用於數碼簽署的 Power Automate 流程

使用 Power Automate 自動化數碼簽署：業務效率指南

在當今快節奏的商業環境中，簡化文件工作流程對於保持競爭力至關重要。Power Automate 是微軟的低代碼自動化平台，它提供了一種強大的方式，將數碼簽署集成到日常流程中，從而減少手動工作和錯誤。透過創建觸發電子簽名請求的流程，企業可以加速審批、確保合規性，並提升團隊間的協作。

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為數碼簽署構建 Power Automate 流程

Power Automate 在協調涉及審批、通知和第三方服務集成的流程方面表現出色。對於數碼簽署，它可以自動化整個過程——從文件準備到簽名收集和存儲——並與 Microsoft Teams、SharePoint 或電子郵件等工具無縫集成。這種方法對於處理合同的銷售團隊、管理入職的 HR 部門或處理協議的法律部門特別有價值。

創建流程的逐步指南

首先，透過 Microsoft Power Platform 門戶（powerautomate.microsoft.com）訪問 Power Automate，並選擇「創建」 > 「自動化雲流程」。為您的流程命名，例如「合同簽名自動化」，並選擇一個觸發器。一個常見的起點是「當 SharePoint 文件夾中創建文件時」，它會監控指定的文檔庫中的新上傳。

1. 觸發器設置：配置觸發器以監視特定的 SharePoint 站點和文件夾。例如，當銷售代表上傳合同 PDF 時，流程會激活。添加動態內容來捕獲文件細節，如名稱、路徑和元數據（例如，從自定義列中獲取收件人電子郵件）。

2. 文件準備：使用 OneDrive 或 SharePoint 下的「轉換文件」操作，確保文件處於兼容格式。如果需要，透過「填充 Microsoft Word 模板」操作與 Microsoft Word 集成，在簽名前填充動態字段，如客戶名稱或日期。

3. 電子簽名集成：這是核心步驟。Power Automate 內置了流行電子簽名提供商的連接器。選擇 DocuSign 連接器的「創建簽名請求」（或其他服務的等效操作）。輸入前一步的文件，指定簽名人（例如，從 SharePoint 列表或 Excel 中拉取電子郵件），並定義簽名字段。對於條件邏輯，添加「條件」操作：如果文件類型是「高價值合同」，則透過 Microsoft Approvals 路由額外審批後再發送。

4. 通知和提醒：發送請求後，使用「發送電子郵件 (V2)」或「在 Teams 中發布消息」來通知利益相關者。設置一個並行分支，使用「延遲」和「檢查簽名狀態」操作，如果簽名在 48 小時後仍待處理，則發送自動提醒。

5. 完成處理：一旦簽名完成，流程可以使用「獲取簽名狀態」來驗證完成。然後，在 SharePoint 中「更新文件屬性」以標記為「已簽名」，將其歸檔到安全文件夾，並透過包含審計跟踪的摘要電子郵件通知發起人。

6. 錯誤處理和測試：整合「範圍」操作用於 try-catch 邏輯，以處理失敗情況，如無效電子郵件。使用示例文件測試流程，監控運行歷史以查找問題。對於可擴展性，如果處理高容量，則啟用高級連接器。

這種設置可以将簽名周轉時間從幾天縮短到幾小時。根據微軟案例研究，企業報告文件工作流程可節省高達 70% 的時間。考慮因素包括確保電子簽名提供商的 API 限制與您的容量匹配——例如，DocuSign 的信封配額——並遵守數據隱私法規，如 GDPR。

針對業務需求的先進自定義

對於複雜場景，使用 AI Builder 擴展流程以從上傳文件中提取數據，或使用 HTTP 操作進行自定義 API。在銷售管道中，與 Dynamics 365 集成：在機會關閉時觸發，自動填充合同，並將已簽名的文件循環回更新 CRM 狀態。從安全角度，利用 Azure AD 進行身份驗證，確保流程在適當權限下運行。

