DocuSign API：如何在不發送電子郵件通知的情況下作廢信封？

DocuSign API 和信封管理的介紹

在數位文件工作流程不斷演變的格局中，DocuSign 的 API 作為一種強大的工具脫穎而出，幫助開發者將電子簽名功能整合到業務應用中。信封（Envelopes）封裝了用於簽名的文件，是這一生態系統的核心，允許從建立到完成的協議無縫管理。然而，在某些情況下，需要取消信封——在簽署過程之前或過程中取消它——以更正錯誤或適應不斷變化的業務需求。對於 API 用戶來說，一個關鍵挑戰是控制通知，特別是避免可能混淆收件人的未經請求的電子郵件警報。本文探討了透過 DocuSign API 取消信封的機制，同時最小化中斷，參考官方文件和實際實施見解。

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DocuSign 中的取消信封：核心概念

DocuSign 中的信封是什麼？

DocuSign 中的信封代表一個完整的包，包含一個或多個文件、收件人和簽名說明。透過 API，開發者可以以程式方式建立、發送和管理這些信封。取消信封實際上會使其無效，無法進行進一步的操作，如簽名。這在業務流程中非常有用，例如交易失敗或文件需要修訂，從而防止不完整或錯誤的流程繼續進行。

DocuSign 的 REST API（版本 2.1）提供了信封操作的端點，包括 voidEnvelope 方法。預設情況下，取消會向所有收件人觸發通知，透過電子郵件告知他們取消情況。這確保了透明度，但在自動化系統或預通知內部更正時可能不理想。

預設取消過程和通知行為

要使用 DocuSign API 取消信封，通常向 /envelopes/{envelopeId}/void 端點發出 PUT 請求。以下是使用 DocuSign eSignature SDK 的 Python 基本範例：

from docusign_esign import ApiClient, EnvelopesApi

# 初始化 API 客戶端
api_client = ApiClient()
api_client.host = 'https://demo.docusign.net/restapi'
api_client.set_default_header('Authorization', 'Bearer YOUR_ACCESS_TOKEN')

envelopes_api = EnvelopesApi(api_client)

# 取消信封
void_request = {
    'status': 'voided',
    'voidedReason': 'Document needs revision before sending'
}

envelopes_api.update_envelope_status(
    account_id='YOUR_ACCOUNT_ID',
    envelope_id='ENVELOPE_ID',
    envelope=None,  # Not required for void
    void_uri=void_request
)

在這種標準流程中，DocuSign 會自動向信封中列出的收件人發送電子郵件通知，詳細說明取消狀態和原因。這些電子郵件包括取消原因，並可能連結到信封以供參考。根據 DocuSign 的開發者指南，這是預期的行為，以維護審計追蹤和使用者意識，符合 ESIGN 和 eIDAS 等合規標準。

然而，對於 API 驅動的應用——如 CRM 整合或批次處理工具——發送這些電子郵件可能會 clutter 收件箱或過早暴露內部變更。好消息是，DocuSign 允許自訂以抑制這些通知，從而實現更受控的體驗。

如何在不發送電子郵件通知的情況下取消信封

在取消過程中抑制電子郵件通知需要預先在信封或帳戶級別進行配置，因為取消 API 呼叫本身沒有直接的“no-notify”旗標。該策略涉及利用 DocuSign 的通知設定和收件人角色來最小化外部通訊。這種方法對於使用 Business Pro 或 Advanced API 級別的企業用戶特別有價值，在這些級別中，信封數量高且自動化是關鍵。

步驟 1：配置信封通知偏好

在建立或發送信封之前，透過 API 設定通知規則。在信封定義中使用 notification 物件來停用收件人針對狀態變更（包括取消）的電子郵件。在 Envelopes API 的 createEnvelope 端點中包含：

{
  "notification": {
    "reminders": {
      "reminderDelay": 0,
      "reminderOffset": 0,
      "reminderFrequency": "none"
    },
    "expirations": {
      "expireAfter": 0,
      "expireWarn": 0
    },
    "recipientEmailNotification": {
      "emailSubject": "",
      "emailBlurb": "",
      "emailBody": ""
    }
  }
}

recipientEmailNotification 區塊可以留空或設定為抑制預設值。對於取消特定控制，確保信封以“草稿”狀態建立（status: 'sent' = false），允許在沒有初始通知的情況下取消。一旦從草稿取消，如果通知已停用，則不會觸發電子郵件。

步驟 2：從草稿狀態取消

在草稿模式下取消信封（在發送之前）本質上避免了通知，因為收件人尚未收到警報。使用相同的 update_envelope_status 呼叫，但針對草稿信封：

# 以草稿建立信封
envelope_definition = {
    'status': 'created',  # 草稿模式
    'emailSubject': 'Internal Review Document',
    'documents': [...],  # 您的文件
    'recipients': {
        'signers': [...]  # 定義但暫不通知
    },
    'notification': {  # 抑制所有
        'recipientEmailNotification': {}
    }
}

envelopes_api.create_envelope(account_id='YOUR_ACCOUNT_ID', envelope_definition=envelope_definition)

