如何從 Yammer 發送 DocuSign 信封？

將 DocuSign 與 Yammer 集成以實現無縫文檔簽署

在快節奏的商業溝通世界中，像 Yammer——微軟的企業社交網絡——這樣的工具在促進協作方面發揮著關鍵作用。然而，在處理法律文檔時，將數碼簽署平台如 DocuSign 集成進來可以顯著簡化工作流程。本文探討了從 Yammer 直接發送 DocuSign 信封的實用方法，借鑒了官方集成和企業環境中觀察到的最佳實踐。

理解 DocuSign 信封和 Yammer 的作用

DocuSign 信封指的是用於數碼簽署的一個或多個文檔的安全數碼容器。它們包括收件人路由、審計跟踪和合規認證等功能，使其成為合同、審批和人力資源流程的必備工具。Yammer 現在是 Microsoft Viva Engage 的一部分，作為內部社交 feed，團隊在此分享更新、文件和討論。這些工具之間的協同作用允許用戶在不離開協作空間的情況下發起簽署請求，從而減少電子郵件雜亂並提高效率。

從商業角度來看，這種集成符合向統一微軟生態系統的轉變，據微軟數據，70% 的財富 500 強公司使用 Yammer 進行內部溝通。它最小化了上下文切換，這是混合工作環境中常見的生產力殺手。

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逐步指南：從 Yammer 發送 DocuSign 信封

要從 Yammer 發送 DocuSign 信封，請利用通過 Microsoft 365 應用提供的原生集成。此方法需要一個 DocuSign 帳戶（從每月 10 美元的 Personal 計劃開始）和通過 Microsoft Entra ID 的 Yammer 訪問權限。以下是設置和執行的步驟：

1. 先決條件和設置

• 驗證集成：確保您的組織啟用了 DocuSign for Microsoft 365。此插件可在 Microsoft AppSource 中獲取，將 DocuSign 連接到 Yammer、Teams 和 Outlook 等應用。管理員用戶可以從 Microsoft 365 管理員中心下的“集成應用”安裝它。
• 帳戶連結：使用您的微軟工作帳戶登錄 Yammer。在 DocuSign 中，轉到設置 > 集成 > Microsoft 365 並使用 OAuth 授權連接。這授予 Yammer 訪問權限以發起信封，而不會暴露敏感數據。
• 權限：用戶需要在 DocuSign 中具有“發送者”角色。對於團隊，IT 管理員應配置單點登錄 (SSO) 以避免登錄摩擦。

商業觀察：在中型公司中，設置時間不到 30 分鐘，但企業級部署可能涉及合規審查，增加 1-2 周時間。

2. 在 Yammer 中創建和上傳文檔

• 發布文檔：在您的 Yammer 群組或社區中，創建一個新帖子。附加您要發送簽署的文檔（例如 PDF 合同）。使用 Yammer 的文件上傳功能，支持每個文件高達 1GB。
• 發起 DocuSign 流程：文件共享後，將鼠標懸停在其上並選擇“更多操作” > “應用” > “DocuSign”。如果集成不可見，請在 Yammer 應用啟動器（頂部欄中的“+”圖標）中搜索“DocuSign”。
• 準備信封：DocuSign 的面板將在 Yammer 內內聯打開。將簽名字段拖放到文檔上，分配收件人（從 Yammer 的用戶目錄中輕鬆拉取），並設置路由順序。添加可選元素，如審批復選框或日期戳。

專業提示：對於重複使用的模板，先在 DocuSign 的庫中保存它們，然後在 Yammer 中引用以加速未來的發送。

3. 從 Yammer 發送信封

• 審查並發送：在 Yammer 內的 DocuSign 界面中預覽信封。收件人通過電子郵件或 Yammer 提及收到通知——在 DocuSign 設置中配置此功能。點擊“發送”以分發。
• 跟踪進度：返回 Yammer，該帖子將更新實時狀態（例如“已發送”、“已查看”、“已簽署”）。使用 DocuSign 的通知在完成時提醒群組。完成的信封會自動歸檔到 Yammer 的文件部分，並附帶已簽署的 PDF。
• 批量發送選項：對於 Business Pro 用戶（每月 40 美元），啟用 Bulk Send。在 Yammer 中上傳收件人 CSV，DocuSign 會批量生成個性化信封——適合公告或政策更新。

