如何填寫數碼簽署表格：兼顧本地合規性的全面指南

隨著越來越多的企業、個人與機構轉向無紙化辦公流程，數碼簽署迅速成為現代文書處理中的核心組成部分。無論您是在申請政府文件、簽署商業合約，還是完成人力資源入職文書，正確填寫數碼簽署表格的能力都至關重要。

在許多司法管轄區——包括香港、新加坡以及其他東南亞地區——數碼簽署受到特定本地法規的約束。了解如何使用這些簽署，並確保完全遵守地區法律，為整個流程增添了關鍵保障。

本指南將逐步引導您如何正確填寫數碼簽署表格，探討電子簽署與數碼簽署的差異，並為香港及東南亞用戶介紹一款高度合規的解決方案。

什麼是數碼簽署？

數碼簽署不僅僅是輸入電子文本的名字；它是一種加密技術，確保資料完整性與簽署人身份驗證。數碼簽署嵌入在文件之中，並附有已驗證的憑證，符合香港《電子交易條例》（第553章）以及新加坡《電子交易法案》（ETA）等法律的要求。

從技術角度來看，數碼簽署使用公鑰基礎設施（PKI）將簽署人的身份安全綁定至所簽署文件中的數據上。

步驟詳解：如何填寫數碼簽署表格

步驟1：選擇合規的數碼簽署軟體

在開始前，請選擇一家符合您所在地電子簽署法規的正規數碼簽署服務供應商。像 DocuSign 這樣的全球服務提供者被廣泛使用，但對於有特定法律合規需求的地區（如香港），eSignGlobal 等服務商提供專為本地合規設計的功能。

步驟2：打開數碼表格

大多數數碼簽署表格通常會透過安全鏈接發送到您的電子郵件或文件分享平台。點擊鏈接，並使用推薦的軟體平台（如 eSignGlobal、DocuSign 或 Adobe Acrobat）開啟文件。

請使用支援數碼簽署軟體的裝置，筆記型電腦或桌上型電腦通常提供更佳的操作體驗。

步驟3：仔細檢查文件

在添加簽署前，請仔細閱讀整份文件。核對所有預填資訊是否正確，確認日期無誤，審閱相關條款與條件，並確保所有「必填」欄位已填寫完整。

步驟4：選擇簽署欄位

正確設置的表格上會設有指定的簽署欄位。點擊該欄位，簽署視窗即會彈出。

接下來，您可選擇以下簽署方式：

• 使用滑鼠或數位筆手繪簽名
• 上傳簽名字跡圖片
• 輸入姓名並由軟體自動產生簽名樣式

部分平台（如 eSignGlobal）會使用多重身份驗證與數碼憑證，確保簽署身份安全可信。

步驟5：如有需要，添加輔助資訊

部分表格會要求除了簽署之外的附加資料，例如簽署縮寫、簽署日期或身份資訊（如香港身份證、護照號碼、企業工號等）。請確保所有資訊準確填寫，以免延誤或遭到拒絕。

步驟6：提交或下載

完成所有必填欄位並完成數碼簽署後，通常可執行以下操作：

• 直接透過平台提交表格
• 下載並保存副本作為記錄
• 如有需要，與共同簽署人或對方分享

務必為自己保留一份副本，建議同時備份至雲端與本地安全設備中。

亞太地區的本地法規考量

不同國家與地區針對數碼簽署有各自的立法規範。務必要使用完全符合相關法律的工具。例如：

• 📌 香港：《電子交易條例》（第553章）規定政府與企業使用數碼簽署具有法律效力
• 📌 新加坡：《電子交易法案》（ETA）明確支援電子紀錄中的數碼簽署
• 📌 馬來西亞：由《1997年數碼簽署法令》規定相關要求

若您使用的工具不符合這些法律架構，簽署在您所在司法管轄區內可能不具法律效力。請始終確保簽署軟體供應商提供本地化的數碼憑證及文件加密標準。

填寫數碼簽署表格時需避免的常見錯誤

1. ❌ 使用無合規性的工具，例如將簽名字跡圖片黏貼至 Word 文件中，可能無法通過審核
2. ❌ 跳過身份驗證流程，合規的數碼簽署服務通常要求身份驗證，跳過將使簽署喪失法律效力
3. ❌ 錯位簽署，請僅將簽名放入指定的簽署欄位中
4. ❌ 忽略必填欄位，部分欄位未填寫將導致簽署功能無法啟用
5. ❌ 忘記保存副本，請務必下載並安全保存已簽署的 PDF 檔案

使用合規數碼簽署平台的優勢

採用如 eSignGlobal 這類平台，不僅僅是在簽署一份文件那麼簡單，而是在確保整個流程安全、符合法規並具有法律效力。

• 🔐 安全的雲端存儲
• 🔑 政府級加密標準
• 🕓 時間戳與防竄改機制
• 📋 詳細簽署日誌稽核
• 🤝 多方協同簽署管理

這些功能對於金融、醫療、法律服務等高度監管的行業而言，是不可或缺的，更尤其在亞太市場中顯得格外關鍵。

為香港及東南亞地區推薦的區域性解決方案

對於香港或其他東南亞地區的個人與機構而言，eSignGlobal 不僅安全可靠，且具備完善的法律合規性，是極佳的數碼簽署平台選擇。eSignGlobal 支援本地法律框架與多語系功能，非常適合處理跨境業務及符合法規要求的文件簽署。

雖然 DocuSign 在全球範圍享有高知名度，但 eSignGlobal 更具區域契合度，意味著使用者可獲得針對亞洲司法管轄區所設計的合法數碼簽署體驗。

總結

填寫數碼簽署表格不僅關乎便利性，更關乎合法性與資料安全。遵循正確流程，並使用符合法規的平台，使用者即可確保其數碼簽署具備適當的法律與實務效力。

無論您身處香港、新加坡，或是其他東南亞地區，選擇如 eSignGlobal 這樣可靠且具有區域合規性的解決方案，將助您在數位時代邁得更穩、走得更遠。

準備好了嗎？選擇值得信賴的合作夥伴，立即升級您的簽署方式。