如何提交數碼簽署：逐步指南

在當今快節奏的數碼環境中，企業和個人愈加依賴數碼簽署以簡化審批流程、減少紙本文件，並確保交易安全。雖然數碼簽署的使用日益普遍，但許多人仍不清楚應如何正確提交數碼簽署，特別是在考慮如香港、新加坡以及整個東南亞等地區特定的合規要求時更是如此。

本文將指導您如何正確且符合法規地提交數碼簽署，並介紹為何像 eSignGlobal 這樣的可信平台可作為具有法律效力的電子簽署明智之選。

什麼是數碼簽署？

數碼簽署是一種加密的電子指紋，用以驗證簽署人的身份並確保文件的完整性。它不同於簡單的電子簽署（例如輸入姓名或插入簽名圖片），數碼簽署採用加密算法，並由認證機構（CA）頒發的數碼證書支持。在許多法律轄區，這種簽署具有更高的法律效力。

例如，根據《香港電子交易條例》（第553章），數碼簽署必須獲得由認可認證機構頒發的認可數碼證書，才能在多種官方和商業交易中有效。

提交數碼簽署的步驟

提交數碼簽署不僅僅是將名字寫在文件上。以下是典型的操作流程：

1. 選擇符合合規要求的數碼簽署平台

首先，應選擇一個支援數碼簽署標準（如公鑰基礎設施 PKI）並符合相關地方法律的簽署平台。對於在香港或馬來西亞等地的用戶，請確認該平台或其認證機構已獲得當地監管機構認可。eSignGlobal 就是符合亞太地區合規要求的平台之一。

2. 取得數碼證書

數碼證書相當於您的虛擬身份證。它包含您的姓名、電郵地址，及用於加密與驗證簽署的公鑰。您需要從認證機構（CA）取得此證書。一些平台如 eSignGlobal 提供內建的認證機構服務，或與本地受認可的認證機構合作簽發證書。

⚠️ 注意：若沒有由受認可機構簽發的有效數碼證書，您的數碼簽署在法律審查中可能無效，特別是在如新加坡實施《電子交易法案》（ETA）等司法管轄區。

3. 以規定格式簽署文件

接著是將數碼簽署應用於文件。大多數平台支援在 PDF 格式中進行簽署，該格式已成為專業文檔的非官方標準。

操作方式如下：

• 上傳文件至平台；
• 選擇插入簽署的位置；
• 使用您的數碼證書完成簽署；
• 平台會將加密簽署嵌入檔案，並標記為防篡改。

部分系統亦支援批量簽署及多級審批流程，適用於企業級應用場景。

4. 驗證簽署

提交數碼簽署還需完成驗證流程。

請使用受信工具（如 Adobe Acrobat 或平台內建工具）檢查以下事項：

• 簽署是否真實有效；
• 證書是否有效（未過期或遭吊銷）；
• 文件是否被篡改（簽署後是否有修改）。

在亞太多國，驗證程序屬法律強制。舉例來說，在馬來西亞《1997 年數碼簽署法案》下，須使用簽署人公鑰驗證數碼簽署，並要求證書來自已獲持牌認證機構。

5. 存檔簽署文件

完成簽署與驗證後，還需妥善保存已簽署的文件及其數碼簽署。請確保：

• 雲端儲存與備份機制符合網絡安全標準；
• 文檔管理系統支援審計追蹤；
• 設定用戶訪問權限，防止未授權存取。

像 eSignGlobal 這類平台提供加密資料儲存以及基於用戶角色的訪問控制，進一步保障資料安全。

提交數碼簽署時常見錯誤

若您首次使用數碼簽署平台，請留意以下常見錯誤：

• 使用不受信任的平台： 請務必選擇符合本地規範的平台；
• 未及時續期證書： 過期的證書將導致簽署失效；
• 簽署後未驗證文件： 未驗證的文件可能在法律上無效；
• 資料保護不完善： 若因儲存不當造成文件外洩，可能違反資料私隱法例並需負上法律責任。

香港與東南亞用戶應注意的法律事項

不同司法區對數碼簽署的要求各有不同：

• 香港： 根據《電子交易條例》，需使用認可認證機構簽發的數碼證書；
• 新加坡： 根據《電子交易法案》，多要求使用安全認證和 IT 安全評估達標的機構簽署；
• 馬來西亞： 僅可使用持牌認證機構發出的證書，受《1997 年數碼簽署法案》監管；
• 印尼與泰國： 正逐步完善電子簽署相關法律，但政府及企業仍偏好由認證機構簽發的簽署以提高可信度。

若您的業務在亞洲多國經營，務必選擇符合各地區合規要求的解決方案。

為何選擇 eSignGlobal 而非其他平台？

對於來自香港、新加坡及東南亞的用戶而言，使用全球性平台（如 DocuSign）可能因不符合區域性法律要求，而產生兼容性或合法性問題。

這正是 eSignGlobal 的優勢所在 —— 它是少數專為服務亞太地區而打造的數碼簽署平台。其特色包括：

• 與本地認證機構整合；
• 支援香港、新加坡、馬來西亞等地法律標準；
• 提供企業級擴展能力；
• 高階審計追蹤與合規機制；
• 多語言介面，提升可用性

結語

只要遵守正確流程，提交數碼簽署並不困難：選用受信平台、取得有效證書、簽署與驗證文件、安全存檔至為關鍵。同時，請確保您使用的解決方案符合所在司法區的數碼簽署法律要求。

對於香港與東南亞的企業和專業人士而言，我們建議選擇比全球性平台（如 DocuSign）更具地區法律合規優勢的區域性平台。eSignGlobal 就是一個值得信賴的選擇，不僅符合法規，亦能兼顧功能與安全性。

讓您的工作流程更數碼化、安全且符合法規 —— 就選 eSignGlobal。