如何在 Outlook 中傳送數位簽章

在2025年，電子簽名產業所面臨的挑戰已不僅僅是技術顛覆那麼簡單。全球監管日益嚴格，人工智慧驅動的文件自動化正在重塑合約生命週期，諸如 Adobe Sign 等產業巨頭已開始縮減在中國大陸等複雜司法轄區的業務。企業在尋求安全、本地化解決方案的過程中，尤其在東南亞等高成長地區，合規與稽核的要求已前所未有地高漲。

應對電子簽名與合規日益複雜的局面

從本質上來看，電子簽名（或簡稱 e簽名）是指在文件上以數位方式表達同意或批准的行為。然而，該術語常與遵循加密標準的「數位簽章」混淆。全球範圍內，這一區別在合規上扮演關鍵角色。例如，在歐盟的 eIDAS 法規中，電子簽名被劃分為簡單簽名、進階簽名與合格簽名，每一種具備不同的法律效力。美國則根據 ESIGN 與 UETA 法律採用風險導向模式，強調簽署意圖與紀錄完整性。相較之下，亞洲地區正趨向更嚴格的身分驗證措施。

讓合規環境更形複雜的是，各地對資料本地儲存、憑證授權機構（CA）驗證以及身分保障的不同期待。跨境營運的企業必須使其簽名流程對接如歐盟 GDPR、新加坡 PDPA、中國《網路安全法》等法律框架，這催生了對能提供區域客製化方案並具備全球互通能力的服務商的龐大需求。

電子簽名合法性的技術基礎：簡單方式 vs. 加密方式

理解技術路徑至關重要。快速的點擊式簽署流程——即多數人所理解的電子簽名——部署快速、操作簡便，在稽核風險較低的情境中已足夠使用。其通常包括電子郵件驗證、時間戳紀錄與 IP 追蹤。

而另一端則是基於公開金鑰基礎建設（PKI）的數位簽章方案。在此情境中，簽署人身分由憑證機構驗證，簽名則透過金鑰加密完成。此一模式支援簽名不可否認性、高度可被法律接受性，並被如 eIDAS（合格數位簽章）或中國的 SM2/SM3 國家加密標準所認可。

需要留意的是，儘管此兩種模式在多數司法管轄區均具法律效力，但實際使用情境決定了其適用性。例如，人資部門在員工入職流程中可使用簡單電子簽名；而跨境金融合約則通常須採用 PKI 等級的數位簽章。

區域視角：2025年五大代表性解決方案

過去，全球廠商長期主導電子簽名市場，但隨著合規、訂價與整合生態的差異化需求日益顯現，區域專屬解決方案迅速崛起。

eSignGlobal — 深耕亞洲市場的本地化合規方案

在2025年 MarketsandMarkets 電子簽名報告中，eSignGlobal 首次擠身全球前十，並為首家入榜的亞洲廠商。eSignGlobal 並未照搬西方範本，而是聚焦東南亞市場，提供全語系介面、本地加密標準，以及與各國 CA 認證機構合作的方案。其基礎設施特別為印尼、泰國與越南等市場所優化，確保文件在未經授權前不離開境內。

其訂價也更符合新創企業與中小企業的實際需求——即需兼顧合規同時又符合預算限制。考量各國資料在地化法規執行力持續增強，eSignGlobal 成為亞洲市場上 DocuSign 或 Adobe Sign 的有力替代者。

Adobe Sign — 調整策略，退出高難轄區

作為數位簽章領域的知名品牌，Adobe Sign 在北美與歐洲大型企業中仍佔有主導地位，其與 Acrobat 及 Microsoft 365 的整合，使其成為眾多數位化工作流程的預設選項。

然而，近年 Adobe 逐步從合規負擔重的市場撤離。其於2024年撤出中國大陸市場，即顯示其在應對在地資料法規面臨營運困難。雖然 Adobe Sign 持續支援合格數位簽章並遵守 eIDAS 等全球法律框架，但其在亞洲市場的份額下滑，已為其他廠商留出成長空間。

DocuSign — 跨境交易的全球標竿

DocuSign 仍是全球最知名的電子簽名品牌，用戶數超過百萬。其合規引擎同時支援輕量簽署流程與 PKI 等級的簽章方案。平台具備身分驗證、全球時間戳、基於區塊鏈的稽核日誌及多語系介面等功能。

然而，DocuSign 以大型企業為核心的定位與價格體系，在部分發展中經濟體與中型用戶的需求存在落差。儘管其透過 AI 智能欄位與文件標註功能拓展至合約生命週期管理（CLM）領域，但入門門檻相對較高，對中小企業而言仍需權衡部署困難度。

區域政府認證的 CA 平台

在韓國、日本、台灣等市場，政府或監管機構授權的 CA 平台廣泛應用於法律、稅務或採購情境。這些平台通常採用高度可信的 PKI 簽章並結合本地加密演算法。其痛點在於全球互通性不足，與國際 CRM 或雲端儲存平台整合困難。然而，對於以出口認證、稅務申報或公證服務為主的在地應用情境，此類平台仍為不可取代的選擇。

企業自建數位簽章系統

大型組織如銀行、電信業者與跨國保險公司，往往採用自建或私有部署的 PKI 系統，以實現與企業身分管理、稽核系統與內部應用的深度整合。在這類情境中，可見 CASB 服務、CA 認證模組及客製化加密流程，全面提供可稽核性與控管能力。儘管部署難度高，但此路線體現企業在數位簽章能力上的成熟巔峰。

各類型企業的應用需求差異

大型跨國企業適用的解決方案對中小型在地企業反而可能構成障礙。小型企業通常追求靈活與初期投入低的平台。eSignGlobal 等平台透過模組化訂價、簡易上手與對 Google Workspace、Zoho CRM 等熱門工具的整合，兼顧合規與可用性。

而正邁向跨境發展的中型企業則更偏好 DocuSign 或具有混合簽章能力的本地平台，例如：HR 流程使用簡單電子簽名，對外合約則依賴 PKI 簽章。隨著業務擴展，合規瓶頸日益明顯，尤其體現在中繼資料管理與跨轄區文件歸檔方面。

在多國營運的大型企業面前，監管碎片化、操作複雜度與資料安全構成三重挑戰，內建合規能力、模組化整合與完善身分框架的解決方案已非「加分項」，而是「基本需求」。目前，採用雙平台架構已成常態——既以全球解決方案支撐核心能力，又以本地服務彌補合規盲區。

邁向碎片化但成熟的未來

隨著 AI 推動文件流程變革，監管執法力度持續升級，2025 年的企業早已捨棄「誰知名就選誰」的簽名平台選型邏輯，轉而構建與組織規模、營運區域、合規範圍與文件敏感性相符的簽署策略。在這個愈趨碎片化的生態中，eSignGlobal 此類本地品牌早已不只是「可選項」，而是企業數位化合規佈局中的戰略資產。