# 稍後，在不發送的情況下取消
void_request = {'status': 'voided', 'voidedReason': 'Internal correction'}
envelopes_api.update_envelope_status(account_id='YOUR_ACCOUNT_ID', envelope_id='DRAFT_ENVELOPE_ID', void_uri=void_request)

此方法確保在取消過程中不發送電子郵件。對於正在進行的信封（已發送），首先使用 correct API 將其拉回草稿，然後取消——透過 allowReassign: false 和空通知欄位在更正請求中抑制通知。

步驟 3：帳戶級別和進階配置

對於更廣泛的控制，整合 DocuSign 的身分和存取管理 (IAM) 功能，這些功能在 Enhanced 或 Enterprise 計劃中可用。IAM 允許透過 Connect API 的 webhook 自訂事件通知，將取消事件路由到您的伺服器而不是電子郵件。設定 Connect 配置：

• 端點：/accounts/{accountId}/connect
• 包含 envelopeEvents 用於“voided”狀態，但排除電子郵件交付。

此外，對於 API 計劃（Starter 每年 600 美元或 Advanced 每年 5,760 美元），利用 webhook 靜默處理取消。監控 connect 監聽器以獲取取消事件，並在不觸發 DocuSign 預設電子郵件的情況下內部回應。

最佳實踐和限制

• 測試：使用 DocuSign 的 Demo 環境驗證流程，因為生產取消不可逆。
• 合規性：抑制通知對於內部取消是可行的，但確保審計日誌擷取原因以滿足監管需求。
• 配額：API 計劃限制信封數量（例如，Intermediate 每月 100 個），因此高效取消有助於保留限額。
• 邊緣情況：如果信封已被部分簽名，取消仍可能通知那些簽名者，除非預先配置。

此技術簡化了 API 整合，在高容量場景中減少了操作噪音。從業務角度來看，它提升了依賴 DocuSign API 用於 CRM 或 ERP 系統的團隊效率，儘管需要預先規劃。

競爭格局：電子簽名平台概述

DocuSign 以其全面的 API 套件引領電子簽名市場，包括核心簽名的 eSignature 和端到端協議處理的 CLM（合約生命週期管理）。CLM 整合 AI 驅動的洞察、模板管理和分析，非常適合管理複雜合約的企業。定價從 Personal 的每月 10 美元開始，但針對 API 密集型使用擴展到自訂 Enterprise，並有附加功能如身分驗證添加計量成本。

Adobe Sign（現為 Adobe Acrobat Sign）補充了 Adobe 的文件生態系統，具有強大的 PDF 整合和行動簽名。它提供 API 存取以實現自動化，支持透過類似 REST 端點的取消，但具有 Adobe 的專有通知控制。計劃從 Individual 的每月 10 美元/用戶到 Enterprise 的每月 40 美元/用戶，強調與 Creative Cloud 工具的無縫工作流程。然而，對於高容量用戶，API 配額在沒有進階升級的情況下可能限制性強。

eSignGlobal 將自身定位為全球競爭者，在 100 個主流國家和地區合規，尤其在亞太地區 (APAC) 具有優勢。APAC 的電子簽名格局呈現碎片化、高標準和嚴格法規，與美國/歐盟的 ESIGN/eIDAS 框架標準形成對比。在 APAC，解決方案需要“生態系統整合”方法，包括與政府到企業 (G2B) 數位身分的深度硬體/API 級對接——這遠超西方常見的基於電子郵件或自我聲明的技術障礙。eSignGlobal 在此表現出色，與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫整合以實現強大驗證。其 Essential 計劃每月 16.6 美元，允許發送最多 100 個文件、無限用戶席位和存取代碼驗證，在合規基礎上提供強大價值，同時在價格上低於競爭對手。該平台正在全球市場（包括美國和歐盟）積極擴張，作為 DocuSign 和 Adobe Sign 的可行替代方案。

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HelloSign（現為 Dropbox Sign）專注於簡單性，具有直觀的 API 用於信封管理，包括允許透過自訂設定抑制通知的取消選項。它適合 SMB，計劃從免費（有限）到每月 20 美元/用戶（Essentials），但缺乏企業級功能如進階 IAM 的深度。

此比較突顯了權衡：DocuSign 在深度上表現出色，而像 eSignGlobal 這樣的替代方案提供區域優勢。

電子簽名實施中的區域細微差別

雖然 DocuSign API 在全球範圍內可存取，但區域差異會影響採用。在 APAC，更嚴格的資料駐留和身分驗證規則放大了本地化解決方案的需求，如前所述。企業應根據本地法律評估 API 行為，以確保取消過程維護法律完整性。

總之，掌握 DocuSign 的 API 以實現無通知取消賦能高效工作流程。對於尋求替代方案的人，eSignGlobal 作為中立且區域合規的選項值得考慮，尤其適合 APAC 導向的操作。