4. 故障排除常見問題

• 集成未出現：檢查您的 Yammer 網絡是否啟用了 Viva Engage（2023 年更新後）。重新安裝插件或聯繫微軟支持。
• 信封限制：Personal 計劃上限為每月 5 個信封；升級到 Standard（每月 25 美元/用戶）以獲得每年約 100 個。從 Yammer 的 API 驅動發送計入配額。
• 移動訪問：使用 Yammer 移動應用；DocuSign 的嵌入式簽署支持 iOS/Android，儘管複雜信封的設置可能需要桌面設備。

在實踐中，使用此工作流程的公司報告簽署週期加快 40-50%，基於 DocuSign 案例研究。然而，對於高容量需求，請考慮通過 Microsoft Power Automate 的 API 擴展，以從 Yammer 帖子實現自定義觸發。

5. 提升業務效率的高級提示

• 使用 Power Automate 自動化：創建流程，其中 Yammer 的讚揚或投票觸發 DocuSign 信封。例如，“新員工公告”帖子會自動發送入職文檔。
• 合規考慮：信封包括符合 ESIGN/UETA 標準的審計跟踪。對於全球團隊，添加身份驗證插件（每次使用 0.50-2 美元）以確保可執行性。
• 成本優化：在 DocuSign 的儀表板中監控使用情況；超額將產生費用。年度計費比月度節省 17%。

這種集成展示了數碼簽署工具如何增強社交平台，將隨意分享轉化為可操作流程。

探索 DocuSign 及其主要競爭對手

DocuSign 自 2004 年以來一直是數碼簽署領域的領導者，提供強大的計劃，如 Personal（基礎版每年 120 美元）到 Enterprise（自定義定價，包括 SSO 和高級審計）。其數碼簽署核心處理信封，具備條件路由和支付等功能，而附加功能如 SMS 交付增加了靈活性。如上所述的 Microsoft 365 集成，使其非常適合 Yammer 用戶。

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，與微軟工具類似集成，強調 PDF 工作流程。個人計劃從每月 10 美元/用戶開始，向企業擴展，具備 AI 驅動的表單填充。它在創意行業表現出色，但對於非設計團隊可能感覺過於以 PDF 為中心。

eSignGlobal 是一家新興的亞太地區專注玩家，支持全球 100 個主流國家的合規，其區域優勢突出。亞太地區的數碼簽署格局具有碎片化、高標準和嚴格法規的特點，與西方的 ESIGN/eIDAS 框架形成對比。在此，解決方案需要“生態系統集成”方法，包括與政府數碼 ID（G2B）的深度硬件/API 連接——遠超電子郵件驗證。eSignGlobal 以無縫集成如香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 而脫穎而出，提供 Essential 計劃每月 16.6 美元，支持 100 個文檔、無限用戶、訪問碼驗證，並在合規基礎上實現高成本效益。

HelloSign（現為 Dropbox Sign）提供簡單、API 友好的簽署，從每月 15 美元開始，適合需要快速設置而無需沉重合規負擔的 SMB。

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競爭對手比較表

此表突出了中性權衡：DocuSign 在規模上表現出色，而替代方案提供負擔能力或利基匹配。

關於數碼簽署選擇的最終思考

隨著企業導航如 Yammer-DocuSign 這樣的集成，評估選項可確保與需求一致。對於區域合規，尤其是亞太地區，eSignGlobal 作為 DocuSign 的中性替代方案脫穎而出，提供成本節省和本地化支持，而無需席位費用。