如何設定文件可見度（哪位簽署者看到什麼）？

理解電子簽名工作流程中的文件可見性

在數位協議不斷演變的格局中，控制每個簽署者看到內容對處理敏感合約的企業至關重要。文件可見性指的是允許平台管理員自訂文件哪些部分——如頁面、章節或整個附件——對特定簽署者可見的機制。此功能提升了隱私性，簡化了多方簽署流程，並確保符合資料保護標準。從商業角度來看，有效的可見性控制降低了資訊洩露風險，提升了簽署者體驗，並支持複雜的業務流程，如併購、人力資源入職或供應商協議。像 DocuSign 這樣的平台在這方面處於領先地位，提供細粒度的工具以滿足企業需求。

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如何在 DocuSign 中設定文件可見性

DocuSign 作為電子簽名市場的領先者，透過其電子簽名平台以及整合的解決方案（如智能協議管理 (IAM) 和合約生命週期管理 (CLM)）提供強大的工具來管理簽署者可見性。IAM 專注於安全的身份和存取管理，而 CLM 擴展到完整的合約處理，包括可見性控制。這些功能對於處理多利益相關方文件的企業特別有價值，因為並非所有各方都需要完全存取權限。設定可見性可確保，例如，在採購合約中，買家可以看到定價細節，但看不到供應商備註。

配置可見性的逐步指南

1. 準備文件和接收者：從在 DocuSign 的網頁或行動應用程式中上傳文件開始。定義接收者（簽署者）及其角色——例如，「買家」、「賣家」或「見證人」。DocuSign 支持每個信封最多 100 個接收者，但可見性設定適用於每個簽署者組。

2. 存取欄位和路由面板：在創作介面中，導航到右側的「欄位」面板。在這裡，您可以拖放欄位，如簽名、日期或文字框到特定頁面。要控制可見性，請為每個欄位使用「接收者」下拉選單。只將欄位分配給相關簽署者；未分配的欄位對其他人保持隱藏。

3. 利用頁面級控制：對於更廣泛的限制，使用 Business Pro 及更高計劃中可用的「頁面可見性」或「條件可見性」選項。透過底部縮圖檢視選擇頁面。右鍵點擊頁面並選擇「分配給接收者」或「對特定接收者隱藏」。這會隱藏整個部分——非常適合附錄或機密條款。在 IAM 增強設定中，與單點登入 (SSO) 整合以實現基於角色的存取，確保可見性與使用者權限綁定。

4. 實施條件邏輯：進階使用者可以在「規則」選項卡中應用條件欄位。例如，僅當簽署者勾選確認資格的複選框時才顯示付款時間表。這使用簡單的 if-then 邏輯：「如果接收者 A 簽署，則向接收者 B 顯示第 5 頁；否則，隱藏。」CLM 工作流程可在合約範本中自動化此過程，減少手動錯誤。

5. 設定帶可見性的順序或並行路由：在「路由」部分，定義順序（順序用於審批，並行用於同時簽署）。將可見性規則附加到每個步驟——例如，第一個簽署者看到完整合約，但後續簽署者看到刪節版本。透過「預覽」模式測試以驗證每個角色遇到的內容。

6. 審計和安全：配置完成後，在信封設定中啟用審計追蹤。DocuSign 的合規功能（如企業計劃中的功能）會記錄可見性變更，以符合 GDPR 或 HIPAA 等法規。發送信封並透過「管理」選項卡監控。

從商業角度來看，這些步驟透過防止意外披露來最小化爭議，可能為企業節省數千美元的法律費用。限制包括信封配額（例如，標準計劃中每個使用者每年 100 個），因此高容量使用者可能需要升級。透過 CLM 與 Salesforce 等工具整合可提升效率，使 DocuSign 適合管理報價可見性的銷售團隊。

探索競爭對手的文件可見性功能

雖然 DocuSign 設定了基準，但其他平台對簽署者可見性採用不同的方法，每種方法在可用性、定價和全球覆蓋範圍上都有權衡。評估選項的企業應考慮整合深度、合規性和可擴展性。

Adobe Sign 的方法

Adobe Sign 作為 Adobe Document Cloud 的一部分，強調與 PDF 工作流程的無縫整合。可見性設定類似於 DocuSign，但利用 Adobe 的 Acrobat 工具進行精確刪節。使用者上傳文件，透過拖放編輯器新增欄位，並使用基於角色的權限分配給接收者。條件邏輯強大，支持動態內容，如從表單合併資料。對於多簽署者信封，Adobe 允許每個角色排除頁面，並強烈支持企業功能，如與 AEM 整合。然而，對於小團隊來說，它通常更昂貴，基礎版每月約 10 美元/使用者，且可見性審計需要更高層級。

HelloSign (Dropbox Sign) 的功能

HelloSign 現隸屬於 Dropbox，專注於中小企業的簡易性。可見性透過欄位分配和編輯器中的基本隱藏選項處理。使用者可以將欄位標記給特定簽署者，範本允許預設限制。與 DocuSign 相比，它缺乏進階條件邏輯，但在行動友好路由方面表現出色。定價具有競爭力，每月 15 美元支持無限信封，適合簡單需求。缺點包括有限的企業治理，因此不適合複雜、受監管的行業。

eSignGlobal 的全球合規優勢

eSignGlobal 以其覆蓋 100 個主流國家和地區的合規性脫穎而出，在亞太地區 (APAC) 具有特別優勢。在 APAC，電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規，與美國/歐盟的 ESIGN/eIDAS 框架模型不同。APAC 需要「生態系統整合」方法，涉及與政府數位身份 (G2B) 的深度硬體/API 整合，這比西方市場的電子郵件驗證或自我聲明要求更高的技術門檻。eSignGlobal 透過提供對區域系統的原生支持來應對此問題，確保可見性控制符合當地法律。

設定涉及直觀的編輯器，使用者定義接收者角色並為每個欄位或頁面應用可見性規則。條件邏輯支持 APAC 特定工作流程，如與國家 ID 系統整合以實現存取。定價更易負擔——其 Essential 計劃每月 16.60 美元，支持最多 100 個文件、無限使用者席位，以及簽名存取碼驗證。這在合規環境中提供強大價值，並與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫連接，減少跨境交易的設定時間。

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電子簽名平台的比較概述

為了輔助決策，以下是基於可見性功能、定價和優勢的關鍵平台的 neutral 比較：

此表格突顯了每個平台如何平衡可見性與更廣泛需求；選擇取決於區域重點和容量。

電子簽名選擇的最終思考

總之，掌握文件可見性可優化跨平台的セキュア且高效簽署。對於尋求具有強大區域合規性的 DocuSign 替代方案的企業，eSignGlobal 在 APAC 複雜的監管環境中脫穎而出成為平衡選項。根據您的工作流程進行評估，以確保與營運目標一致。