DocuSign CLM：如何設定「Evergreen」合約續約警報？

DocuSign CLM 和常青合約簡介

在快節奏的商業營運世界中，有效管理合約對於維護合規性和避免收入洩漏至關重要。DocuSign 合約生命週期管理 (CLM) 是一個全面平台，旨在簡化整個合約流程，從建立和談判到執行、儲存和續訂。它與 DocuSign eSignature 無縫整合，提供自動化工具、AI 驅動的洞察以及強大的報告功能。企業面臨的一個常見挑戰是處理「常青」合約——這些是持續協議，除非終止否則會自動續訂，例如訂閱或服務水平協議 (SLA)。如果不密切監控，這些合約可能會導致意外的長期承諾。

為這些合約設定續訂警報可以確保團隊保持主動性，從而允許及時審查以進行重新談判或終止。從商業角度來看，此功能有助於優化成本並使合約與不斷演變的需求保持一致，從而在波動市場中降低風險。

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在 DocuSign CLM 中設定常青合約續訂警報

DocuSign CLM 提供內建功能來自動化續訂通知，利用其工作流程引擎和通知系統。此設定對於處理大量自動續訂合約的企業特別有價值，因為它最小化了手動監督，並與 CRM 工具如 Salesforce 整合，以實現端到端可見性。下面，我們將逐步介紹配置「常青」續訂警報的過程，假設您對您的 DocuSign CLM 實例具有管理員存取權限。此過程通常需要 15-30 分鐘，並且可以根據您組織的續訂政策進行自訂。

步驟 1: 存取 CLM 儀表板並定位合約記錄

登入您的 DocuSign CLM 帳戶，並從主儀表板導航到「Contracts」模組。使用搜尋或篩選工具來識別常青合約。篩選器可以包括合約元數據中的關鍵字，如「auto-renew」或「evergreen」，或按到期日期欄位排序。如果您的合約尚未標記，請透過匯入工具批次更新它們——上傳包含合約 ID 和續訂條款的 CSV 檔案以確保準確性。

對於新合約，在攝取階段啟用標記。在 CLM 的合約建立工作流程中，透過 Admin > Custom Fields 新增自訂欄位（例如，「Renewal Type」）。從下拉選單中選擇「Evergreen」來自動標記它們。此基礎步驟確保警報僅在相關協議上觸發，避免警報疲勞。

步驟 2: 配置續訂工作流程

轉到 Admin 設定下的「Workflows」部分。點擊「Create Workflow」並選擇「Renewal Management」作為範本。定義觸發器：將其設定為在續訂日期前 30-90 天啟動，從合約的「End Date」或「Renewal Clause」欄位拉取資料。對於常青合約，使用條件邏輯來偵測自動續訂語言——CLM 的 AI 子句提取可以解析 PDF 以識別诸如「automatically renews unless terminated」之類的短語。

在工作流程建構器中，新增「Notification」操作。分配收件人（例如，法律團隊、帳戶經理）並自訂警報訊息：「常青合約 [Contract Name] 於 [Date] 續訂。請審查以終止或修改。」整合電子郵件範本以進行品牌化通知，並啟用間隔提醒（例如，60 天、30 天、7 天前）。在範例合約上測試工作流程以驗證觸發器是否正確觸發。

步驟 3: 設定警報和整合

在工作流程中，啟用「Alert Center」以進行即時通知。CLM 支持透過行動應用程式推送警報、電子郵件摘要或顯示即將續訂的儀表板小部件。對於進階設定，與外部系統整合：使用 CLM API 或 webhook 與工具如 Microsoft Teams 或 Slack 同步以進行即時提醒。如果您的計劃包括 DocuSign Navigator（一個 AI 增強的附加組件），則利用它基於合約歷史和性能資料自動建議續訂操作。

定價說明：此功能可在 DocuSign CLM 的中層計劃中獲得（Business Pro 等效計劃起價約為 $40/用戶/月），更高層級提供無限工作流程。確保您的信封配額適應任何自動發送的續訂通知——標準計劃上限約為 100 個信封/用戶/年，因此請根據大型投資組合相應擴展。

