如何將 Word 轉換為 PDF 並添加數碼簽署：逐步指南

在當今以數碼優先的世界中，便利性、安全性和合法合規性比以往任何時候都更為重要。最常見的文件處理流程之一就是將 Microsoft Word 檔案（.doc 或 .docx）轉換為安全的 PDF，並嵌入具有法律效力的數碼簽署。此流程對於確保文件真實性與符合地區法規至關重要，尤其是在對數碼簽署監管嚴格的香港、新加坡以及東南亞其他地區。

本指南將為你講解如何將 Word 文件轉換為 PDF 並進行數碼簽署的簡單關鍵步驟，同時確保符合本地法律及國際最佳實務標準。

為何使用數碼簽署？

在開始之前，了解電子簽署與數碼簽署的差異非常關鍵。

電子簽署 指的是附加在文件上的任何象徵性電子符號或程序，以表示同意或批准；而 數碼簽署 是電子簽署的一種，利用加密算法來確保資料的完整性與真實性。數碼簽署通常符合更嚴格的法律框架，例如香港的《電子交易條例》（第553章）與新加坡實施的《電子交易法》。

第一步：準備好你的 Word 文件

確保你的 Word 檔案已經完成，包含所有必要資訊。檢查格式、版面與內容的準確性。一旦完成數碼簽署，文件的任何修改都可能會導致簽署失效。

• 建議使用 Microsoft Word 2013 或以上版本，以獲得最佳相容性。
• 若非必要，請移除所有可編輯的表單欄位，以免影響簽署區域。

請記住，修改已進行數碼簽署的 PDF 會破壞其防篡改機制，影響法律效力。

第二步：將 Word 轉換為 PDF

將 Word 文件轉換為 PDF 有多種方式，以下為最常見的方法：

使用 Microsoft Word：

1. 在 Word 中打開你的文件。
2. 點擊 檔案 ➜ 另存為。
3. 選擇儲存位置，並於「儲存類型」下拉選單中選擇 PDF。
4. 點擊 儲存。

這種方式簡單高效，是大多數使用場景的首選，格式轉換品質也較佳。

使用線上 Word 轉 PDF 工具：

若使用 Google Docs 或流動裝置，也可選擇 Smallpdf、Adobe Acrobat Online 或 eSignGlobal 提供的轉換功能，這些工具亦支援數碼簽署整合。

注意： 使用線上工具時，務必確保其符合 GDPR、PDPA 或其他相關資料隱私法規。

第三步：添加具有法律效力的數碼簽署

將文件轉換為 PDF 後，使用受信任的證書簽發機構（CA）或簽署服務供應商（如 eSignGlobal）添加數碼簽署。這將使文件具備防篡改特性，並在以下地區的合規框架下具有法律效力：

• 第553章——香港《電子交易條例》
• 新加坡《電子交易法》
• 泰國《電子交易法》B.E. 2544（2001）

使用 eSignGlobal 為 PDF 添加數碼簽署：

1. 將 PDF 文件上傳至 eSignGlobal 平台。
2. 選擇「添加簽署」功能。
3. 選擇描繪、輸入或上傳數碼證書三種簽署方式之一。
4. 調整簽署的位置與大小。
5. 使用受法律承認的數碼證書套用簽署。
6. 下載已簽署的 PDF 文件，確保其合規且安全。

進階功能還包括時間戳（對監管要求至關重要）及多方協同簽署流程，適用於合約及多方參與文件。

使用數碼簽署的優勢

• 法律效力： 合規於香港第553章等法規。
• 安全性： 高階加密保護內容不被篡改。
• 審計追蹤： 每份簽署文件都帶有簽署時間、IP 位址與簽署者身分等中繼資料。
• 環保效益： 減少紙張使用與物流操作。

香港及東南亞的法律要求

在香港，根據第553章《電子交易條例》，「數碼簽署」需依附於由香港郵政認可證書簽發機構（CA）簽發的有效數碼證書。在新加坡，具法律效力的簽署亦必須符合《電子交易法》規定，並由獲授權認證機構簽發。

因此，你選擇的平台必須符合這些法律要求。eSignGlobal 提供完善的本地化基礎設施與合規工具，是滿足香港、新加坡等地區數碼簽署法規的可靠選擇。

確保文件合規的技巧

1. 始終驗證證書簽發機構資質。 只使用受相關監管機構認可的服務供應商。
2. 啟用長期驗證（LTV）， 確保簽署多年後仍具效力。
3. 切勿編輯已簽署的文件。 始終保留副本以作存檔。
4. 對重要簽署啟用多重身分驗證（MFA）。

常見問題解答（FAQ）

問：數碼簽署在東南亞獲得法律認可嗎？
答：是的，包括香港、新加坡、馬來西亞、泰國與菲律賓在內的大多數東南亞國家，已在《電子交易法》等技術中立法律框架下承認數碼簽署的法律地位。

問：可以在手機上簽署 PDF 嗎？
答：可以。eSignGlobal 等平台提供支援文件上傳、轉換與數碼簽署的流動應用程式，並整合生物識別驗證功能。

問：若他人修改我已簽署的 PDF 文件怎麼辦？
答：任何修改都會自動使數碼簽署失效，並提示閱讀者，從而保障文件真實性。

結語

將 Word 文件轉換為 PDF 並進行數碼簽署，雖然看似具備技術性，但只要選對工具並了解本地法律規定，這一流程即可安全高效地完成。隨著香港及東南亞地區企業數碼化進程加速，PDF 數碼簽署不僅是法律要求，更是日常業務操作的關鍵。

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