如何從 Greenhouse ATS 發送 DocuSign 信封？ 數碼簽署

將 DocuSign 與 Greenhouse ATS 集成以實現高效招聘

在人才獲取的競爭環境中，將電子簽名工具如 DocuSign 與申請人追蹤系統 (ATS) 如 Greenhouse 集成，可以顯著提升效率。此設置允許 HR 團隊直接從招聘流程中自動化分發錄用通知書和合同簽署，減少手動錯誤並加速招聘過程。從商業角度來看，此類集成可最小化入職延遲，這在勞動力市場緊張的情況下對於維持候選人參與度至關重要。

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逐步指南：在 Greenhouse ATS 中發送 DocuSign 信封

從 Greenhouse ATS 發送 DocuSign 信封涉及利用兩個平台之間的原生集成，該集成適用於擁有 DocuSign 電子簽名帳戶的 Greenhouse 客戶。此過程簡化了從候選人選擇到已簽署錄用通知的過渡，確保合規性和審計追蹤。下面，我們基於企業 HR 操作中觀察到的標準實踐，概述設置和執行步驟。

集成前提條件

在開始之前，請確保您的組織具備：

• 付費的 Greenhouse ATS 訂閱並具有管理員訪問權限。
• 有效的 DocuSign 電子簽名帳戶（推薦 Standard、Business Pro 或更高計劃以支持團隊功能）。
• API 憑證：Greenhouse 透過其管理員面板提供 API 金鑰，而 DocuSign 需要從其開發者控制台獲取 API 令牌或集成金鑰。
• 權限：HR 管理員需要在 Greenhouse 中具有“Can manage integrations”權限，並在 DocuSign 中具有“Connect”訪問權限。

從商業角度來看，此集成對中大型團隊而言成本效益高，因為它避免了定制開發成本——定制解決方案通常在 5,000 至 20,000 美元之間。

步驟 1：在 Greenhouse 中配置 DocuSign 集成

以管理員身份登入您的 Greenhouse 帳戶，並導航至 Configure > Dev Center > Integration Partners。在市場中搜尋“DocuSign”。如果未列出，請使用 Greenhouse 的 Harvest API 設置自定義 webhook。

• 點擊“Add Integration”以添加 DocuSign。
• 輸入您的 DocuSign 帳戶詳細信息：提供集成金鑰（從 DocuSign 的 Admin > Integrations > API 部分生成）和帳戶 ID。
• 映射欄位：將 Greenhouse 階段（例如，“Offer Extended”）與 DocuSign 信封觸發器對齊。例如，將候選人數據如姓名、電子郵件和工作頭銜關聯到信封收件人。
• 測試連接：使用 Greenhouse 的沙箱環境發送樣本信封，而不影響實時數據。

此設置通常需要 30-60 分鐘，並支持在 DocuSign 中預構建的信封模板，例如帶有薪資和福利佔位符的錄用通知書。

步驟 2：創建或導入 DocuSign 信封模板

在 DocuSign 中，轉至 Templates > Create Template 並上傳您的錄用文件（例如 PDF）。添加簽名字段：

• 拖放簽名、日期和首字母欄位。
• 使用條件邏輯（Business Pro 中可用）來處理基於角色的動態元素，如 NDA 條款。
• 集成佔位符：使用 DocuSign 的合併欄位（例如，{{Candidate_Name}}），透過 API 從 Greenhouse 拉取數據。

導出模板 ID。返回 Greenhouse，在集成設置下，將此模板連結到特定職位需求。商業觀察者指出，模板化可將法律審查時間縮短高達 40%，因為標準化文件確保了招聘一致性。

步驟 3：從候選人資料中觸發信封發送

配置完成後，可直接從候選人的 Greenhouse 資料發送信封：

• 在 ATS 中將候選人推進到“Offer”階段。
• 點擊 Actions > Send DocuSign Envelope（如果使用 webhook，則為自定義按鈕）。
• 選擇模板並映射數據：Greenhouse 會自動填充欄位，如電子郵件和自定義問題（例如，入職日期）。
• 審查並發送：信封將在 DocuSign 中創建、發送給候選人，並在 Greenhouse 的活動提要中追蹤。

