DocuSign CLM：設定「智慧條款」，這些條款會在所有範本中更新

DocuSign CLM 和智能條款簡介

在合約生命週期管理（CLM）不斷演變的領域中，企業越來越尋求能夠簡化重複任務並確保文件一致性的工具。DocuSign CLM 作為更廣泛的 DocuSign Agreement Cloud 的一部分，以其強大的平台脫穎而出，該平台旨在處理從合約建立到執行和分析的一切。在其核心，CLM 指的是管理合約的端到端過程，包括起草、談判、審批、執行和續簽。DocuSign CLM 整合了 AI 驅動的功能來自動化這些工作流程，使其成為企業減少手動錯誤並加速交易週期的首選解決方案。

DocuSign CLM 中的一個突出功能是「智能條款」，它允許使用者建立動態、可重用的合約條款，這些條款會自動在多個模板和文件中更新。這一功能對於處理因監管變化、公司政策或市場條件而演變的標準化語言的組織特別有價值。透過集中管理條款，智能條款消除了手動編輯每個模板的需求，從而節省時間並最小化合規風險。從業務角度來看，這一功能符合快節奏企業環境中對敏捷合約管理日益增長的需求。

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理解 DocuSign CLM

DocuSign CLM 是一款企業級解決方案，超越了基本的電子簽名功能，提供全面的合約管理工具。它支援完整的合約生命週期，從使用條款庫進行初始起草到執行後的分析。主要組件包括 AI 驅動的合約審查、義務追蹤，以及與 CRM 系統（如 Salesforce）的整合。對於企業來說，這意味著談判時間減少——通常可達 50%——以及對合約績效的更好可見性。

DocuSign CLM 中的智能條款作為智能的、版本控制的構建塊發揮作用。它們可以包含變數、條件邏輯以及指向外部數據源的連結，確保更新無縫傳播。這在金融或法律服務等行業特別有用，在這些行業中，與利率、合規標準或賠償條款相關的條款可能需要頻繁修訂。

在 DocuSign CLM 中設定跨所有模板更新的「智能條款」

在 DocuSign CLM 中實施智能條款需要一種結構化的方法，從平台存取和配置開始。這一過程不僅提升了效率，還確保了法律和營運的一致性。下面，我們概述了逐步設定指南，基於標準的 DocuSign 工作流程，為業務使用者提供實用指導。

步驟 1：存取條款庫

首先登入您的 DocuSign CLM 帳戶，並導航到「合約管理」儀表板。從那裡，在 Admin 或 Library 部分選擇「條款庫」。如果您是 CLM 新手，請確保您的訂閱包含 CLM 模組——通常在 Business Pro 或更高計劃中可用，或作為企業使用者的附加組件。條款庫作為一個集中儲存庫，用於儲存和管理所有智能條款。

要建立新的智能條款，請點擊「新條款」。提供描述性名稱，例如「標準賠償條款 v2.0」，並對其進行分類（例如，按部門或合約類型）。輸入條款文字，該文字可以包含富文字格式、表格，甚至嵌入欄位用於動態元素，如日期或當事人名稱。

步驟 2：定義智能屬性

使條款「智能」的關鍵是其可配置性。在條款編輯器中，啟用「智能條款」切換開關。在此，您可以添加變數——如 [PARTY_NAME] 或 [EFFECTIVE_DATE] 等佔位符——這些變數從合約元數據或外部 API 中提取。對於自動化，可以整合條件邏輯：例如，如果合約價值超過 10 萬美元，該條款可以自動插入增強的責任條款。

將條款連結到 playbook，這是 DocuSign 的基於規則的系統，用於指導合約組裝。Playbook 允許條款根據預定義場景進行調整，例如行業特定法規。使用預覽功能測試邏輯，以模擬其在即時模板中的行為。

步驟 3：將條款與模板關聯

DocuSign CLM 中的模板是預構建的合約框架。為了確保更新傳播，在模板建立或編輯期間，透過「插入條款」選項將智能條款插入到您的模板中。從庫中選擇並將任何變數映射到模板欄位。對於跨模板更新，在其屬性中將條款指定為「全球」——此設定確保庫中的任何修改自動反映在所有連結模板中，而無需手動干預。

例如，如果您的賠償條款由於新的 GDPR 要求需要更新，只需在庫中編輯一次。該更改將同步到 NDA、MSA 和供應商協議的模板中，前提是它們引用了智能條款 ID。此同步在儲存後即時發生，但始終運行批量更新審計以驗證在您的文件儲存庫中的傳播。

