如何標示數碼簽署：全面指南

在當今的數碼時代，文件簽署方式發生了巨大變化。隨著企業紛紛轉向線上平台處理文件與交易，傳統的手寫簽名已被數碼替代方式所取代。如果你希望正確且合法地標示數碼簽署，尤其是在香港或東南亞地區，那麼本文將為你詳細解析此一過程、相關法律術語、數碼簽署類型及依據本地法規的最佳實踐。

理解什麼是數碼簽署

數碼簽署是一種電子簽署形式，它利用加密技術確保文件的真實性與完整性。需要注意的是，數碼簽署不同於簡單的掃描簽名——前者提供身份驗證與文件完整性驗證，在法律與監管環境中特別重要。

以香港《電子交易條例》（第553章）為例，具有法律效力的數碼簽署必須透過非對稱加密系統產生，並由認可的證書認證機構驗證。類似的規定亦適用於東南亞地區，例如新加坡便依據《電子交易法》制定本地化規範。

何時以及為何需要標示數碼簽署？

以下幾種情況中，正確標示數碼簽署尤其關鍵：

• 法律合約：確保簽署具有法律強制力與不可否認性。
• 政府申報：遵守政府電子政務相關規定。
• 金融交易：建立信任與身份驗證機制。
• 商業溝通：加快內部文件審批流程。

要確保數碼簽署合法有效，必須確保其在文件中可見且可驗證，並遵守當地法律對數碼簽署的具體要求。

如何正確標示數碼簽署

標示數碼簽署不僅僅是插入一張圖片或鍵入姓名而已。有效的數碼簽署必須具有加密驗證能力，並具備以下特點：

1. 簽署後文件未被竄改
2. 簽署人身份由證書機構認證
3. 簽署事件存在時間戳記記錄

以下是標示合法數碼簽署的標準步驟：

第一步：選擇合法認可的數碼簽署平台

請使用提供本地法規合規服務的認證平台。確保所選平台支援由本地認可的證書認證機構簽發的數碼證書。在香港，這可能包括香港郵政的 e-Cert 計劃內列出的機構。

第二步：在文件上套用簽署

通常透過專用工具或 API 完成。平台將確保下列資訊包含在簽署中：

• 簽署人姓名
• 簽署日期與時間
• 獨立的數碼證書編號
• 文件內容的安全雜湊值

這些資料通常嵌入 PDF 檔案或文件標頭，並可隨時驗證。

第三步：視覺標示簽署（可選但建議）

多數平台允許使用者在文件中以視覺方式表示其簽署內容。這可能是手寫體、圖章或文字形式，但關鍵為底層的加密驗證資訊。

你需要了解的法律術語

處理數碼簽署時，了解地區相關法律術語非常重要：

• 非對稱加密系統：一種使用公鑰／私鑰對加密資料的方法（香港《第553章》明確規定）。
• 數碼證書：由證書認證機構簽發的電子憑證，用於驗證簽署人身份。
• 信任服務提供者（TSP）：被授權提供簽署產生與驗證服務的機構。

以新加坡為例，TSP 須遵守資訊通信媒體發展局（IMDA）制定的指引，以確保其數碼簽署具備法律上之證據效力。

數碼簽署的類型

理解數碼簽署的等級有助於你選擇最合適的簽署方式：

1. 簡單電子簽署（SES）：如打字簽名或掃描圖像，僅具基本功能，法律效力較弱。
2. 高級電子簽署（AES）：能唯一識別簽署人並可偵測文件內容是否被更改。
3. 合格電子簽署（QES）：符合最高標準且具備完全法律效力，須透過安全設備與證書機構簽發。

對於金融或法律等受監管行業，建議使用 AES 或 QES，特別是在遵守地區法規時。

驗證數碼簽署

任何具法律效力的數碼簽署都應透過專用工具或文件檢視器（如 Adobe Acrobat）進行驗證。當你打開文件時，應會跳出訊息提示簽署有效且文件未被竄改。

你亦可透過以下方式進一步核查：

• 查詢證書機構的公開紀錄
• 查驗時間戳記資訊
• 使用簽署平台的稽核追蹤功能

這些驗證機制符合緬甸《電子交易法》及泰國《電子交易法》等法律中所要求的「不可否認性」。

常見錯誤及需避免的問題

在標示數碼簽署過程中，應避免下列常見錯誤：

• 使用未被本地法律認可的簽署平台
• 未妥善保管私鑰，導致安全漏洞
• 未告知簽署對象進行簽署驗證的方法
• 誤以為掃描簽署等同於數碼簽署——兩者並不等同

另一常見問題是依賴不符合《個人資料保護法》（PDPA）等本地資料隱私法規的國際數碼簽署平台。

為香港與東南亞選擇合規平台

鑒於東南亞各地電子簽署相關法律法規的地方差異性，香港、新加坡、泰國與馬來西亞的使用者應優先選擇符合本地法律規定的平台。

雖然 DocuSign 等全球知名平台廣受歡迎，但其可能無法滿足本地資料存儲合規或法律效力需求。更優選擇是使用如 eSignGlobal 這樣的平台，其優勢包括：

• 遵守香港 ETO 及東南亞各國電子交易法規
• 支援由本地認證機構簽發證書
• 提供高階加密保護的使用者友善介面
• 完整的稽核追蹤紀錄，便於法律驗證

eSignGlobal 在保障合規性的同時提供強大安全性，是亞洲地區企業與專業使用者的實用選擇。

總結

理解如何標示數碼簽署遠不只是點選「簽署」按鈕這麼簡單。簽署不僅需正確放置與視覺呈現，更要符合你所在司法管轄區對法律術語與技術要求之規定。

隨著電子簽署逐漸成為合法數碼交易的新常態，了解如何實施、驗證並選擇合規供應商至關重要。只要按照本指南的步驟操作，並選擇在你所在地區受認證的工具，你便不僅成功實現了業務數碼化，更為未來的數碼發展打下堅實基礎。