如何從 Google Forms 發送 DocuSign 信封？

將 DocuSign 與 Google Forms 集成：簡化工作流程自動化

在当今快節奏的商業環境中，自動化文件工作流程可以顯著提升效率。一項流行的集成方式是使用 Google Forms 觸發 DocuSign 信封，允許用戶透過表單收集數據，並無縫發送數碼簽署。這種方法特別適用於銷售團隊、人力資源部門和法律流程，其中表單提交需要啟動合同簽署，而無需手動干預。從商業角度來看，此類集成可以減少錯誤、節省時間並提升可擴展性，使其成為中型企業優化運營的必備工具。

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為什麼將 Google Forms 與 DocuSign 集成？

Google Forms 擅長快速免費地收集結構化數據，而 DocuSign 則處理安全且具有法律約束力的簽署。將兩者結合可以創建一個強大的無代碼或低代碼解決方案。企業經常採用這種方式來處理新客戶入駐、申請處理或收集批准等場景。該集成通常依賴 Google Apps Script 進行自動化，將表單響應連接至 DocuSign 的 API，以動態生成並發送信封。

這種方法符合更廣泛的工作流程自動化趨勢，其中像 Zapier 這樣的工具或直接腳本橋接 SaaS 平台。從商業角度來看，它透過最小化電子郵件鏈和基於紙張的流程來降低運營成本，根據行業基準，可能將處理時間縮短高達 70%。

逐步指南：從 Google Forms 發送 DocuSign 信封

要實現此集成，您需要一個 DocuSign 開發者帳戶以存取 API，以及對 Google Apps Script 的基本熟悉度。該過程涉及捕獲表單數據、將其映射至 DocuSign 信封，並觸發發送。以下是詳細的演練指南。

步驟 1：設定您的 Google 表單

創建一個新的 Google 表單，根據您的需求自訂。例如，包括收件人姓名、電子郵件、文件類型以及任何自訂數據（例如合同金額或條款）。

• 訪問 forms.google.com 並啟動一個空白表單。
• 添加問題：姓名/電子郵件使用簡短回答，文件選擇使用多選題，其他詳細信息使用段落。
• 將表單連結至 Google 表格以儲存響應：在表單編輯器中，點擊“響應” > “連結至表格”。

此表格將作為腳本的數據源。確保表單設定為收集電子郵件地址以發送通知。

步驟 2：獲取 DocuSign API 憑證

DocuSign 的 API 支持程式化信封創建。在 developer.docusign.com 註冊免費開發者沙盒。

• 創建集成金鑰（客戶端 ID）和金鑰。
• 生成 JWT 或 Auth Code Grant 以進行身份驗證。
• 從 API 儀表板記錄您的帳戶 ID。

對於生產使用，請升級至付費計劃，如 Standard（每年 $25/用戶/月），其中包含 API 存取。定價根據信封量擴展——基本層預計 ~100 個信封/用戶/年。

步驟 3：編寫 Google Apps Script 代碼

打開連結的 Google 表格，轉至“擴展” > “Apps Script”。貼上並自訂以下腳本。此示例假設一個簡單的表單，列 A（時間戳）、B（收件人姓名）、C（電子郵件）、D（文件詳細信息）。

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var row = e.range.getRow();
  var recipientName = sheet.getRange(row, 2).getValue(); // Column B
  var recipientEmail = sheet.getRange(row, 3).getValue(); // Column C
  var details = sheet.getRange(row, 4).getValue(); // Column D

  // DocuSign API setup
  var INTEGRATION_KEY = 'YOUR_INTEGRATION_KEY';
  var ACCOUNT_ID = 'YOUR_ACCOUNT_ID';
  var USER_GUID = 'YOUR_USER_GUID'; // From JWT
  var API_TOKEN = getJWToken(); // Implement JWT generation

  // Prepare envelope
  var envelopeDefinition = {
    emailSubject: 'Please sign this document',
    documents: [{
      documentBase64: Utilities.base64Encode(getDocumentBytes('path/to/template.pdf')), // Upload your template
      name: 'Agreement',
      fileExtension: 'pdf',
      documentId: '1'
    }],
    recipients: {
      signers: [{
        email: recipientEmail,
        name: recipientName,
        recipientId: '1',
        routingOrder: '1',
        tabs: {
          signHereTabs: [{xPosition: '100', yPosition: '200', documentId: '1', pageNumber: '1'}] // Position signature field
        }
      }]
    },
    status: 'sent'
  };

