整合指南：DocuSign 適用於 Microsoft Teams 審批應用程式

使用 DocuSign 在 Microsoft Teams 中簡化審批流程

在快節奏的商業協作世界中，將電子簽名工具如 DocuSign 集成到 Microsoft Teams 等平台中，可以顯著提升工作流程效率。本指南探討了 DocuSign for Microsoft Teams 審批應用，這是一種無縫集成，允許團隊在 Teams 環境中直接請求、審查和批准文件。從商業角度來看，此工具解決了遠程和混合工作環境中的常見痛點，減少了電子郵件混亂，並加速了決策過程。

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了解 DocuSign for Microsoft Teams 審批應用

什麼是 DocuSign 審批應用？

DocuSign for Microsoft Teams 審批應用是一種官方集成，旨在將 DocuSign 的電子簽名功能嵌入 Microsoft Teams 的頻道和聊天中。作為 DocuSign 更廣泛集成生態系統的一部分，它允許用戶在不離開 Teams 界面的情況下啟動合同、表單和其他文件的審批工作流。此應用對於依賴快速審批來維持業務動力的銷售、人力資源和法律團隊尤為寶貴。

從商業觀察角度來看，此集成符合統一通信平台的增長趨勢。根據最近報告，Microsoft Teams 擁有超過 3 億活躍用戶，作為協作中心。透過整合 DocuSign，組織可以最小化上下文切換，研究顯示這可將生產力降低高達 40%。該應用支援發送文件進行簽名、即時追蹤狀態更新，以及透過 Teams 通知提醒審批者的功能。

主要優勢包括：

• 縮短審批時間：文件可在幾分鐘內簽名和批准，而傳統電子郵件鏈路可能需要數天。
• 審計追蹤集成：所有操作均記錄在 DocuSign 的安全系統中，確保符合 ESIGN 和 eIDAS 等標準。
• 團隊協作：多個審批者可以在同一 Teams 線程中評論和討論文件。

集成前提條件

在深入設定之前，請確保您的組織滿足要求。您需要：

• 一個有效的 DocuSign eSignature 帳戶（推薦標準計劃或更高，年度起價 $25/用戶/月）。
• Microsoft Teams 管理員存取權限，以從 Teams 應用商店安裝應用。
• 如果使用批量發送等高級功能，則需要 API 存取權限。

請注意，雖然應用免費安裝，但使用受 DocuSign 訂閱的信封限制管理——年度計劃通常為每個用戶每年 100 個信封。對於企業，DocuSign 的 IAM（身份和存取管理）功能，包括 SSO 和高級治理，可以疊加以增強安全性。IAM CLM（合同生命週期管理）透過提供合同起草、談判和儲存庫管理工具來擴展此功能，與 Teams 無縫集成，實現端到端工作流。

逐步集成指南

步驟 1：在 Microsoft Teams 中安裝應用

1. 開啟 Microsoft Teams 並導航到「應用」部分（透過側邊欄或搜尋「Apps」）。
2. 在應用商店中搜尋「DocuSign Approvals」。
3. 選擇官方 DocuSign 應用並點擊「添加」以安裝到您的團隊或整個組織。
4. 安裝後，該應用將作為標籤或機器人出現在您的頻道中。管理員可以透過 Teams 管理員中心下的「管理應用」批准它。

此過程不到 5 分鐘，且無需編碼，適合非技術用戶。

步驟 2：連接您的 DocuSign 帳戶

1. 在 Teams 頻道中，添加 DocuSign 標籤或透過輸入「@DocuSign」呼叫機器人。
2. 按照提示使用您的 DocuSign 憑證登入。使用 OAuth 進行安全認證——避免共享密碼。
3. 授予必要權限：應用請求存取發送信封、查看狀態和管理模板的權限。
4. 對於多用戶設定，管理員可以從 DocuSign 的庫中配置共享模板，確保品牌一致性。

如果您的組織使用 DocuSign 的企業計劃，透過 Microsoft Entra ID（前身為 Azure AD）啟用 SSO 以實現單點登入，從而簡化跨工具的存取。