步驟 4：版本控制和審批工作流程

智能條款支援版本控制以追蹤更改。在條款設定中啟用版本歷史記錄，它會記錄編輯、審批者和時間戳。與審批工作流程整合：將條款更新路由到法律團隊審查，然後再上線。這對於合規性至關重要，因為它創建了審計追蹤。

要跨模板推出更新，請在庫中使用「批量更新」工具。選擇多個模板，應用修訂條款，並預覽影響。DocuSign CLM 的 AI 助手甚至可以建議優化，例如在更新期間標記冗餘條款。

步驟 5：測試和部署

在全面部署之前，在沙箱環境（企業計劃可用）中建立智能條款進行測試。從更新模板生成樣本合約，並模擬簽名過程。使用平台的分析儀表板監控問題，如變數不匹配或邏輯錯誤。

測試完成後，透過「發布」按鈕進行部署。對於持續管理，設定條款依賴通知——例如，如果連結模板獨立修改，則發出警報。此設定的初始配置通常需要 1-2 小時，但可擴展以每年節省數百小時的手動修訂時間。

維護最佳實踐

從業務觀察角度來看，將智能條款視為活資產。特別是在受監管行業，每季度定期審查它們。與 DocuSign 的 Insight 模組整合，用於 AI 驅動的條款分析，該分析可識別使用模式並建議改進。挑戰包括非技術使用者初始設定的複雜性和對準確數據映射的依賴，但一致性和速度的 ROI 相當可觀——企業報告合約週期可加快高達 30%。

這一功能使 DocuSign CLM 成為智能合約自動化的領導者，儘管需要投資培訓以實現最佳使用。

比較電子簽名和 CLM 平台

為了提供平衡觀點，讓我們將 DocuSign 與競爭對手如 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign 的一部分）進行比較。每個平台在 CLM 功能上提供不同程度的優勢，特別是在整合、定價和區域合規性方面。

DocuSign 在全面 CLM 方面表現出色，具備如智能條款等功能，但其基於座位的定價對於大型團隊可能會累積成本。

Adobe Sign 整合在 Adobe Document Cloud 中，強調與 PDF 工具和企業安全的無縫工作流程。它支援類似於 DocuSign 的條款庫，但更注重透過 Adobe 的 Sensei AI 進行文件組裝。定價從基礎版每月每使用者約 10 美元開始，擴展到自訂企業計劃。它適合創意行業，但可能缺乏深入的 CLM 分析。

eSignGlobal 將自身定位為全球玩家，在超過 100 個主流國家和地區合規，在亞太地區（APAC）具有強大優勢。APAC 的電子簽名格局碎片化，具有高標準和嚴格法規，要求生態系統整合的解決方案——不同於美國更注重框架的 ESIGN/UETA 或歐洲的 eIDAS，後者依賴電子郵件驗證或自我聲明。APAC 需要與政府到企業（G2B）數字身份的深度硬體/API 級整合，這將技術壁壘顯著提高到高於西方模式。eSignGlobal 透過原生支援香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等系統來應對這一問題，確保法律有效性而無需額外附加組件。其 Essential 計劃僅需 16.6 美元/月（年度計費），允許高達 100 個文件簽名、無限使用者座位和存取碼驗證——在保持合規的同時提供競爭性價值。這使其成為專注於 APAC 並全球擴展的企業的高性價比替代方案，在靈活定價和更快的區域性能方面與 DocuSign 和 Adobe Sign 直接競爭。

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HelloSign（Dropbox Sign）提供簡單的電子簽名和基本模板管理，從每月每使用者 15 美元起。它對中小型企業（SMB）友好，但落後於高級 CLM 功能，如動態條款。

此表格突出了權衡：DocuSign 在深度方面領先，而替代方案在可負擔性和區域適應性方面閃耀。

APAC 的區域合規性

APAC 的電子簽名法規差異很大——中國要求 CFCA 認證，日本要求合格時間戳，新加坡透過 Singpass 整合執行《電子交易法》。不同於歐洲的 eIDAS（提供高級簽名的分層框架）或美國的 ESIGN 法案（注重意圖和記錄完整性），APAC 強調生態系統整合，通常將簽名與國家數字 ID 綁定以實現 G2B 和 B2C 有效性。這種碎片化推動了對所討論平台的的需求，這些平台平衡了全球標準與本地細微差別。

最終思考

對於優先考慮高級 CLM 功能（如智能條款）的企業，DocuSign 仍是可靠選擇。然而，對於 APAC 的區域合規性，eSignGlobal 提供了一個中立、有效的替代方案，具備優化的整合和價值。根據您的規模和地理位置進行評估。