如何透過電子郵件傳送含數位簽章的文件（eSignGlobal 信封完整教學）

當你透過信箱收到合約/表單（多為 PDF），想快速完成線上簽署時，本文提供從 郵件附件 → eSignGlobal 信封 → 完成與留存 的標準路徑，涵蓋單/多檔案打包、跨時區投放與審批路由等需求。

目錄

• 1) 教學適用情境
• 2) 基礎流程：從郵件到「發送信封」
• 3) 重要參數與限制（速查）
• 4) 進階功能：批量發送／定時發送／簽署順序
• 5) SES 合法性與合規模型（EU/US/HK/SG）
• 6) 常見問題（FAQ）
• 7) 關於 eSignGlobal：定位與優勢

1) 教學適用情境

• 有需簽署的 PDF（或先匯出為 PDF）。
• 想把主合約與附件/附表一次打包，提高完成率與可稽核性。
• 需要跨時區觸達，或必須遵循嚴格的簽署/審批順序。

2) 基礎流程：從郵件到「發送信封」

步驟 A：上傳與整理檔案

1. 從信箱下載需簽署的 PDF 附件。
2. 登入 eSignGlobal → 進入 發送信封 頁面。
3. 新增文件：上傳 PDF（單檔 ≤30MB；每信封 ≤10 個檔案）。

步驟 B：新增簽署人與基本資訊

4. 新增簽署人：填 姓名 + 信箱（每信封 ≤10 位）。
5. 基本資訊：填 Subject（主旨） 與 Remark（備註）。

步驟 C：進階設定與欄位放置

6. 進階設定：簽署期限（≤90 天）、CC（≤10 位）、附件（≤10 個） → 下一步。
7. 新增欄位（Add Fields）：拖曳 簽名/日期/文字/核取/單選 → 發送。
8. 系統自動通知；在清單頁追蹤狀態並下載成品與證書。

3) 重要參數與限制（速查）

• 文件：PDF；單檔 ≤30MB；每信封最多 10 個檔案。
• 簽署人：每信封最多 10 位；支援順序簽（串行/並行/混合）。
• 進階設定：期限 ≤90 天；CC ≤10 位；附件 ≤10 個。

4) 進階功能：批量發送／定時發送／簽署順序

4.1 批量發送（適合「一模板 × 多收件人」）

情境：新人入職包、政策告知、通路合約、年度合規確認等。
操作：安裝 批量發送信封 → 發送頁右側下拉選 批量發送信封 → 上傳模板/文件並設定收件人與驗證 → 下載範例 CSV 填 簽署人/抄送、主旨、備註 → 上傳 CSV → 設定簽署區域 → 立即發送 → 於 批量文件 檢視進度並匯出 發送狀態。

4.2 定時發送（跨時區與排程）

情境：跨時區團隊、工作時段觸達、配合業務節奏。
操作：安裝 定時發送 → 在 發起頁 的 「直接發送」 旁下拉選 「稍後發送」（設日期/時間）→ 或在 欄位頁 的 「立即發送」 旁下拉選 「稍後發送」（設日期/時間）。

4.3 簽署順序（串行/並行/混合）

設定 簽署順序：相同序號 = 並行、不同序號 = 串行；支援 順序簽/無序簽、同一簽署人多步驟、多檔案拖曳重排。

5) SES 合法性與合規模型（EU/US/HK/SG）

SES 定義：鍵入姓名、勾選同意、手寫軌跡或上傳簽名圖等輕量方式，未達 AdES/QES 的憑證/受控設備要件。
關鍵要素：同意、簽署意圖、文件完整性、可稽核（時間戳、IP/UA、操作日誌）、可留存。

主要法域：

• 歐盟（eIDAS）：不得因「電子形式/非 QES」否認效力；QES 具最強與手寫等同推定。
• 美國（E-SIGN/UETA）：電子形式不得否認效力；消費者情境需電子送達/同意。
• 香港（ETO）：民間交易多承認可靠簽名；公部門常需認可的數碼簽署。
• 新加坡（ETA）：承認電子簽名；數位/特定安全簽名地位更強。

何時升級：高金額/高風險/強監管；需要與手寫等同推定；對方/法規要求合格憑證與受控設備。
實務：常規商務用 SES；高風險加上 存取碼/OTP/證件/人臉、憑證/印章、時間戳/雜湊 與 證據包。

6) 常見問題（FAQ）

Q1：非 PDF 能簽嗎？ 先匯出 PDF 再上傳。
Q2：主合約+附件能打包？ 可以，每信封最多 10 個檔案，形成單一完整稽核鏈。
Q3：定時如何配合提醒？ 用 「稍後發送」 + 截止期/自動提醒；未完成者用 「重新發送」 催辦。
Q4：如何兼顧審批與效率？ 使用 簽署順序（並行/串行/混合），必要時同一簽署人可多步驟。

7) 關於 eSignGlobal：定位與優勢

eSignGlobal = 亞洲在地化服務商・DocuSign 的絕佳替代方案・價格更優惠

• 在地化合規（HK ETO、SG ETA 等），多語與證據完備。
• 更佳 TCO（訂閱與加值更具競爭力）。
• 規模化能力：批量、定時、順序、模板、權限、API/Webhook。
• 身分與證據：存取碼/簡訊/證件/人臉、時間戳/雜湊、完整稽核與證據包。