如何提交電子簽署：分步指南

在一個迅速實現無紙化的世界中，掌握如何提交電子簽署變得前所未有地重要。無論是簽署法律合約、提交商業提案，還是為重要交易提供同意，電子簽署都能簡化流程並提升各行各業的效率。

本指南將幫助你了解什麼是電子簽署、為什麼必須遵守本地法律法規，以及如何正確提交電子簽署，特別是當你在香港或東南亞營運時。

什麼是電子簽署？

電子簽署是一種安全且具法律效力的電子身份識別方式。不同於簡單的掃描手寫簽名，電子簽署透過公共密鑰基礎設施（PKI）加密，確保文件的真實性、完整性與不可否認性。

電子簽署經常與數碼簽署混淆，但並非所有電子簽署皆屬於數碼簽署。兩者的關鍵差異在於安全性與驗證協議。

香港及東南亞的法律要點

在提交電子簽署之前，了解本地的法規術語至關重要。在香港，電子簽署受《電子交易條例》（第553章）規管，該條例承認由受認可的證書發出機構（CA）支援的數碼簽署。

類似地，新加坡根據《電子交易法》進行監管，而馬來西亞、泰國等東南亞國家亦各自設有認證機制及法律框架。未遵守本地法律可能導致合約無效或引發法律責任。

因此，選擇合規且面向本地區的電子簽署平台（如 eSignGlobal）成為提交電子簽署過程中的關鍵一步。

如何提交電子簽署（5個簡易步驟）

1. 選擇符合法律規範的電子簽署服務提供商

首先，選擇一個符合你所在地司法區法律標準的電子簽署服務供應商。確保該服務支援加密、安全儲存、用戶身份驗證、審計追蹤，並符合本地數碼簽署法規。

例如，eSignGlobal 專為香港及東南亞市場設計，提供區域認證的數碼證書機構及合規審計機制。

2. 上傳待簽署的文件

註冊帳戶後，上傳你需要簽署的文件。根據服務商的支援格式，可為 PDF、Word 文件或特定表單。

大多數平台提供拖曳上傳、雲端文件上傳或透過電子郵件觸發上傳的方式。

3. 新增簽署欄位並分配簽署人

利用平台介面選擇文件中需要簽署的具體位置。你亦可新增多位簽署人，並設定簽署順序（順序簽署或平行簽署）。

輸入所有參與簽署者的電子郵件地址，系統將在允許檢視文件前進行身份驗證。

4. 通過身份驗證簽署文件

簽署人需通過身份驗證後才能簽署文件——方式包括密碼、一次性驗證碼（OTP）、數碼證書或生物辨識等，具體取決於當地法規與服務供應商功能。

一旦身份驗證完成，簽署人即可將數碼簽署蓋於指定位置。

例如，使用 eSignGlobal 平台後，簽名將包含加密後的元資料，如時間戳記、地理位置、IP 位址及證書機構 ID，確保可完全追蹤。

5. 提交並保存已簽署的文件

所有簽署人完成簽署程序後，文件將自動鎖定，無法再進行編輯。平台通常亦會產出簽署完成證明或審計記錄。

你可下載已簽署的文件，分享給相關方，或將其安全儲存於平台的加密數碼保險庫中。

妥善保存簽署文件對於合規稽核及法律爭議至關重要。

提高電子簽署效率的額外建議

• 支援多種文件格式：確認你的電子簽署平台支援 PDF、Word 等常見格式。
• 保留審計記錄：務必下載簽署稽核紀錄，以方便未來驗證。
• 注意時區差異：跨國團隊請設定合理時區下的簽署期限。
• 行動簽署支援：選擇支援手機端操作的服務，適合需要靈活工作的團隊。
• 證書定期更新：留意數碼證書期限，並及時續期以免中斷服務。

為何合規的電子簽署至關重要

使用不合規的電子簽署可能會：

• 令合約在法律上無效
• 導致所提交文件被拒
• 引發罰款（特別是僅允許認證簽署的司法管轄區）

因此，使用針對香港或東南亞設計的區域合規平台，是更安全穩妥的選擇。

電子簽署常見應用場景

• 政府許可證申請
• 銀行表格及財務揭露
• 房地產買賣合約
• 畢業證書及成績單
• 保密協議（NDA）與供應商協議
• 人力資源入職程序文件

電子簽署不但簡化工作流程、節省紙張，也提供具法律效益的審計記錄。

結語

提交電子簽署不僅是現代辦公的便利，更是在現今數位經濟中實現法律合規文件流程的必須手段。然而，不同地區的法律要求不盡相同。在美國適用的 UETA 或 ESIGN 法案下的簽名方式，未必在香港或東南亞被認可，除非其符合本地的合規條件。

因此，選擇一個可信賴且符合地方法律規範的電子簽署解決方案至關重要。

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