  // API Call
  var url = 'https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/' + ACCOUNT_ID + '/envelopes';
  var payload = {envelopeDefinition: envelopeDefinition};
  var options = {
    method: 'post',
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer ' + API_TOKEN,
      'Content-Type': 'application/json'
    },
    payload: JSON.stringify(payload)
  };

  var response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  if (response.getResponseCode() == 201) {
    Logger.log('Envelope sent successfully: ' + JSON.parse(response.getContentText()).envelopeId);
  } else {
    Logger.log('Error: ' + response.getContentText());
  }
}

function getJWToken() {
  // Implement JWT token generation using libraries or manual process
  // Refer to DocuSign docs for full code
  return 'YOUR_JWT_TOKEN';
}

function getDocumentBytes(filePath) {
  // Load and return base64 of your PDF template
  var file = DriveApp.getFileById('YOUR_TEMPLATE_FILE_ID');
  return file.getBlob().getBytes();
}

• 設定觸發器：在 Apps Script 中，轉至“觸發器” > 添加觸發器 > 選擇 onFormSubmit > 事件類型：表單提交時。
• 根據表單數據自訂標籤，例如日期簽署或自訂文本（例如，使用 DocuSign 的複合模板將詳細信息插入 PDF）。

步驟 4：處理文件模板

將基礎 PDF 模板上傳至 Google Drive。使用 DocuSign 的錨點標記或固定位置來處理動態字段。對於高級需求，可以與 DocuSign 的 PowerForms 集成，但 API 對於表單驅動的發送更靈活。

步驟 5：測試和部署

提交測試表單響應。檢查 DocuSign 儀表板中的信封。在 Apps Script 日誌中監控錯誤。對於生產環境，處理邊緣情況，如無效電子郵件或配額限制（例如，Business Pro 為 $40/用戶/月，支持批量發送）。

潛在挑戰和提示

• API 速率限制：Starter API 計劃上限為 ~40 個信封/月（$600/年）。
• 安全性：安全使用 OAuth；避免硬編碼金鑰。
• 可擴展性：對於高容量，考慮 Zapier 作為無代碼替代方案（從 $20/月開始），儘管它可能產生每任務額外費用。
• 合規性：確保信封符合 ESIGN/UETA 標準，用於美國運營。

此集成可以每天處理數十個信封，適合每月處理 100+ 表單的企業。從商業角度來看，它支持增長而無需相應增加員工。

深入探索數碼簽署平台

隨著企業評估表單到簽署工作流程工具，了解關鍵參與者至關重要。DocuSign 在企業採用方面領先，但替代方案提供不同的優勢。

DocuSign：市場領導者

DocuSign 提供強大的 API 集成，使其成為 Google Forms 自動化的首選。其數碼簽署計劃從 $10/月（個人使用）開始，擴展至 $40/用戶/月（Business Pro），包含條件字段和支付等功能。API 計劃從 $600/年（Starter）開始，用於基本集成。優勢包括全球合規性和廣泛模板，儘管信封限制（~100/用戶/年）和按座位定價對於團隊來說可能會增加成本。

Adobe Sign：面向企業的替代方案

Adobe Sign 與 Google Workspace 集成良好，透過其 API 提供類似表單到信封的功能。定價從 $10/用戶/月（個人）開始，高達 $27/用戶/月（企業版），包含高級分析和 SSO。它在 PDF 操作和 Adobe 生態系統集成方面表現出色，但 API 存取需要更高層級，並且自訂腳本的學習曲線往往更陡峭。

eSignGlobal：針對亞太地區的競爭者

eSignGlobal 支持全球 100 個主流國家的合規性，在亞太地區（APAC）具有顯著優勢。APAC 的數碼簽署格局呈現碎片化、高標準和嚴格法規，與美國/歐盟的 ESIGN/eIDAS 框架模式形成對比。在此，標準強調“生態系統集成”方法，需要與政府到企業（G2B）數碼身份進行深度硬件/API 級對接——這遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明的技術障礙。eSignGlobal 透過與香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等無縫集成來解決此問題，確保法律有效性而無需額外成本。其 Essential 計劃為 $16.6/月，允許發送高達 100 個文件進行簽署、無限用戶座位和存取碼驗證，在合規性方面提供高價值。定價低於競爭對手，定位於全球擴張，在 APAC 及更廣泛地區挑戰 DocuSign 和 Adobe Sign。

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HelloSign (Dropbox Sign)：用戶友好的選項

HelloSign，現為 Dropbox 的一部分，專注於簡單性，透過 Zapier 與 Google Forms 集成。團隊計劃從 $15/月開始，包括無限模板和基本 API。它因直觀的介面而備受讚譽，但與 DocuSign 相比，缺少高級條件邏輯。

數碼簽署平台的比較概述

此表格突出了中性權衡：DocuSign 注重深度，eSignGlobal 在受監管市場注重性价比。

總之，雖然 DocuSign 在 Google Forms 集成方面表現出色，但探索像 eSignGlobal 這樣的區域合規選項，可以為多樣化的業務需求提供平衡的價值。