DocuSign 適用於 Microsoft Teams：在聊天中簽署文件，無需離開

在協作環境中簡化工作流程

在當今快節奏的商業環境中，團隊高度依賴集成工具來提升生產力，而不中斷工作流程。Microsoft Teams 已成為溝通的核心中心，將像 DocuSign 這樣的電子簽名解決方案直接集成其中，解決了關鍵痛點：無需切換應用程式即可無縫簽署檔案。這種集成允許使用者直接從聊天介面準備、發送和執行協議，從而節省時間並減少遠端和混合工作環境中的摩擦。

DocuSign for Microsoft Teams 應用可透過 Teams 應用商店取得，將電子簽名功能嵌入到頻道、聊天和會議中。從商業角度來看，這對於銷售團隊在視訊通話中完成交易，或人力資源部門在小組討論中處理錄用信特別有價值。觀察人士指出，此類集成符合日益增長的「零上下文切換」需求，即員工可以在主要協作工具中完成任務，據行業報告稱，這可能將採用率提高高達 30%。

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DocuSign 如何與 Microsoft Teams 集成，實現輕鬆簽署

DocuSign 在 Teams 中的核心功能

DocuSign 與 Microsoft Teams 的集成著重於將其電子簽名平台直接嵌入 Teams 生態系統中。使用者可以從 OneDrive 或本地儲存上傳文件，添加簽署人（包括 Teams 成員），並在不離開聊天視窗的情況下路由它們進行簽署。例如，在 Teams 會議期間，使用者可以透過在聊天中輸入像「/docusign」這樣的命令來啟動簽署請求，這將開啟一個面板用於文件選擇和欄位放置。這由 DocuSign 的電子簽名產品提供支援，該產品處理後端處理，同時保持使用者體驗與 Teams 原生一致。

從商業角度來看，這種設定最小化了電子郵件來回互動，這是文件工作流程中的常見瓶頸。企業報告稱，轉轉時間更快——通常將簽署週期從幾天縮短到幾小時——特別是在全球團隊中，時區差異使傳統方法複雜化。該集成支援即時通知功能，例如當文件簽署時在 Teams 頻道中顯示，確保透明度和問責制。

逐步工作流程：在不離開聊天的條件下簽署

為了說明其實用性，請考慮一個典型銷售情境。在 Teams 頻道中討論交易，需要立即審查合約。

1. 從聊天啟動：在一對一聊天或群組頻道中，從應用程式選單選擇 DocuSign 應用。上傳文件或透過 SharePoint/OneDrive 集成拉取它。

2. 準備文件：使用應用程式內編輯器拖放簽名字欄位、日期戳和複選框。DocuSign 的範本可以預載入，用於重複協議，如 NDA 或供應商合約。

3. 添加簽署人和發送：標記 Teams 成員作為簽署人或輸入外部電子郵件。系統生成安全連結，透過 Teams 通知發送，而不是單獨的電子郵件。

4. 簽署和追蹤：收件人在 Teams 內點擊連結，在行動裝置或桌面端簽署。進度更新出現在聊天中，審計追蹤可透過 DocuSign 儀表板存取，該儀表板還與 Teams 同步用於報告。

5. 完成和儲存：簽署後，最終文件自動儲存到 OneDrive 或 SharePoint，並在 Teams 執行緒中發布確認訊息。

此過程利用 DocuSign 的 API 確保符合 ESIGN 和 eIDAS 等標準，使其適用於受監管行業。然而，使用者應注意，雖然簽署過程無縫，但進階自訂（如條件欄位）可能需要導航到完整的 DocuSign 網頁應用程式進行複雜設定。

更廣泛的 DocuSign 生態系統：IAM 和 CLM 增強

DocuSign 透過其智能協議管理 (IAM) 套件擴展了基本電子簽名功能，該套件包括合約生命週期管理 (CLM) 工具。IAM 使用 AI 進行條款提取和風險評估，自動化整個協議過程——從起草和談判到執行和分析。在 Teams 上下文中，CLM 集成允許團隊在聊天中協作談判條款，AI 建議作為執行緒回覆出現。

