如何從 Airtable 記錄觸發 DocuSign 信封？

將 Airtable 與 DocuSign 整合以實現無縫工作流程自動化

在當今快節奏的商業環境中，自動化文件工作流程對於提高效率至關重要。Airtable 是一種多功能的無程式碼資料庫工具，與領先的電子簽名平台 DocuSign 強大結合，可以直接從記錄中簡化合約發送。這種整合允許團隊基於 Airtable 資料觸發 DocuSign 信封——用於等待簽名的文件的安全數碼容器——從而減少手動錯誤並加速銷售審批或 HR 入職等流程。

正在比較電子簽名平台與 DocuSign 或 Adobe Sign？

eSignGlobal 提供更靈活且性價比更高的電子簽名解決方案，具有全球合規性、透明定價和更快的入職流程。

👉 開始免費試用

如何從 Airtable 記錄觸發 DocuSign 信封

從業務角度來看，將 Airtable 與 DocuSign 整合解決了文件管理中的常見痛點，例如資料輸入不連貫和簽名延遲。這種設定特別適用於在 Airtable 中追蹤潛在客戶的銷售團隊，需要即時發送提案，或者無需切換應用即可管理合約的法律部門。該過程利用 Airtable 的自動化功能以及 DocuSign 的 API，當記錄滿足特定條件時（如狀態更新為「準備簽名」），即可以程式方式建立並發送信封。

整合的先決條件

在開始之前，請確保您擁有：

• 一個活躍的 DocuSign 帳戶，具有 API 存取權限（適用於 Standard、Business Pro 或更高方案；Developer API 方案起價為每年 600 美元，用於基本整合）。
• 一個 Airtable 基礎庫，包含相關記錄，例如用於合約的表格，包括收件人電子郵件、文件 URL 和自訂欄位等欄位。
• 對無程式碼工具的基本熟悉；如果使用 Airtable 的內建自動化或第三方連接器如 Zapier 或 Make（前身為 Integromat），則無需高級編碼。

DocuSign 的信封可以容納多個文件，並支援條件路由等功能，使其非常適合動態工作流程。請注意，信封配額適用——例如 Business Pro 方案中每個使用者每年約 100 個信封——因此請監控使用情況以避免超額。

設定觸發器的逐步指南

1. 準備您的 Airtable 基礎庫：

   • 在 Airtable 中建立一個表格（例如「Contracts」），包含基本欄位：記錄 ID、收件人電子郵件（單行文字）、文件附件（用於 PDF 的附件欄位）、簽署者姓名，以及狀態欄位（單選：例如「草稿」、「準備」、「已發送」）。
   • 將範例文件上傳到附件欄位。為了可擴展性，對於較大文件，可以連結到 Google Drive 等雲端儲存。

2. 啟用 DocuSign API 存取：

   • 登入您的 DocuSign Developer 帳戶（提供免費沙箱用於測試）。
   • 透過 DocuSign Admin 面板產生 API 金鑰和整合金鑰。對於生產環境，使用 OAuth 認證進行安全連接。
   • 如果使用 Advanced 方案中的 DocuSign IAM（身分與存取管理）功能，請設定使用者角色以控制誰可以發送信封，從而提升企業團隊的安全性。

3. 選擇您的整合方法：

   • 選項 1: 原生 Airtable 自動化（無程式碼，最簡單）：

     • 在 Airtable 中，轉到 Automations > Create Automation。
     • 設定觸發器：「當記錄匹配條件時」（例如，狀態更改為「準備」）。
     • 新增操作：使用「Run script」或透過 webhook 整合到 DocuSign 的 REST API。
     • 在腳本中，拉取電子郵件和文件 URL 等資料，然後呼叫 DocuSign 的 Envelopes:Create 端點。範例 JavaScript 程式碼片段（根據您的欄位調整）：

       let inputConfig = input.config();
       let envelope = {
         emailSubject: "Please sign this document",
         documents: [{ documentBase64: base64Encode(attachment), name: "Contract.pdf", fileExtension: ".pdf" }],
         recipients: { signers: [{ email: inputConfig.recipientEmail, name: inputConfig.signerName, routingOrder: "1" }] },
         status: "sent"
       };
       // POST to https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes
       

     • 在沙箱中測試，確保信封產生時簽名欄位（標籤）從 Airtable 資料自動填入。

   • 選項 2: 使用 Zapier 進行低程式碼靈活性：

     • 建立一個 Zap，將 Airtable 作為觸發應用：「新記錄或更新記錄」，根據狀態過濾。
     • 新增 DocuSign 作為操作應用：選擇「從模板建立信封」或「發送信封」。
     • 將 Airtable 欄位對應到 DocuSign：例如，附加文件、設定收件人角色，並包含自訂欄位以實現個人化。
     • Zapier 安全處理 API 呼叫；高級方案（每月 20 美元起）支援多步驟 Zap，用於複雜路由，例如抄送審批者。

   • 選項 3: 高級使用者自訂 API 整合：

     • 在由 Airtable webhook 觸發的自訂腳本中使用 DocuSign 的 SDK（例如 Node.js 或 Python）。
     • 當記錄更新時，Airtable 會向您的伺服器發送 webhook，該伺服器與 DocuSign 認證並建立信封。
     • 此方法適用於高容量需求，例如 Business Pro 方案中的批次發送，但需要開發者監督。

