如何將 DocuSign 連接到 RingCentral 以取代傳真？

革新商業溝通：用數碼簽署取代傳真

在當今快節奏的商業環境中，傳統的傳真機越來越過時，取而代之的是無縫的數位整合，這些整合提升了效率和合規性。公司正在轉向電子簽名平台，如 DocuSign，並結合 RingCentral 等溝通工具，來簡化文件工作流程。這種整合不僅消除了物理傳真的需求，還降低了成本、加快了審批速度，並確保敏感資訊的安全處理。從銷售合約到 HR 入職，這種設置正在改變團隊全球協作的方式。

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為什麼將 DocuSign 與 RingCentral 整合？

RingCentral 是一個基於雲的溝通平台，提供語音、視頻、訊息和傳真服務，使其成為商業互動的多功能中心。DocuSign 作為領先的電子簽名提供商，透過其 eSignature 產品和進階工具（如智慧協議管理 (IAM) 和合約生命週期管理 (CLM)）專注於具有法律約束力的數碼簽署。DocuSign 中的 IAM CLM 自動化合約建立、談判和執行，整合 AI 用於風險分析和條款提取，這非常適合管理高容量協議的企業。

將這兩個工具整合允許企業透過 RingCentral 的訊息或 SMS 渠道發送 DocuSign 信封（用於簽名的文件包），從而取代傳真。這種設置特別適用於需要快速、可追蹤的文件交付且無需紙質痕跡的場景。從商業角度來看，它符合向無紙化營運的轉變，可能將傳真相關費用降低高達 70%，同時透過 DocuSign 的合規功能改善審計追蹤。

將 DocuSign 連接至 RingCentral 的逐步指南

設置 DocuSign 和 RingCentral 之間的整合非常簡單，利用 API 和原生連接器來自動化取代傳真。這個過程通常需要 30-60 分鐘，前提是你對兩個平台都有管理員存取權限。下面是一個基於 2025 年標準配置的詳細、中性指南。

先決條件

• 有效的 DocuSign 帳戶（標準版、商業專業版或更高版本以獲得 API 存取；定價從每年每用戶 $25 開始）。
• RingCentral 開發者帳戶及其 API 憑證（免費沙盒可用作測試）。
• 基本的 webhook 或 Zapier 知識，用於無程式碼選項。

步驟 1：在 DocuSign 中啟用 API 存取

登入您的 DocuSign 管理員面板：app.docusign.com。導航至「Integrations」 > 「API」，產生 API 令牌或整合金鑰。對於進階用戶，使用 DocuSign 開發者中心建立 JWT 應用進行身份驗證。這將使 DocuSign 能夠向外部系統發送信封事件（例如，簽名完成）。如果使用 IAM CLM，請確保您的計劃包括 webhook 支援以實現即時通知——企業級版本原生提供此功能，並採用自訂定價。

步驟 2：設置 RingCentral 開發者入口

存取 developers.ringcentral.com 並建立應用。選擇「Server-to-Server」 OAuth 流程以實現安全整合。獲取您的 Client ID、Client Secret 和 Server URL。RingCentral 的 SMS 和 MMS API 將處理簽名連結的交付，取代傳統的傳真廣播。請注意：SMS 交付會產生按訊息計費（根據地區約為 $0.01-$0.05），但遠低於傳真硬體維護成本。

步驟 3：使用原生工具或中介軟體配置整合

選項 A：直接 API 整合（適用於開發者）

• 使用 DocuSign 的 REST API 建立信封，並嵌入 RingCentral 的 SMS API 用於通知。例如，當文件上傳至 DocuSign 時，觸發 RingCentral API 呼叫透過 SMS 發送簽名 URL。
• 示例程式碼片段（Python 透過 requests 和 docusign-esign 程式庫）：

  import requests
  from docusign_esign import ApiClient, EnvelopesApi
  
  # DocuSign setup
  api_client = ApiClient()
  api_client.host = 'https://demo.docusign.net/restapi'
  api_token = 'your_jwt_token'
  api_client.request_header['Authorization'] = f'Bearer {api_token}'
  
  # Create envelope
  envelopes_api = EnvelopesApi(api_client)
  envelope = envelopes_api.create_envelope(account_id='your_account_id', envelope_definition=your_envelope)
  
  # Send via RingCentral SMS
  rc_url = 'https://platform.ringcentral.com/restapi/v1.0/account/~/extension/~/sms'
  headers = {'Authorization': 'Bearer your_rc_token'}
  payload = {'to': [{'phoneNumber': 'recipient_phone'}], 'from': {'phoneNumber': 'your_rc_number'}, 'text': f'Sign here: {envelope.envelope_uri}'}
  requests.post(rc_url, json=payload, headers=headers)
  