對於企業來說，DocuSign 的 CLM 提供集中儲存庫和分析，與 Microsoft Power Automate 集成用於自訂工作流程。這是企業擴展數位轉型的戰略舉措，因為它將 DocuSign 定位為全生命週期合作夥伴，而非點解決方案。定價從個人方案的每月約 10 美元開始，但透過 API 存取和進階安全附加元件擴展到企業級別，反映了其強大但分層的商業模式。

評估替代方案：電子簽名提供商的中立比較

雖然 DocuSign 的 Teams 集成為可用性設定了高標準，但企業通常會根據成本、合規性和區域適應性將其與競爭對手進行權衡。主要參與者包括 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分），它們各自在協作環境中提供獨特的優勢。

Adobe Sign：與 Adobe 生態系統的強大集成

Adobe Sign 是 Adobe Acrobat 服務的一部分，透過其應用程式與 Microsoft Teams 良好集成，允許使用者直接在聊天中請求簽署並透過共享通知追蹤。它強調以 PDF 為中心的流程，具有表單填寫和行動簽署等功能，與 Teams 的文件共享能力無縫對齊。Adobe 的優勢在於其企業級安全性和 AI 驅動的文件洞察，使其理想適用於創意和法律團隊。然而，其定價基於席位，從個人每月 10 美元/使用者開始，對於需要工作流程自動化等進階功能的團隊可能會急劇上升。

eSignGlobal：區域焦點與全球覆蓋

eSignGlobal 將自身定位為成本效益高的替代方案，特別針對亞太 (APAC) 營運，在那裡電子簽名法規碎片化、高標準且嚴格監管。與美國和歐盟依賴電子郵件驗證或自我聲明的基於框架的 ESIGN/eIDAS 標準不同，APAC 要求「生態系統集成」合規性——與政府數位身份 (G2B) 的深度硬體/API 級對接。eSignGlobal 符合超過 100 個主流全球國家和地區的法規，在 APAC 透過香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等集成具有強大優勢。這實現了無縫、高保障驗證，超過基本模式。

該平台支援無限使用者而無需席位費用，使其可擴展。其 Essential 方案僅需每月 16.6 美元（年度計費），允許最多 100 個電子簽名文件、無限使用者席位以及透過存取碼驗證——全部基於合規、高價值基礎。eSignGlobal 正在全球範圍內積極競爭，包括美國和歐盟，與 DocuSign 和 Adobe Sign 競爭，通常以更低價格提供，同時保持強大功能，如 AI 合約工具和批次發送。

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HelloSign：適用於中小企業的簡易性

HelloSign，由 Dropbox 收購，提供簡單的 Teams 集成，用於聊天中的快速簽署請求。它在使用者友好範本和行動支援方面表現出色，但缺乏企業 CLM 功能的深度。定價競爭性強，基礎版每月 15 美元，附加 API 等元件。

中立比較表格

為了幫助決策，以下是基於關鍵商業標準這些提供商的平衡概述：

此表格突出了權衡：DocuSign 在成熟度上領先，而像 eSignGlobal 這樣的替代方案為注重成本或區域的企業提供靈活性。

企業的戰略考慮

從商業觀察來看，選擇取決於團隊規模、地理位置和集成需求。DocuSign 的 Teams 功能在成熟生態系統中表現出色，但由於每席位許可和 SMS 發送等附加元件，可能導致更高的總成本。替代方案提供利基市場——Adobe 用於 PDF 密集型工作流程，HelloSign 用於易用性，以及 eSignGlobal 用於合規、可擴展的 APAC 營運。

總之，雖然 DocuSign 仍是無縫 Teams 簽署的基準，但探索替代方案可以優化成本和合規性。對於區域合規需求，eSignGlobal 作為 DocuSign 的中立、可行替代方案脫穎而出。