從商業角度來看，這種自動化使數碼簽署大眾化，降低了非技術用戶的障礙，同時與微軟生態系統原生集成。然而，成本來自高級連接器（出席 RPA 起價 $15/用戶/月）和電子簽名訂閱。

將電子簽名提供商集成到 Power Automate 中

Power Automate 的連接器使集成電子簽名工具變得容易，但選擇正確的提供商取決於功能、定價和合規性。下面，我們概述關鍵參與者，重點關注它們的集成能力和業務適用性。

DocuSign：強大的企業解決方案

DocuSign 是電子簽名市場的領導者，提供全面計劃，如 Personal（$10/月，5 個信封）、Standard（$25/用戶/月，用於團隊協作）、Business Pro（$40/用戶/月，支持批量發送和支付）和 Enhanced 用於 IAM（身份和訪問管理），包括 SSO 和高級審計。其 CLM（合同生命周期管理）附加組件自動化端到端協議，適合大型組織。在 Power Automate 中，連接器支持透過 API 創建信封、添加字段和跟踪狀態。定價隨信封規模而定（例如，年度計劃 100/用戶/年），適合高容量用戶，但附加功能如 SMS 發送會產生額外費用。

Adobe Sign：與 Adobe 生態系統無縫集成

Adobe Sign（現為 Adobe Acrobat Sign）與 PDF 工具和微軟應用深度集成，從 $22.99/用戶/月（個人）起價至企業自定義定價。它強調移動簽名、模板和工作流程自動化，具有條件字段和審計跟踪等功能。Power Automate 用戶欣賞其「發送簽名」連接器，它處理多方協議並從 Acrobat 拉取準備內容。它在創意行業表現出色，但對於基本需求可能感覺更昂貴，信封限制類似於 DocuSign（約 100/月/用戶）。

eSignGlobal：區域優化的替代方案

eSignGlobal 在 100 多個主流國家提供合規電子簽名，在亞太地區（APAC）具有強大優勢，那裡的法規碎片化、高標準且嚴格執行。與美國/歐盟的基於框架的 ESIGN/eIDAS 標準（依賴電子郵件驗證或自我聲明）不同，APAC 要求「生態系統集成」方法，包括與政府數字 ID（G2B）的深度硬件/API 集成。這提高了遠超西方模型的技術門檻——例如，強制生物識別檢查或本地數據駐留。eSignGlobal 在此表現出色，提供與香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 的無縫連接。全球範圍內，它定位為 DocuSign 和 Adobe Sign 的競爭者，具有競爭性定價：Essential 計劃 $16.60/月，允許 100 個文件、無限用戶和訪問代碼驗證，在合規性上提供高價值而無額外成本。

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HelloSign (Dropbox Sign)：適合 SMB 的用戶友好型

HelloSign，由 Dropbox 收購，專注於簡單性，計劃從免費（有限）到 $15/用戶/月（團隊），高達 $25 用於高級功能，如 API 訪問和自定義品牌。它支持模板、提醒和集成，具有 Power Automate 連接器用於基本發送和狀態檢查。它適合小型團隊，但在企業合規性深度上不如其他。

電子簽名解決方案比較

為了輔助決策，以下是基於 2025 年公開數據的 neutral 比較：

此表格突出了權衡：DocuSign 用於規模，Adobe 用於 Adobe 用戶，eSignGlobal 用於區域需求，HelloSign 用於易用性。

數碼簽署的監管景觀

雖然查詢中未指定區域，但全球採用取決於法律，如美國 ESIGN 法案（驗證電子記錄）和歐盟 eIDAS（確保合格簽名）。在 APAC，碎片化盛行——例如，中國嚴格的數據本地化 vs. 新加坡的進步框架——需要具有本地化支持的提供商以避免法律陷阱。

結論

Power Automate 流程使企業能夠高效嵌入數碼簽署，提升生產力而無需大量編碼。對於尋求 DocuSign 替代方案的用戶，eSignGlobal 作為區域合規選項脫穎而出，特別是對於 APAC 操作。根據您的容量、集成和合規需求進行評估，以實現最佳 ROI。