ID、簽署者詳細信息和文件附件。 此步驟確保已簽署的文件自動路由，減少記錄攝入的延遲。

步驟 2：配置 Laserfiche 儲存庫和工作流程

在 Laserfiche 中，為傳入的 DocuSign 記錄創建專用的文件夾結構：

• 轉到 Laserfiche 管理工具。
• 在「工作流程」下設置一個過程來處理傳入的 webhook。
• 使用 Laserfiche 的 Web 服務 API 接收 DocuSign 負載。定義字段，如文件類型、保留期（例如合同的 7 年）和元數據提取（例如如果需要，通過 OCR 提取簽署者姓名）。 為安全起見，啟用 HTTPS 和 API 金鑰。Laserfiche 的表單模塊也可以直接嵌入 DocuSign 簽名——將 Laserfiche 表單鏈接到 DocuSign 模板以進行上下文簽名。

步驟 3：通過 API 集成鏈接平台

DocuSign 的 REST API 允許程式化發送和檢索：

• 從 DocuSign 的開發者沙箱（免費測試）獲取 API 憑據。
• 在 Laserfiche 中，使用集成工具包或自定義腳本（例如通過 .NET 或 JavaScript）與 DocuSign 進行身份驗證。
• 示例工作流程：從 Laserfiche 啟動文件上傳到 DocuSign 進行簽名。一旦簽署，DocuSign Connect 將 PDF 推回 Laserfiche，在那裡它被自動分類和存儲。 使用示例信封測試：從 Laserfiche 通過 DocuSign 發送簡單的 NDA，簽署它，並驗證它是否以完整的審計日誌降落在儲存庫中。工具如 Zapier 或 Microsoft Power Automate 可以簡化非編碼者的設置，儘管直接 API 提供更好的控制。

步驟 4：實施記錄管理政策

集成後，強制執行保留：

• 在 Laserfiche 中，為 DocuSign 導入的文件分配規則——例如，10 年後自動刪除或標記審查。
• 使用 DocuSign 的審計追蹤（嵌入 PDF 中）與 Laserfiche 的版本控制一起維護保管鏈。 通過儀表板監控：DocuSign 報告信封狀態，而 Laserfiche 追蹤存儲合規性。對於批量操作，DocuSign 的 Bulk Send API 可以處理數百個文件，將它們輸入 Laserfiche 隊列。

步驟 5：測試、培訓和擴展

使用示例工作流程進行端到端測試。培訓團隊通過 Laserfiche 的搜索界面訪問記錄，該界面索引 DocuSign 元數據以實現快速檢索。通過添加用戶進行擴展——DocuSign 的按席位許可與 Laserfiche 的基於用戶的訪問一致。常見陷阱包括時區不匹配或 API 速率限制；通過工作流程中的錯誤處理緩解。

此集成通常需要 1-2 周設置，通過手動歸檔節省 50-70% 時間，根據行業基準實現 ROI。

使用 DocuSign 與 Laserfiche 的益處

這種協同作用提升了運營效率：已簽署的文件無縫流入合規檔案，減少錯誤並支持遠程工作。企業報告了改進的審計準備，因為 DocuSign 的完成證書與 Laserfiche 的不可變性功能集成。從成本角度來看，它優化了信封使用——DocuSign 的配額與 Laserfiche 的無限存儲搭配，實現平衡擴展。在受監管部門，此組合確保可辯護的記錄，降低合規風險。

將 DocuSign 與關鍵競爭對手比較

為了提供平衡觀點，以下是 DocuSign 與流行替代方案（如 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign））的中性比較。該表格基於 2025 年公開數據突出定價、功能和優勢，以幫助明智選擇。

Adobe Sign 以其與 Adobe 套件的緊密集成脫穎而出，允許用戶在單一生態系統中編輯、簽名和追蹤文件。它特別適用於創意或文件密集型工作流程，具有共享模板和移動應用等功能。個人定價具有競爭力，但團隊定價與 DocuSign 類似擴展。

eSignGlobal 將自己定位為全球參與者，在超過 100 個主流國家合規，在亞太（APAC）地區具有強大優勢。亞太電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規，與美國/歐盟的框架式 ESIGN/eIDAS 形成對比。在亞太，解決方案需要「生態系統集成」方法，涉及與政府到企業（G2B）數字身份的深度硬件/API 對接——遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明。eSignGlobal 在此表現出色，無縫集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 以實現本地合規。其 Essential 計劃以約 $16.6/月 等值（$299/年）提供高價值，允許最多 100 份簽名文件、無限用戶席位和通過訪問碼驗證——在保持全球覆蓋的同時，以合規、成本效益高的基礎削弱競爭對手。

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HelloSign（重新命名為 Dropbox Sign）以其直觀界面和免費層吸引小型團隊，適合無需複雜設置的快速簽名。

結論

將 DocuSign 與 Laserfiche 集成賦能強大的記錄管理，從簽名到安全存儲。對於考慮替代方案的企業，eSignGlobal 作為中性、區域合規選項脫穎而出，特別是針對尋求成本效率和本地集成的亞太運營。根據您的規模和需求進行評估，以實現最佳匹配。