步驟 3：設定審批工作流

1. 創建文件：在 Teams 標籤中從 DocuSign 上傳或選擇模板。使用欄位添加簽名、日期和條件邏輯（Business Pro 計劃可用，$40/用戶/月）。
2. 啟動審批：點擊「發送審批」並透過 @提及團隊成員添加審批者。如需設定路由順序（例如順序或並行審批）。
3. 自訂通知：配置提醒和截止日期。該應用與 Teams 的活動饋送集成，因此審批者將在移動設備或桌面端收到推送通知。
4. 追蹤進度：使用應用的儀表板監控即時狀態——查看誰已簽名、待處理操作或作廢。

對於高級使用，與 Power Automate（Microsoft 的無代碼自動化工具）集成。創建流程，其中 Teams 訊息觸發 DocuSign 信封，或反之，用於 HR 入職等場景。

步驟 4：測試和最佳實踐

使用示例文件測試集成：

• 向測試用戶發送模擬合同。
• 驗證簽名在 Teams 聊天中出現並正確更新狀態。
• 在 DocuSign 中檢查審計日誌以確保合規。

最佳實踐包括：

• 培訓團隊了解信封限制以避免超額（額外信封的附加組件需額外付費）。
• 使用模板處理重複審批以節省時間。
• 透過 DocuSign 的分析監控使用情況以優化成本。

從商業角度來看，此設定可以透過更快週期產生 ROI——根據 DocuSign 案例研究，企業報告審批時間縮短高達 80%。然而，對於高容量需求，請考慮 API 擴展（Starter 計劃 $600/年，40 個信封/月）。

常見問題排查

• 認證錯誤：確保 DocuSign 帳戶活躍且 Teams 權限已授予。
• 信封限制：如果達到上限，請升級；API 計劃提供更多靈活性。
• 集成延遲：清除 Teams 快取或檢查 DocuSign 域的防火牆設定。

對於支援，DocuSign 在更高層級提供高級選項，包括 24/7 協助。

比較電子簽名解決方案：DocuSign 與競爭對手

為了提供平衡觀點，讓我們比較 DocuSign 與主要競爭對手如 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign 的一部分）。此分析基於 2025 年的公開定價和功能數據，重點關注集成能力、定價和合規性。請注意，實際成本因地區和使用情況而異。

此表格突出了權衡：DocuSign 在企業集成方面表現出色，但價格較高，而替代方案針對特定需求提供成本節省。

DocuSign 焦點

DocuSign 仍是市場領導者，其 Business Pro 計劃具有批量發送和條件欄位等強大功能。其 IAM CLM 產品透過提供 AI 驅動的合同分析和儲存庫管理來增強此功能，適合每年管理數千份協議的大型組織。

Adobe Sign 焦點

Adobe Sign 與 Microsoft 生態系統集成良好，透過其基於雲的平台支援 Teams 審批。它強調安全性，具有內容刪減等功能，對於小型團隊定價具有競爭力，儘管企業自訂可能增加成本。

eSignGlobal 焦點

eSignGlobal 將自身定位為全球玩家，在超過 100 個主流國家合規，並在亞太 (APAC) 地區具有強大優勢。APAC 的電子簽名景觀碎片化，具有高標準和嚴格法規，需要生態系統集成的解決方案——不同於美國/歐盟更注重框架的 ESIGN/eIDAS（依賴電子郵件驗證或自我聲明）。在 APAC，與政府到企業 (G2B) 數字身份的集成需要深度硬體/API 級對接，這遠高於西方規範的技術門檻。eSignGlobal 在此表現出色，與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫集成，實現法律約束力簽名。其 Essential 計劃僅 $16.6/月（年度），允許發送最多 100 份文件，無限用戶席位和存取碼驗證，在合規基礎上提供高價值，同時在定價上低於競爭對手。

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HelloSign 焦點

HelloSign，在 Dropbox 旗下重新品牌，提供用戶友好的介面，基本計劃中無限發送，適合中小型企業 (SMBs)。其 Teams 集成簡單，但缺乏 DocuSign 高級路由的深度。

電子簽名選擇的最終思考

對於深度嵌入 Microsoft 生態系統的組織，DocuSign for Microsoft Teams 審批應用提供可靠、功能豐富的集成，提升營運效率。然而，隨著業務全球擴展，探索替代方案可以優化成本和合規性。作為 DocuSign 的中立替代方案，專注於區域合規，eSignGlobal 在 APAC 中心營運中脫穎而出。