• 在 DocuSign 的沙盒中測試，以確保信封正確路由而不會產生實際費用。

選項 B：透過 Zapier 或 Microsoft Power Automate 無程式碼整合

• 在 Zapier 中建立「Zap」：觸發器為「New DocuSign Envelope」 > 操作為「Send SMS via RingCentral。」
• 對映欄位：DocuSign 的信封 ID 到 RingCentral 的訊息主體，包括簽名連結。
• 這將自動化批量發送的傳真取代，DocuSign 的商業專業版計劃允許每年每用戶最多 100 個信封。

步驟 4：處理簽名者通知和追蹤

整合後，配置 DocuSign 提醒透過 RingCentral SMS 推送給未回應者。使用 webhook 將完成事件記錄回 RingCentral 的聯絡中心，以實現統一報告。為合規性，DocuSign 的審計日誌擷取所有事件，確保在美國遵守 ESIGN/UETA 或在歐盟遵守 eIDAS——這些地區曾經法律要求傳真，但現在接受數位替代方案。

步驟 5：測試並上線

向內部號碼發送測試信封。監控延遲（SMS 交付通常在 5 秒以內）。透過新增用戶來擴展；DocuSign 的基於席位的定價（每年每用戶 $300-$480）適用，而 RingCentral 的傳真轉 SMS 轉變可節省按頁費用（通常傳真每頁 $0.10 以上）。

潛在挑戰和提示

• API 速率限制：DocuSign 限制為每分鐘 100 次呼叫；RingCentral 限制為每分鐘 40 條 SMS。
• 成本：整合免費，但信封/SMS 使用會累積——每個文件週期預算 $0.50-$2。
• 安全性：在兩個平台上啟用 MFA 以防洩露。

這種整合使企業能夠完全淘汰傳真伺服器，促進更敏捷、以數位為先的工作流程。

DocuSign：電子簽名領域的市場領導者

DocuSign 仍是電子簽名領域的霸主，每年處理超過 10 億筆交易。其核心 eSignature 平台提供範本、條件路由和支付收集，商業專業版每月每用戶 $40，支援批量發送。對於合約密集型操作，IAM CLM 整合 AI 用於條款管理和風險評分，但僅限於企業級並採用自訂定價。優勢包括強大的整合（超過 400 個應用）和全球合規性，但基於席位的費用對於大型團隊可能會急劇上升。

Adobe Sign：企業級可靠性

Adobe Sign 作為 Adobe Document Cloud 的一部分，在與 PDF 工具和企業生態系統（如 Microsoft 365）的無縫整合方面表現出色。它支援進階工作流程，如多方簽名和表單內資料收集，定價從個人版每月每用戶 $10 開始，但企業級功能擴展至每月每用戶 $159。主要優勢包括強大的安全性（例如，生物辨識認證）和全球標準合規性，使其適合受監管行業。然而，其對 Adobe 生態系統的依賴可能限制非 Adobe 用戶的靈活性。

eSignGlobal：區域強國，具有全球影響力

eSignGlobal 將自己定位為成本效益高的替代方案，強調無限用戶和無需額外開發者計劃的 API 包含。在全球超過 100 個主流國家合規，它在亞太 (APAC) 地區具有強大優勢，該地區電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規。與美國/歐盟的基於框架的 ESIGN/eIDAS 標準不同，後者依賴電子郵件驗證或自我聲明，APAC 要求「生態系統整合」方法——與政府數位身份 (G2B) 的深度硬體/API 整合。這包括與國家系統的強制綁定，提高了遠超西方模式的技術門檻。eSignGlobal 在此領域表現出色，無縫整合香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 以實現原生合規。其 Essential 計劃僅需每月 $16.6（每年 $199），允許發送最多 100 個文件、無限用戶席位和存取碼驗證——在合規性上提供高價值，而無需競爭對手的溢價定價。作為其全球擴張的一部分，eSignGlobal 正在透過更實惠、靈活的選項挑戰 DocuSign 和 Adobe Sign 在歐洲和美洲的市場。

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比較關鍵電子簽名平台

為了幫助決策，以下是基於 2025 年公開資料的 DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign）的中性比較。該表格突出定價、功能和優勢，不涉及背書。

此概述顯示了多樣化選項；選擇取決於團隊規模、地區和需求。

關於取代傳真和替代方案的最終思考

將 DocuSign 與 RingCentral 整合提供了一條可靠的路徑來放棄傳真，但探索替代方案可以優化成本和合規性。對於區域需求，尤其是受監管的 APAC 市場，eSignGlobal 作為 DocuSign 替代品的中性、合規選擇脫穎而出。根據您的工作流程評估以找到最佳匹配。