4. 對應欄位並處理簽署者體驗：

   • 在 DocuSign 模板中（Standard+ 方案中可重複使用），定義錨點字串或自動放置標籤，以動態拉取 Airtable 資料（例如，從記錄中拉取「{{RecipientName}}」）。
   • 對於簽署者，作為附加功能啟用 SMS 交付（按訊息收費），以透過行動裝置通知，提高完成率。
   • 追蹤狀態：使用 DocuSign 的 Connect webhook 在信封被查看、簽名或作廢時自動更新 Airtable。

5. 測試並上線：

   • 執行端到端測試：更新 Airtable 記錄並驗證信封是否透過簽名連結電子郵件發送給收件人。
   • 監控合規性：DocuSign 信封包含審計追蹤，對於受監管行業至關重要。
   • 可擴展性考量：API 方案限制信封數量（例如 Starter 方案每月 40 個），因此為成長而升級。

這種整合通常需要 1-2 小時設定，每週可節省數小時的手動發送時間。根據行業基準，企業報告週期時間縮短 30-50%，使其成為營運敏捷性的戰略工具。

DocuSign 概述及關鍵功能

DocuSign 是數碼簽署解決方案的市場領導者，每年處理超過 10 億筆交易。其核心產品 eSignature 包括從 Personal（每月 10 美元，5 個信封）到 Enterprise（自訂定價，支援 SSO 和高級審計）的方案。對於 Airtable 觸發等自動化，Developer API 方案至關重要——Starter 起價每年 600 美元用於基本整合，擴展到 Advanced（每年 5,760 美元），支援批次發送和 webhook。DocuSign 的 IAM CLM（智能協議管理合約生命週期管理）透過新增 AI 驅動的合約分析、風險評估和集中儲存庫來擴展此功能，非常適合管理高容量協議的企業。它與 400 多個應用無縫整合，強調安全性，具有多因素認證和全球標準合規等功能。

探索數碼簽署競爭對手

Adobe Sign：強大的企業替代方案

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，專注於與 PDF 工具和企業生態系統的無縫整合。定價從個人使用者每月 10 美元起，到 Enterprise（自訂），具有條件邏輯和付款收集等功能。它在創意工作流程中表現出色，將簽名嵌入 PDF，並支援類似於 DocuSign 的 Airtable 整合 API 觸發。然而，其基於席位的模式可能會使大團隊成本急劇上升，且 API 配額可能在未升級的情況下限制高容量自動化。

eSignGlobal：針對亞太地區的全球玩家

eSignGlobal 將自己定位為靈活的數碼簽署提供商，在全球 100 個主流國家實現合規，在亞太（APAC）地區具有強大優勢。亞太地區的數碼簽署格局以碎片化、高標準和嚴格法規為特徵，與美國（ESIGN 法案）和歐洲（eIDAS）的框架式方法形成對比，後者依賴電子郵件驗證或自我聲明。在亞太，標準強調「生態系統整合」模式，需要與政府對企業（G2B）數碼身分的深度硬體/API 級對接——這遠遠超過西方規範的技術障礙。eSignGlobal 透過香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等原生整合來解決此問題，確保在多元化市場中的法律可執行性。

在美洲和歐洲等全球市場，eSignGlobal 作為 DocuSign 和 Adobe Sign 的競爭性替代方案正在擴展，提供更低的定價而不犧牲合規性。其 Essential 方案每年 299 美元（約每月 24.9 美元），允許最多 100 個簽名文件、無限使用者席位，並透過存取程式碼驗證——為尋求性價比可擴展性的團隊提供高價值。Professional 方案包括 API 存取，用於 Airtable 觸發等自動化、批次發送以及合約摘要和翻譯的 AI 工具，同時支援本地部署以實現資料主權。

正在尋找比 DocuSign 更智能的替代方案？

eSignGlobal 提供更靈活且性價比更高的數碼簽署解決方案，具有全球合規性、透明定價和更快的入職流程。

👉 開始免費試用

HelloSign 及其他競爭者

HelloSign（現為 Dropbox 的一部分），針對中小企業提供簡單簽名，每月 15 美元 20 個信封，強調易用性和 Dropbox 整合。它支援 API 觸發，但缺乏高級 CLM 功能。其他玩家如 PandaDoc 將提案與簽名結合（每月每使用者 19 美元），適合銷售團隊，而 SignNow 提供負擔得起的行動簽名（每月每使用者 8 美元），具有基本自動化。

數碼簽署平台比較

此表格突出了中性權衡：DocuSign 在成熟度上領先，但像 eSignGlobal 這樣的替代方案為無限使用者及區域合規提供更好價值。

結論：選擇合適的數碼簽署解決方案

將 Airtable 與 DocuSign 整合為自動化工作流程提供了堅實基礎，但評估替代方案可確保與業務需求一致。對於優先考慮亞太合規性和成本效率的團隊，eSignGlobal 作為中性、可行的 DocuSign 替代方案脫穎而出，具有區域優勢。