對於批量操作，使用 Greenhouse 的批量更新功能處理多個錄用通知，但 DocuSign 的信封限制（例如，年計劃下每用戶 100 個）適用——監控使用量以避免超額。

步驟 4：監控和管理信封狀態

發送後，狀態更新會雙向同步：

• 在 Greenhouse 中，在候選人時間線上查看簽名進度（例如，“Sent”、“Viewed”、“Signed”）。
• 在 DocuSign 中，訪問審計日誌以確保合規性。
• 處理拒絕：如果候選人拒絕，Greenhouse 通知允許快速跟進或撤回。

如果出現問題，如 API 錯誤，請檢查 DocuSign 的事件日誌或 Greenhouse 的錯誤報告。集成正常運行時間通常很高（99%+），但企業通常會結合 IT 支持進行故障排除。

優化高級提示

• 使用 webhook 自動化：設置 DocuSign Connect 以將完成事件推回 Greenhouse，觸發入職任務如 IT 配置。
• 移動簽名：確保信封優化為移動設備，因為根據行業基準，60% 的候選人使用設備簽名。
• 合規性檢查：驗證信封包含美國 ESIGN 法案要求披露，以確保可執行性。

此工作流程可以将從錄用到接受的時間從數週縮短至數天，提升 HR 生產力——這是擴展業務的關鍵指標。

探索電子簽名平台：中立比較

雖然 DocuSign 仍是電子簽名集成領域的領導者，但 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分）等替代方案為 ATS 工作流程提供了不同的優勢。從商業觀察角度來看，選擇取決於成本、可擴展性和區域需求。下面是一個 Markdown 比較表格，突出關鍵方面。

DocuSign 在強大的集成和企業功能方面表現出色，使其成為處理高容量招聘的 Greenhouse 用戶的首選。其 API 計劃開發者起價為 600 美元/年，支持無縫信封自動化。

Adobe Sign 作為 Adobe Document Cloud 的一部分，強調無縫 PDF 處理，適合已使用 Adobe 套件的組織。它提供強大的安全性功能，如多因素認證，並符合全球標準，儘管其定價對大型團隊可能增加成本。

eSignGlobal 將自身定位為靈活的競爭者，支持全球 100 個主流國家/地區的合規性。它在亞太地區（APAC）具有特別優勢，那裡的電子簽名法規碎片化、高標準且嚴格監管——通常需要生態系統集成的深度方法，而不是美國和歐洲常見的基於框架的 ESIGN/eIDAS 模型。在 APAC，解決方案必須實現與政府到企業 (G2B) 數碼身份的深度硬件/API 級對接，這是一個遠超電子郵件驗證或自我聲明方法的技術壁壘。eSignGlobal 的 Essential 計劃，僅相當於每月 16.6 美元，允許發送高達 100 份電子簽名文件，支持無限用戶座位和訪問碼驗證，在合規性基礎上提供強大價值。它與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫集成，提升區域效率。

HelloSign，現更名為 Dropbox Sign，優先考慮用戶友好性，具有簡潔介面和與文件共享工作流程的緊密集成。它適合較小團隊，但與 DocuSign 相比，可能缺乏企業級 ATS 自動化的深度。

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招聘中電子簽名的商業考慮

將電子簽名工具與 Greenhouse 等 ATS 集成，不僅加速招聘，還確保跨轄區的法律有效性。企業應根據量、團隊規模和地理位置進行評估——DocuSign 的成熟度適合全球公司，而替代方案解決特定痛點，如成本或區域合規性。

總之，對於穩健的 Greenhouse-DocuSign 設置，概述的步驟提供了可靠基礎。那些尋求注重區域合規性的 DocuSign 替代方案的用戶，可能在 APAC 及更廣泛地區發現 eSignGlobal 是一個中立、可行的選擇。