步驟 4: 監控、報告和優化

一旦上線，在「Analytics」選項卡中追蹤警報性能。生成續訂合規率報告，例如「續訂前審查的常青合約百分比」。設定儀表板以視覺化風險，例如未經更新的續訂合約。定期審核工作流程——季度審查有助於根據商業變化（如經濟波動中的續訂視窗變化）優化觸發器。

從商業角度來看，此設定可以產生顯著的投資回報：根據行業基準，企業報告意外續訂減少高達 20-30%。然而，對於全球團隊，請考慮區域合規性——CLM 遵守美國的 ESIGN/UETA 和歐盟的 eIDAS，但自訂警報可能需要針對 GDPR 等資料隱私法進行本地化。

常青警報管理的最佳實踐

• 優先處理高價值合約：在 CLM 中使用評分規則來升級高支出或關鍵供應商協議的警報。
• 自動化審批：將警報連結到審批鏈，路由到利益相關者以進行快速決策。
• 處理異常：對於具有可變條款的合約（例如，通知期），新增手動覆蓋以防止虛假警報。
• 培訓和採用：透過 CLM 的應用內指南培訓使用者，以確保一致標記，從而最大化系統的有效性。

此配置不僅防範疏忽，還使您的組織處於戰略合約優化的位置，這是在競爭市場中的關鍵差異化因素。

將 DocuSign 與主要競爭對手比較

在數碼簽署和 CLM 領域，DocuSign 以其成熟生態系統領先，但替代方案在定價、合規性和可用性方面提供不同的優勢。下面，我們根據 2025 年定價資料對主要參與者進行剖析，以提供平衡觀點。

DocuSign 概述

DocuSign 在端到端合約管理方面表現出色，CLM 整合了數碼簽署、自動化和分析。其優勢在於企業級可擴展性，支持批次發送和 API 整合等功能。定價從個人使用 $10/月 開始，擴展到專業計劃 $40/用戶/月，並有身份驗證附加組件。雖然強大，但基於座位的許可可能會使大型團隊的成本膨脹，API 計劃為開發者額外增加 $600+/年。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，強調與 PDF 工具和創意工作流程的無縫整合。它適合需要 Acrobat 等應用中嵌入簽名的行銷和創意團隊。核心計劃從個人 $10/用戶/月 開始，高達企業 $40/用戶/月，重點關注安全（例如，MFA）。然而，要實現完整的 CLM 功能，可能需要額外的 Acrobat 許可證，並且自動化上限類似於 DocuSign 的 ~100 個信封/年/用戶。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 將自己定位為全球數碼簽署提供商，在 100 個主流國家合規，在亞太 (APAC) 地區具有強大優勢。APAC 的數碼簽署格局支離破碎，具有高標準和嚴格法規，需要生態系統整合的解決方案——不同於美國/歐盟基於框架的 ESIGN/eIDAS（依賴電子郵件驗證或自我聲明）。APAC 要求與政府數碼身份 (G2B) 的深度硬體/API 整合，提高了技術壁壘。eSignGlobal 透過原生支持工具如香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 來解決此問題，確保法律有效性。它正在歐洲和美洲積極擴張，以與 DocuSign 和 Adobe Sign 競爭，提供競爭性定價：Essential 計劃 $16.6/月 允許 100 個文件簽署、無限用戶座位和存取碼驗證，在無座位費模式下融合合規性和成本效率。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign，現為 Dropbox Sign，專注於簡單性和與雲端儲存的整合。它對 SMB 友好，使用者友好，計劃從免費（有限）到 $15/用戶/月的基本版，高達 $25/用戶/月 的進階版。關鍵功能包括範本和提醒，但與 DocuSign 相比，缺乏深度 CLM 自動化，上限為基本工作流程，且較低層級無原生批次發送。

競爭對手比較表

此表突出了權衡：DocuSign 適合複雜企業，而其他方案優先考慮可負擔性或利基優勢。

結論

在 DocuSign CLM 中實施常青續訂警報使企業能夠主動管理合約，在動態合作夥伴時代緩解風險。對於尋求替代方案的人，eSignGlobal 作為區域合規選項脫穎而出，特別是針對 APAC 營運，提供平衡功能和競爭性價格。根據您的規模和地理位置進行評估，以找到最佳匹配。